公司日常物品规范制度

PAGE公司日常物品规范制度一、总则1.目的为加强公司日常物品的管理，确保物品的合理使用、妥善保管，提高物品使用效率，降低公司运营成本，特制定本规范制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、实习生及临时工作人员。3.基本原则节约原则：倡导员工节约使用物品，避免浪费。规范原则：明确物品的采购、使用、保管、报废等流程，确保各项工作规范有序。责任原则：明确各部门及人员在物品管理中的职责，做到责任到人。二、物品采购管理1.采购需求提出各部门根据工作需要，定期或不定期填写《物品采购申请表》，详细注明所需物品的名称、规格、数量、用途等信息。紧急需求的物品，由需求部门填写《紧急物品采购申请表》，经部门负责人签字确认后，优先处理。2.采购审批流程《物品采购申请表》提交至部门负责人，部门负责人根据实际需求进行审核，确认后签字提交至采购部门。采购部门收到申请表后，对采购物品的必要性、合理性进行评估，并根据公司采购预算进行审核。如超出预算，需提交额外的预算申请说明。采购申请经采购部门审核通过后，提交至财务部门进行预算审核。财务部门根据公司财务状况及预算安排进行审核，审核通过后签字确认。最终，采购申请提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司整体战略及实际情况进行审批，审批通过后采购申请生效。3.采购执行采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，应遵循公平、公正、公开的原则，确保采购物品的质量和价格合理。采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，及时将合同副本提交至相关部门备案。对于批量采购或金额较大的物品采购，采购部门应组织相关人员进行招标或询价，选择最优供应商。招标或询价过程应严格按照公司相关规定进行，确保采购过程的透明度和公正性。4.采购验收物品到货后，采购部门应及时通知相关部门进行验收。验收人员应根据采购合同及相关标准对物品的数量、规格、质量等进行仔细核对。验收合格的物品，验收人员应在《物品验收单》上签字确认，并将物品移交至使用部门。验收不合格的物品，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商更换或处理。如因特殊原因无法及时验收的物品，采购部门应与使用部门协商确定临时保管措施，并尽快安排验收。在验收前，使用部门不得擅自使用该物品。三、物品使用管理1.领用制度员工根据工作需要，填写《物品领用申请表》，经部门负责人签字批准后，到仓库领取所需物品。仓库管理人员根据审批通过的申请表，发放物品，并在《物品领用登记表》上记录领用日期、物品名称、规格、数量、领用人等信息。对于贵重物品或限量领用的物品，仓库管理人员应严格按照审批数量发放，并做好领用记录。领用人员需妥善保管，如有丢失或损坏，需照价赔偿。2.使用规范员工应按照物品的使用说明和操作规程正确使用物品，不得擅自更改物品的用途或使用方法。在使用过程中，如发现物品出现故障或损坏，应及时停止使用，并报告部门负责人。部门负责人安排维修人员进行维修，如无法维修或维修成本过高，应及时申请更换新物品。员工应爱护公司物品，不得随意丢弃、损坏或浪费。对于可回收利用的物品，应按照公司相关规定进行回收处理。严禁员工将公司物品私自带出公司或挪作他用。如有特殊情况需要借用公司物品，需填写《物品借用申请表》，经部门负责人和物品管理部门批准后，方可借用，并在规定时间内归还。3.借用管理因工作需要借用公司物品的，借用人员应填写《物品借用申请表》，注明借用物品名称、规格、数量、借用原因、借用时间等信息。《物品借用申请表》经借用人员所在部门负责人签字确认后，提交至物品管理部门审批。物品管理部门根据实际情况进行审批，如涉及贵重物品或重要设备的借用，需报公司分管领导批准。借用人员应在规定时间内归还借用物品。如因特殊原因需要延长借用时间，应提前向物品管理部门申请延期，并说明原因。