企业内部质询制度规范

PAGE企业内部质询制度规范一、总则（一）目的为了加强企业内部管理，规范内部质询行为，提高决策科学性和执行效率，保障企业健康稳定发展，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于企业内部各部门、各层级之间的质询活动，包括但不限于管理层与员工之间、部门与部门之间、上级与下级之间等。（三）基本原则1.合法性原则：内部质询活动必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求，确保质询过程和结果的合法性。2.客观性原则：质询双方应基于客观事实进行提问和回答，避免主观臆断和偏见，以保证质询结果的真实性和可靠性。3.公正性原则：制度应确保质询过程公平公正，不偏袒任何一方，为各方提供平等的表达机会和申诉渠道。4.及时性原则：对于提出的质询问题，应及时给予回应和处理，避免拖延，以提高工作效率，保障企业运营的顺畅。二、质询主体与客体（一）质询主体1.企业管理层：包括董事会成员、高级管理人员等，有权对企业战略规划、重大决策、经营业绩等方面进行质询。2.部门负责人：负责对本部门及相关部门的工作进展、协作情况、资源配置等进行质询，以确保部门工作目标的实现和整体业务的协同推进。3.员工代表：在一定条件下，员工代表可就涉及员工切身利益、工作环境、职业发展等问题向相关管理层或部门提出质询。（二）质询客体1.企业决策事项：包括战略决策、投资决策、业务拓展决策等，需接受质询以确保决策的合理性、可行性和风险可控性。2.部门工作：涵盖各部门的工作计划、执行情况、工作成果、存在问题及改进措施等，是质询的重要内容。3.员工行为：涉及员工的工作态度、工作纪律、工作绩效等方面，通过质询促进员工自我提升和规范工作行为。三、质询内容与方式（一）质询内容1.战略规划方面：企业战略目标的合理性、战略实施计划的可行性、战略调整的必要性等。2.经营业绩方面：各项业务指标的完成情况、业绩增长的可持续性、成本控制效果等。3.决策过程方面：决策依据是否充分、决策程序是否合规、决策风险评估是否到位等。4.工作执行方面：工作计划的落实情况、工作任务的完成质量、工作进度的把控等。5.资源配置方面：人力、物力、财力等资源的分配是否合理、资源利用效率如何等。6.协作沟通方面：部门之间的协作配合情况、信息共享是否及时准确、沟通机制是否顺畅等。（二）质询方式1.会议质询：通过定期或不定期召开质询会议，由质询主体提出问题，质询客体进行现场解答和沟通。会议形式可包括面对面会议、视频会议等。2.书面质询：质询主体以书面形式提出问题，质询客体在规定时间内以书面报告形式进行回复。书面质询适用于较为复杂、需要详细阐述的问题。3.专项质询：针对特定事项或问题进行专门的质询，可由相关部门或人员组成专项质询小组，深入调查和讨论，形成专项质询报告。四、质询程序（一）质询发起1.质询主体根据工作需要、发现的问题或收到的反馈，确定质询事项，并填写《质询申请表》，详细说明质询的目的、内容、对象等信息。2.《质询申请表》经质询主体所在部门负责人审核同意后，提交至企业内部质询管理部门（如企业管理办公室等）进行备案。（二）质询通知1.质询管理部门在收到《质询申请表》后，及时向质询客体发出《质询通知书》，明确质询的时间、地点、内容、要求等事项。2.《质询通知书》应提前送达质询客体，以便其有足够时间准备相关资料和答复内容。（三）质询准备1.质询客体接到《质询通知书》后，组织相关人员对质询事项进行全面梳理和分析，收集整理相关资料数据，形成书面答复材料。2.答复材料应客观真实、逻辑清晰、重点突出，能够准确回答质询主体提出的问题，并提供必要的解释和说明。（四）质询实施1.在质询会议或其他质询场合，质询主体按照预定的质询内容进行提问，质询客体进行现场答复和解释。2.质询过程中，双方应保持理性和客观，以事实为依据进行交流和沟通，避免情绪化的争论。如有需要，可进行现场讨论和辩论，但应确保秩序井然。3.质询管理部门应安排专人负责记录质询过程，包括提问内容、回答要点、讨论情况等，形成《质询记录》。（五）质询答复1.质询客体应在规定时间内，根据质询结果形成正式的《质询答复报告》，提交给质询管理部门。2.《质询答复报告》应针对质询问题逐一进行回应，明确问题的现状、原因分析、采取的措施及预期效果等，并附上相关证明材料。3.质询管理部门对《质询答复报告》进行审核，如发现答复内容不完整、不准确或不符合要求，应及时反馈给质询客体，要求其进行补充或修正。（六）跟踪落实1.质询管理部门负责对质询问题的整改落实情况进行跟踪检查，确保质询客体按照答复报告中提出的措施和期限进行有效整改。2.对于整改不力或未达到预期效果的，质询管理部门应再次发出提醒或要求进一步说明情况，并将相关情况及时反馈给企业管理层。3.跟踪落实情况应形成书面记录，作为企业内部管理考核和决策参考的重要依据。五、质询结果的处理与应用（一）结果处理1.认可与备案：如果质询结果得到质询主体的认可，且符合企业管理要求和相关规定，质询管理部门将其进行备案，作为企业内部管理的一项记录。2.整改要求：对于质询中发现的问题，如存在工作失误、执行不力、制度缺陷等，质询管理部门应向质询客体下达《整改通知书》，明确整改要求、期限和责任人。3.监督检查：在整改期限内，质询管理部门对整改情况进行定期监督检查，确保整改工作按计划推进。整改完成后，质询客体应提交《整改报告》，说明整改措施的执行情况和整改效果。4.责任追究：对于因工作失误或故意违规导致问题出现，且造成企业损失或不良影响的，根据企业相关规定，对责任人员进行责任追究，包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等。（二）结果应用1.决策参考：质询结果可为企业管理层的决策提供重要参考依据，帮助其更加全面、准确地了解企业运营情况，做出更加科学合理的决策。2.绩效评估：将质询结果与部门和员工的绩效考核相结合，可以更加客观地评价部门和员工的工作表现，激励员工积极改进工作，提高工作绩效。3.制度完善：通过对质询过程中发现的普遍性问题和制度漏洞进行分析总结，及时修订和完善企业相关管理制度和工作流程，以提高企业管理水平和运营效率。4.沟通协调：内部质询制度促进了企业内部各部门、各层级之间的沟通与协调，增强了团队合作意识，有助于营造积极向上、高效协作的企业文化氛围。六、保密规定（一）保密范围1.质询过程中涉及的企业商业秘密、技术秘密、财务数据、客户信息等敏感信息。2.质询主体和客体在准备和答复过程中形成的各类文档、资料、记录等。（二）保密责任1.参与质询活动的所有人员，包括质询主体、客体、记录人员、审核人员等，均有义务对涉及的保密信息予以保密。2.各部门负责人应加强对本部门参与质询人员的保密教育和管理，确保保密规定的有效执行。（三）保密措施1.对涉及保密信息的文档、资料等应进行加密存储，并限制访问权限，只有经过授权的人员才能查阅和使用。2.在质询会议等场合，应避免无关人员在场，防止保密信息的泄露。如需使用电子设备记录会议内容，应采取加密等安全措施。3.对于因工作需要必须对外披露保密信息的，应按照企业相关规定履行审批程序，并与接收方签订保密协议，明确保密责任和义务。七、附则（一）解释权本制度规范由企业管理办公室负责解释。在执行过程中，