公章信息核验制度规范

PAGE公章信息核验制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织公章管理，规范公章信息核验流程，保障公司/组织合法权益，维护正常办公秩序，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有涉及公章使用的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公章使用合法合规。2.审慎严谨原则：对公章信息核验进行全面、细致审查，防止信息错误或虚假。3.责任明确原则：明确各环节责任人员，确保公章使用过程可追溯、责任可追究。二、公章管理职责（一）公章保管部门1.负责公司/组织各类公章的日常保管，确保公章存放安全。2.建立公章使用登记台账，详细记录公章使用情况。（二）信息核验部门1.对涉及公章使用的相关信息进行核验，包括文件内容、用章申请等。2.核实信息真实性、准确性和完整性，确保符合规定要求。（三）审批部门1.根据公司/组织规定，对公章使用申请进行审批。2.审查用章必要性、合法性及相关信息，做出审批决定。三、公章信息核验流程（一）用章申请1.申请部门或个人填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称及份数、用章时间等信息。2.申请表需经部门负责人签字确认，确保申请事项真实、合理。（二）信息提交1.将填写完整的申请表及相关文件资料一并提交至信息核验部门。2.提交的文件资料应清晰、完整，能够充分证明用章事项的合法性和必要性。（三）信息核验1.信息核验部门收到申请后，对提交的信息进行全面审查。核对文件内容与用章事由是否相符，是否存在违法违规、虚假不实等情况。检查文件格式、签字盖章等是否符合公司/组织内部规定及相关行业标准。核实申请用章的文件份数、用章时间等信息是否准确。2.通过多种方式进行信息核实，如与相关部门或人员沟通、查阅档案资料、网络查询等。3.对于重要事项或存在疑问的申请，可组织相关人员进行专题讨论或实地调查。（四）审批1.信息核验部门完成核验后，将申请表及核验结果提交至审批部门。2.审批部门根据公司/组织规定及核验情况进行审批。对于一般性用章申请，由相应层级领导进行审批。对于重大事项或涉及金额较大、风险较高的用章申请，需经公司/组织高层领导集体决策审批。3.审批通过后，在申请表上签署审批意见并签字盖章。（五）用章1.公章保管部门凭审批通过的申请表及相关文件资料，严格按照规定程序用章。2.用章时应确保公章清晰、端正，与文件内容相符。3.用章完毕后，在《公章使用登记台账》上详细记录用章时间、文件名称、用章份数、申请人等信息。（六）备案1.对于重要文件或涉及对外重大事项的用章，需进行备案。2.备案内容包括用章文件复印件、申请表、审批意见等相关资料。3.备案资料应妥善保存，以备后续查阅和审计。四、信息核验标准（一）文件内容合法性1.用章文件内容不得违反国家法律法规、政策规定及公司/组织内部规章制度。2.涉及合同、协议等法律文件，应确保条款清晰、合法有效，不存在歧义或潜在法律风险。（二）信息真实性1.申请用章所涉及的事项、人员、数据等信息应真实可靠。2.提供的证明材料、授权文件等应具备真实性，可通过核实原件、查询相关机构或人员等方式进行验证。（三）格式规范性1.文件格式应符合公司/组织内部规定及相关行业标准。2.包括字体、字号、排版格式、签字盖章位置等应规范统一。（四）签字盖章完整性1.文件上涉及的签字、盖章应齐全，符合规定要求。2.签字人应具备相应授权，盖章应清晰、完整，与预留印鉴一致。五、特殊情况处理（一）紧急用章1.对于紧急且需立即用章的事项，申请部门可先电话或口头向审批部门说明情况，经同意后先行用章，但事后应及时补办申请及审批手续。2.信息核验部门应在补办手续时进行严格审查，确保用章合规。（二）异地用章1.因工作需要在异地用章的，应提前与当地相关部门或机构沟通协调，确保用章环境安全、合规。2.可通过邮寄、传真等方式提交申请及相关文件资料，信息核验部门和审批部门应加强沟通，及时完成核验和审批工作。（三）涉及多方合作的用章1.对于涉及多方合作的项目或事项，需明确各方责任和权利，并在相关协议或文件中约定用章事宜。2.信息核验部门应审查各方合作协议及相关文件，确保用章符合合作要求及整体利益。六、监督与检查（一）内部审计1.公司/组织内部审计部门定期对公章使用情况进行审计，检查信息核验制度执行情况。2.审计内容包括用章申请、审批、使用登记、备案等环节，发现问题及时提出整改意见。（二）日常监督1.公章保管部门、信息核验部门及审批部门应加强日常工作监督，确保各环节严格按照制度规范执行。2.对于发现的违规用章行为或信息核验不严格等情况，应及时纠正并追究相关人员责任。（三）投诉举报处理1.设立投诉举报渠道，接受公司/组织内部员工及外部相关方对公章使用违规行为的举报。2.对举报事项进行及时调查核实，如情况属实，依法依规严肃处理，并将处理结果反馈给举报人。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用公章。2.用章信息核验不严格，导致虚假或违法文件加盖公章。3.伪造、篡改用章申请及相关文件资料。4.违反公章保管规定，造成公章丢失、损坏或被盗用。5.其他违反本制度规范的行为。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的，给予批评教育、警告等处分。2.对于造成公司/组织经济损失或不良影响的，责令赔偿损失，并给予相应的纪律处分，如降职、撤职等。3.对于构成违法犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。（三）责任连带1.因信息核验部门、审批部门审核把关不严导致违规用章的，相关审核人员应承担相应责任。2.公章保管人员因保管不善导致公章违规使用的，应承担直接责任。八、附