建立经济合同制度规范

PAGE建立经济合同制度规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织经济合同管理，规范经济合同签订、履行、变更、解除等行为，防范经济合同风险，维护公司/组织合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织与自然人、法人及其他组织之间签订的各类经济合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：经济合同的签订必须遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在签订经济合同时应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，充分协商，达成一致意见。3.风险防范原则：注重对经济合同风险的识别、评估和控制，采取有效措施防范合同风险。4.全程管理原则：对经济合同的签订、履行、变更、解除等全过程进行规范管理，确保合同的顺利执行。二、合同签订管理（一）合同承办部门及人员职责1.合同承办部门负责经济合同的起草、谈判、签订、履行、变更、解除等具体工作，并指定专人作为合同承办人。2.合同承办人应具备相应的业务知识和法律知识，熟悉合同签订流程，负责与合同对方当事人进行沟通、协商，起草合同文本，组织合同评审，办理合同签订手续等。（二）合同起草1.合同承办人应根据合同事项的具体情况，参照国家法律法规、行业标准及公司/组织相关规定，起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确，避免出现模糊不清、歧义或漏洞。2.合同文本一般应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。（三）合同谈判1.合同承办人应在合同起草后，与合同对方当事人就合同条款进行谈判。谈判过程中，应充分了解对方的需求和意见，维护公司/组织的合法权益，争取有利的合同条款。2.对于重大、复杂的经济合同，合同承办部门应组织相关部门和人员进行联合谈判，必要时可聘请法律顾问或专业机构提供法律支持和咨询服务。（四）合同评审1.合同承办人应将起草好的合同文本提交本部门负责人进行初审，初审通过后，提交合同管理部门进行评审。2.合同管理部门应组织相关部门和人员对合同文本进行评审，重点审查合同的合法性、合规性、完整性、可行性以及风险防范措施等。评审意见应明确、具体，并由评审人员签字确认。3.根据合同评审意见，如果需要对合同文本进行修改，合同承办人应及时与合同对方当事人进行沟通、协商，修改完善后重新提交评审，直至评审通过。（五）合同签订1.经评审通过的合同文本，由公司/组织法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司/组织公章或合同专用章。2.合同签订前，合同承办人应检查对方当事人的主体资格、经营范围、授权委托书等相关文件，确保对方当事人具备签订合同能力和资质。3.合同一式多份，应根据实际需要分别由合同双方当事人、公司/组织相关部门留存，确保各方持有一份完整的合同文本。三、合同履行管理（一）合同履行计划1.合同签订后，合同承办部门应制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点、责任人等，并将合同履行计划提交合同管理部门备案。2.合同履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。（二）合同履行跟踪1.合同承办人应按照合同履行计划，定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。2.在合同履行过程中，如出现需要变更合同条款、解除合同等情况，合同承办人应及时与合同对方当事人进行沟通、协商，并按照本制度规定的程序办理相关手续。（三）合同款项收付管理1.合同款项的收付应严格按照合同约定执行，财务部门应根据合同条款和相关审批手续，及时办理款项收付业务。2.合同承办人应及时向财务部门提供合同履行情况及款项收付相关信息，协助财务部门做好款项收付管理工作。3.财务部门应建立合同款项收付台账，详细记录合同款项的收付时间、金额、来源、去向等信息，确保款项收付清晰、准确。四、合同变更与解除管理（一）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款，合同承办人应及时与合同对方当事人进行沟通、协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等，并作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.合同变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更情况通知公司/组织相关部门，并按照本制度规定的程序办理合同变更备案手续。（二）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除事由，合同承办人应及时与合同对方当事人进行沟通、协商，经双方协商一致后签订书面的合同解除协议。2.合同解除协议应明确解除的原因、时间、双方权利义务的处理等内容，并作为解除合同的依据。3.合同解除后，合同承办部门应及时清理合同履行过程中的相关事项，如款项收付、货物交接、资料归档等，并按照本制度规定的程序办理合同解除备案手续。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同承办部门和人员应加强对经济合同法律法规和相关政策的学习，提高法律意识和风险防范意识，在合同签订和履行过程中，严格遵守法律法规和合同约定，预防合同纠纷的发生。2.合同管理部门应定期对公司/组织签订的经济合同进行检查和分析，总结经验教训，发现问题及时提出改进措施，不断完善合同管理制度。（二）纠纷处理程序1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办人应及时向本部门负责人报告，并积极与合同对方当事人进行沟通、协商，争取通过友好协商解决纠纷。2.如协商不成，合同承办部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因和责任，提出处理意见，并提交合同管理部门。3.合同管理部门应组织相关部门和人员对纠纷情况进行研究分析，必要时可聘请法律顾问或专业机构提供法律支持和咨询服务，制定纠纷处理方案。4.根据纠纷处理方案，合同承办部门负责与合同对方当事人进行谈判、协商或通过仲裁、诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，应严格按照法律法规和相关程序办理，维护公司/组织合法权益。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办人应及时将合同文本及相关资料整理归档，确保档案资料的完整性和准确性。2.合同档案资料一般应包括合同文本、合同评审意见、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、纠纷处理记录等。（二）档案整理与保管1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的整理和保管工作，按照档案管理的相关规定，对合同档案进行分类、编号、装订等整理工作。2.合同档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所，并建立档案查阅、借阅登记制度，防止档案资料丢失、损坏或泄露。（三）档案查阅与借阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅过程中，应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、复印、抽取、损毁档案资料。2.因特殊原因需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和合同管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案资料，如因特殊情况需要延期归还的，应办理延期手续。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对公司/组织经济合同管理制度的执行情况进行监督检查，及时发现问题并提出整改意见。2.公司/组织内部审计部门应定期对经济合同签订、履行、变更、解除等情况进行审计监督，重点审查合同的合法性、合规性、完整性以及风险防范措施等。（二）考核评价1.建立经济合同管理考核评价制度，对合同承办部门和人员的合同管理工作进行考核评价。考核评价内容包括合同签订质量、履行情况跟踪、纠纷处理结果、档案管理