铝厂采购制度及流程规范

PAGE铝厂采购制度及流程规范一、总则1.目的本采购制度及流程规范旨在确保铝厂采购活动的规范化、科学化、透明化，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，满足铝厂生产经营的需要，维护公司的利益。2.适用范围本制度适用于铝厂内所有采购活动，包括原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等各类采购事项。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。公平公正原则：在采购过程中，对待所有供应商应一视同仁，遵循公平公正的竞争机制，不得偏袒任何一方。效益原则：追求采购效益最大化，在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效率。诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购信息真实可靠。二、采购组织与职责1.采购部门设置设立专门的采购部门，负责铝厂的采购工作。采购部门应根据铝厂的业务需求，合理设置岗位，明确各岗位的职责和权限。2.采购部门职责制定采购计划：根据铝厂的生产经营计划和库存状况，制定合理的采购计划，确保物资和服务的及时供应。供应商管理：建立供应商评估和选择机制，对供应商进行定期评估和管理，确保供应商的质量、交货期和服务水平符合要求。采购执行：按照采购计划和相关流程，组织实施采购活动，与供应商签订采购合同，跟踪采购进度，确保采购任务按时完成。采购成本控制：通过市场调研、谈判等方式，降低采购成本，提高采购效益。采购风险管理：识别采购过程中的风险，采取有效的风险防范措施，降低采购风险。3.其他部门职责需求部门：提出采购需求，提供详细的技术规格和质量要求，配合采购部门进行供应商选择和采购合同的签订。质量部门：参与采购物资的检验和验收工作，确保采购物资符合质量要求。财务部门：负责采购资金的预算安排和支付审核，对采购成本进行核算和分析。三、采购流程规范1.采购需求提出需求部门根据生产经营计划和实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货期等内容，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购需求进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字后提交采购部门。2.采购计划制定采购部门收到《采购申请表》后，进行汇总和分析，结合库存状况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。采购计划报采购部门负责人审核，审核通过后报分管领导审批。3.供应商选择与评估采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况等资料，建立供应商档案。采购部门组织相关人员对符合条件的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制能力、价格水平、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，选择合适的供应商，并将供应商名单报采购部门负责人审核。审核通过后，与选定的供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。4.采购合同签订采购部门与供应商协商采购合同条款，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等内容。采购合同经双方审核无误后，由采购部门负责人签字并加盖公司公章，供应商签字并加盖公章。采购合同一式多份，分别由采购部门、财务部门、需求部门等留存。5.采购执行与跟踪采购部门按照采购合同的要求，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求和交货时间。供应商收到采购订单后，应及时组织生产和发货，并将发货信息通知采购部门。采购部门跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，协调解决采购过程中出现的问题，确保采购任务按时完成。6.到货验收采购物资到货前，采购部门通知质量部门、需求部门等相关人员做好验收准备工作。采购物资到货后，由质量部门按照质量标准进行检验，需求部门按照技术规格和数量要求进行验收。验收合格后填写《验收报告》，验收不合格的物资应及时通知供应商处理。7.付款结算采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，提交财务部门审核。财务部门对付款申请进行审核，确认无误后按照公司财务制度办理付款手续。付款方式应符合采购合同的约定，确保资金支付的安全和准确。四、采购风险管理1.风险识别市场风险：市场价格波动、供应短缺等因素可能导致采购成本上升或物资供应中断。供应商风险：供应商破产、违约、质量问题等可能影响采购任务的完成和物资质量。合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等可能给公司带来经济损失。内部管理风险：采购流程不规范、采购人员违规操作等可能导致采购效率低下、成本增加或出现腐败现象。2.风险评估采购部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分类和排序，确定重点关注的风险领域。3.风险应对措施市场风险应对：加强市场调研和分析，关注市场价格动态，建立价格预警机制；与供应商签订长期合作协议，锁定采购价格；寻找多个供应商，分散采购渠道，降低供应短缺风险。供应商风险应对：加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核；要求供应商提供担保或购买保险；建立供应商违约应急预案，及时采取措施减少损失。合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容明确、合法、有效；在合同执行过程中，加强监督和检查，及时发现和解决合同纠纷。内部管理风险应对：完善采购制度和流程，加强内部审计和监督，规范采购人员的行为；加强采购人员的培训和教育，提高采购人员的业务水平和职业道德素质。五、采购绩效评估1.评估指标采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理降低。采购质量：评估采购物资的质量是否符合要求，质量合格率是否达到目标。采购交货期：评估采购物资是否按时交货，交货及时率是否达到要求。供应商管理：评估供应商的合作满意度、供应商数量的合理性等。采购效率：评估采购流程的执行效率，如采购周期、审批时间等。2.评估方法定期收集采购相关数据，包括采购订单、验收报告、付款记录等。根据评估指标，对采购绩效进行量化分析，计算各项指标的完成情况。与采购部门和相关人员进行沟通，了解采购过程中的实际情况和存在的问题。综合评估采购绩效，形成采购绩效评估报告。3.评估结果应用根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩，激励采购人员提高工作绩效。针对采购过程中存在的问题，制定改进措