运管所公文格式规范制度

PAGE运管所公文格式规范制度一、总则（一）目的为进一步加强运管所公文管理，提高公文处理效率和质量，确保公文的规范性、准确性和严肃性，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本所实际，制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于运管所各科室、下属单位在公文起草、审核、印发、归档等过程中的格式规范管理。（三）基本原则1.合法性原则：公文格式应符合国家法律法规和行业标准的要求。2.规范性原则：严格按照规定的公文格式进行制作，确保格式统一、规范。3.准确性原则：公文内容准确无误，格式要素完整、清晰。4.时效性原则：及时处理公文，提高公文流转效率，确保各项工作按时完成。二、公文种类及格式要求（一）命令（令）1.适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2.格式要求：标题：由发文机关名称、事由和文种组成，如“[运管所名称]关于[具体事由]的命令（令）”。编号：位于标题下方，用括号括入，如“（第[X]号）”。正文：写明命令（令）的具体内容。署名：由发文机关署名。日期：署成文日期。（二）决定1.适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2.格式要求：标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“[运管所名称]关于[具体事由]的决定”。主送机关：根据决定内容确定主送机关。正文：开头写明决定的目的、依据；主体部分写明决定的事项；结尾可提出执行要求或希望。发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。（三）公告1.适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。2.格式要求：标题：一般由发文机关名称和文种组成，如“[运管所名称]公告”；也可加事由，如“[运管所名称]关于[具体事由]的公告”。正文：简要写明公告的事项、依据、范围等。发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。成文日期：署成文日期。（四）通告1.适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。2.格式要求：标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“[运管所名称]关于[具体事由]的通告”。正文：写明通告的缘由、事项和要求。发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。成文日期：署成文日期。（五）通知1.适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。2.格式要求：标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“[运管所名称]关于[具体事由]的通知”。主送机关：写明受文对象。正文：开头写明通知的目的、依据；主体部分写明通知的事项；结尾可提出执行要求或希望。发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。成文日期：署成文日期。（六）通报1.适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。2.格式要求：标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“[运管所名称]关于[具体事由]的通报”。主送机关：根据通报内容确定主送机关。正文：开头写明通报的缘由；主体部分写明表彰或批评的对象、事迹或错误事实、分析评价、决定事项；结尾可提出希望或要求。发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。成文日期：署成文日期。（七）报告1.适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。2.格式要求：标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，但事由前一般不加“关于”，如“[运管所名称][具体事由]的报告”。主送机关：写明上级机关名称。正文：开头简要说明报告的目的；主体部分详细叙述工作情况（包括取得的成绩、存在的问题、下一步打算等）；结尾可使用“特此报告”等结束语。发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。成文日期：署成文日期。（八）请示1.适用于向上级机关请求指示、批准。2.格式要求：标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“[运管所名称]关于[具体事由]的请示”。主送机关：只能写一个上级机关。正文：开头写明请示的原因；主体部分写明请示的事项；结尾可使用“妥否，请批示”等结束语。发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。成文日期：署成文日期。（九）批复1.适用于答复下级机关请示事项。2.格式要求：标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“[运管所名称]关于[具体事由]的批复”。主送机关：写明请示的下级机关名称。正文：开头引述请示的标题和文号；主体部分写明批复的意见；结尾可使用“此复”等结束语。发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。成文日期：署成文日期。（十）意见1.适用于对重要问题提出见解和处理办法。2.格式要求：标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“[运管所名称]关于[具体事由]的意见”。主送机关：根据意见内容确定主送机关。正文：开头写明意见的目的、依据；主体部分写明具体意见；结尾可提出执行要求或希望。发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。成文日期：署成文日期。（十一）函1.适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。2.格式要求：标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“[运管所名称]关于[具体事由]的函”。主送机关：写明受文机关名称。正文：开头写明发函的缘由；主体部分写明函的事项；结尾可使用“请予函复”等结束语。发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。成文日期：署成文日期。（十二）纪要1.适用于记载会议主要情况和议定事项。2.格式要求：标题：一般由会议名称和文种组成，如“[运管所名称][会议名称]纪要”。正文：开头写明会议的基本情况（包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议主题等）；主体部分写明会议的主要内容和议定事项；结尾可对会议情况进行总结或提出要求。发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。成文日期：署成文日期。三、公文格式要素及排版要求（一）版头1.份号：一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。2.密级和保密期限：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。3.紧急程度：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。5.发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。6.签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。（二）主体1.标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记中的抄送之上，标识方法同抄送。3.正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.[附件名称1]”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），并加盖印章。6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（三）版记1.抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。2.印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。3.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。四、公文起草与审核（一）起草要求1.公文内容应符合国家法律法规和行业政策，准确表达发文意图。2.语言规范、简洁、通顺，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇和句子。3.结构严谨，层次分明，逻辑清晰，开头、主体和结尾应相互呼应。4.涉及数字、数据、日期等应准确无误，并符合相关规定。（二）审核要点1.内容审核：审核公文内容是否合法合规、真实准确、完整有效，是否符合运管所的工作实际和发展需要。2.格式审核：审核公文格式是否符合本制度的要求，要素是否齐全、排版是否规范。3.语言审核：审核公文语言是否规范、简洁、通顺，有无错别字、语病和标点符号使用不当等问题。4.程序审核：审核公文起草、审核、签发等程序是否符合规定。五、公文印发