未经批准逾期未还的，物品管理部门有权追回借用物品，并按照公司相关规定进行处理。借用人员在借用期间应妥善保管借用物品，如因保管不善造成物品损坏或丢失的，借用人员应照价赔偿。四、物品保管管理1.仓库管理公司设立专门的仓库，用于存放各类物品。仓库应保持整洁、通风、干燥，确保物品的安全存放。仓库管理人员应定期对仓库进行盘点，确保账物相符。盘点内容包括物品的数量、规格、质量等，盘点结果应记录在《仓库盘点表》上。对于易损、易腐、易燃易爆等特殊物品，仓库管理人员应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的防护措施。仓库应建立严格的出入库管理制度，物品出入库时，仓库管理人员应认真核对物品的名称、规格、数量等信息，并做好记录。2.部门保管各部门应指定专人负责本部门物品的保管工作。保管人员应定期对本部门物品进行清查，确保物品的安全和完整。部门保管的物品应分类存放，摆放整齐，并做好标识。对于贵重物品或重要文件，应采取特殊的保管措施，如保险柜存放、专人负责等。部门保管人员应建立物品保管台账，详细记录物品的出入库情况、使用情况、维修情况等信息。台账应定期更新，确保信息的准确性和完整性。3.贵重物品保管公司的贵重物品包括但不限于电脑设备、办公家具、重要文件资料、精密仪器等。对于贵重物品，应实行专人专管制度。贵重物品的保管人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉物品的性能和特点。保管人员应定期对贵重物品进行检查和维护，确保物品的正常使用。贵重物品的领用、归还、借用等操作应严格按照公司相关规定进行，并做好详细记录。记录内容应包括物品名称、规格、数量、领用时间、领用人、归还时间、借用原因、借用时间、借用人员等信息。如发现贵重物品丢失、损坏或被盗等情况，保管人员应立即报告部门负责人，并配合相关部门进行调查处理。五、物品维修与报废管理1.维修管理物品出现故障或损坏时，使用部门应及时填写《物品维修申请表》，注明物品名称、规格、故障现象、维修要求等信息。《物品维修申请表》经部门负责人签字确认后，提交至公司维修部门。维修部门接到申请后，应及时安排维修人员进行维修。维修人员在维修过程中，应详细记录维修情况，包括维修时间、维修内容、更换零部件等信息。维修完成后，维修人员应填写《物品维修记录单》，并由使用部门验收签字。对于维修成本较高的物品，维修部门应进行评估，如维修成本超过物品原值的一定比例，应建议使用部门申请更换新物品。2.报废管理符合下列条件之一的物品，可申请报废：已超过使用年限，且无法正常使用的；因技术进步或其他原因，已被淘汰的；损坏严重，无法修复或维修成本过高的；其他符合报废条件的情况。物品报废申请由使用部门填写《物品报废申请表》，详细说明报废原因、物品名称、规格、数量等信息。《物品报废申请表》经部门负责人审核签字后，提交至公司资产管理人员。资产管理人员对报废申请进行核实，并组织相关人员进行鉴定。对于价值较高的物品报废，需报公司分管领导审批。审批通过后，资产管理人员按照公司相关规定进行报废处理。报废物品的处理方式包括但不限于变卖、捐赠、回收等。处理过程中应做好记录，确保报废物品得到妥善处理。六、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对公司日常物品管理情况进行审计，检查物品采购、使用、保管、维修、报废等环节是否符合公司相关规定。审计人员通过查阅相关文件、记录、账目等资料，实地盘点物品等方式进行审计。审计结束后，出具审计报告，对发现的问题提出整改建议。2.定期检查公司物品管理部门定期对各部门物品管理情况进行检查，包括物品的使用情况、保管情况、台账记录等。检查人员按照检查标准进行检查，并填写《物品管理检查记录表》。对于检查中发现的问题，及时向相关部门反馈，并要求限期整改。3.违规处理对于违反公司日常物品规范制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括但不限于警告、罚款、通报批