如何规范公章使用制度

PAGE如何规范公章使用制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及公司经营活动、对外事务等方面使用公章的行为。（三）定义1.公章：指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章等。2.使用部门：指公司内部涉及使用公章的各职能部门。3.审批人：指对公章使用申请进行审核批准的人员。二、公章的种类及用途（一）公司公章1.用于公司各类文件、报告、证明等的签署，代表公司的正式意思表示。2.用于对外签订合同、协议等经济活动，具有法律效力。3.用于办理公司相关的工商登记、税务申报、银行开户等重要事务。（二）合同专用章专门用于签订各类合同、协议等经济合同文本，明确合同的法律效力。（三）财务专用章1.用于公司财务收支、结算等相关票据的加盖，确保财务活动的规范和准确。2.用于办理公司银行账户的开立、变更、注销等手续。三、公章的保管（一）保管部门公司公章由[具体保管部门]负责保管，合同专用章由[合同专用章保管部门]保管，财务专用章由[财务专用章保管部门]保管。（二）保管人员职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，防止遗失、被盗或损坏。2.建立公章使用登记簿，详细记录公章使用的日期、事由、申请人、批准人等信息。3.未经批准，不得擅自将公章交予他人使用。（三）保管场所公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在有专人负责的办公室或档案室。四、公章的使用流程（一）使用申请1.申请人填写《公章使用申请表》，详细注明使用公章的事由、文件名称、文号、使用时间、使用部门等信息。2.申请表应经申请人所在部门负责人审核签字，确认申请事项的真实性和必要性。（二）审批流程1.根据申请事项的性质和重要程度，按照公司规定的审批权限进行审批。2.一般事项由[具体审批层级1]审批，重要事项或涉及金额较大的事项由[具体审批层级2]审批，重大事项需经公司总经理审批。3.审批人应认真审核申请内容，确保符合公司利益和相关法律法规要求，如不同意申请，应明确说明理由。（三）用印1.申请人持经审批通过的《公章使用申请表》到公章保管部门办理用印手续。2.保管人员应严格按照申请表上的批准内容进行用印，核对用印文件的内容与申请表一致，不得擅自更改或扩大用印范围。3.用印时应确保印章清晰、端正，用印位置准确无误。（四）登记备案1.用印完毕后，保管人员应在公章使用登记簿上进行详细登记，记录用印时间、申请人、批准人、文件名称、文号、用印次数等信息。2.将《公章使用申请表》与用印后的文件复印件一并存档，以备查阅。五、特殊情况的公章使用规定（一）紧急情况1.遇有紧急事项需要使用公章，且无法按照正常审批流程进行审批时，申请人应向公司[紧急联络人]说明情况，并获得其同意。2.事后，申请人应及时补办审批手续，并向保管人员说明紧急用印的原因和经过。（二）异地用印1.因业务需要在异地使用公章时，申请人应提前向公司提出申请，并说明异地用印的必要性和具体安排。2.经公司批准后，可采用邮寄、专人携带等方式将公章送达异地使用地点，但必须确保公章在运输过程中的安全。3.异地用印结束后，申请人应及时将用印情况反馈给公司，并将相关文件和用印记录寄回公司存档。六、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用公章时，由[相关部门]提出申请，经公司批准后执行。2.停用的公章应及时收回，并妥善保管，防止误用或丢失。（二）销毁1.对于不再使用或已损坏的公章，应按照公司规定的程序进行销毁。2.销毁前，应由保管人员填写《公章销毁申请表》，注明公章名称、编号、停用原因等信息，经公司批准后进行销毁。3.销毁过程应进行记录，可采用拍照、录像等方式留存证据，并由参与销毁的人员签字确认。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对公章使用情况进行审计检查，确保公章使用符合本制度规定。2.各部门负责人应加强对本部门员工公章使用情况的监督，发现问题及时纠正，并向公司报告。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究