医用耗材采购制度规范

PAGE医用耗材采购制度规范一、总则（一）目的为加强公司医用耗材采购管理，规范采购行为，确保医用耗材的质量、供应和合理使用，保障医疗安全，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及医用耗材采购的部门、科室及相关工作人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购医用耗材符合质量要求。3.公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保竞争的公正性。4.效益原则：在保证质量和满足需求的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立医用耗材采购管理委员会，由公司领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。负责审议医用耗材采购计划、采购策略、供应商选择等重大事项，确保采购决策的科学性和合理性。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体的医用耗材采购工作。其主要职责包括：1.根据各部门需求，编制采购计划并组织实施。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案。3.组织采购谈判、招标、询价等采购活动。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.协调解决采购过程中的问题，确保采购任务顺利完成。（三）需求部门各临床科室、医技科室等需求部门负责提出医用耗材的需求计划，并配合采购部门做好采购相关工作。其职责包括：1.根据临床工作需要，合理编制医用耗材需求计划，明确规格、型号、数量等要求。2.及时反馈医用耗材的使用情况和质量问题，为采购决策提供依据。3.参与供应商评估和采购合同的审核。（四）质量控制部门负责对采购的医用耗材进行质量检验和验收，确保所采购产品符合质量标准。其职责包括：1.制定医用耗材质量检验标准和验收流程。2.对到货的医用耗材进行抽样检验或全检。3.对不合格产品进行处理，并跟踪整改情况。4.定期对医用耗材质量状况进行分析和评估，提出改进建议。（五）财务部门负责医用耗材采购资金的预算管理、支付审核等工作，确保采购资金的合理使用和安全。其职责包括：1.参与编制医用耗材采购预算。2.审核采购合同付款条款，办理采购款项支付手续。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。三、采购计划管理（一）需求预测各需求部门应定期对医用耗材的使用情况进行统计分析，结合临床业务发展趋势，预测未来一段时间内的需求数量和品种。同时，考虑库存水平、节假日、特殊时期等因素，合理调整需求预测。（二）计划编制采购部门根据需求部门提交的需求预测和实际库存情况，编制医用耗材采购计划。采购计划应明确采购品种、规格、数量、采购时间等内容，并确保计划的准确性和合理性。采购计划应按照年度、季度、月度进行编制，并根据实际情况适时调整。（三）计划审批采购计划编制完成后，应提交采购管理委员会进行审批。采购管理委员会应综合考虑医院业务需求、资金状况、市场供应等因素，对采购计划进行审核，并提出修改意见或批准实施。四、供应商管理（一）供应商筛选1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理和分析，建立供应商数据库。2.根据医用耗材的质量要求、价格水平、售后服务等因素，制定供应商筛选标准。对潜在供应商进行实地考察或资质审核，评估其生产能力、质量控制体系、信誉状况等，筛选出符合要求的供应商。（二）供应商评估1.建立供应商评估机制，定期对供应商进行评估。评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.采购部门应收集各部门对供应商的反馈意见，结合质量控制部门的检验报告和财务部门的成本分析数据，对供应商进行综合评估打分。3.根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对优秀供应商给予优先合作机会，对不合格供应商及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商动态管理1.采购部门应定期对供应商进行跟踪和沟通，及时了解其生产经营状况、产品质量变化等情况。如发现供应商出现质量问题、交货延迟等情况，应及时采取措施，要求供应商整改或更换供应商。2.根据市场变化和医院需求，适时调整供应商结构，引入新的优质供应商，确保医用耗材供应的稳定性和多样性。五、采购流程（一）采购申请需求部门根据实际工作需要，填写医用耗材采购申请表，详细注明采购品种、规格、数量、用途及预计到货时间等信息，并提交至采购部门。采购申请表应经科室负责人签字确认。（二）采购审批采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核。审核通过后，将采购申请提交至采购管理委员会进行审批。采购管理委员会根据采购计划和实际情况，对采购申请进行审批，并签署审批意见。（三）采购方式选择根据医用耗材的特点、市场供应情况及采购金额等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括：1.招标采购：适用于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争较为充分的医用耗材。通过公开招标、邀请招标等方式，选择最优供应商。询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的医用耗材。向多家供应商发出询价函，比较价格和服务，选择合适的供应商。竞争性谈判采购：适用于采购需求具有特殊性、时间要求紧迫或招标失败的医用耗材。与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生不可预见的紧急情况或为保证原有采购项目一致性等情形的医用耗材。按照相关规定办理单一来源采购审批手续。（四）采购实施1.根据选定的采购方式，采购部门组织开展采购活动。如采用招标采购方式，应按照相关法律法规和招标程序，发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等工作。2.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，确保采购活动顺利进行。同时，应严格遵守采购纪律，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。3.对于采购金额较大或重要的医用耗材采购项目，应组织相关部门和人员进行现场考察或样品检验，确保所采购产品符合要求。（五）合同签订采购活动结束后，采购部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，并确保合同内容合法合规、条款清晰明确。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、质量控制部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作。（六）验收入库1.医用耗材到货后，采购部门应及时通知质量控制部门进行验收。质量控制部门应按照制定的质量检验标准和验收流程，对到货的医用耗材进行检验和验收。2.验收合格的医用耗材，由仓库管理人员办理入库手续，并按照规定进行存储保管。验收不合格的医用耗材，质量控制部门应出具不合格报告，采购部门应及时与供应商联系，协商处理办法，如退货、换货等。3.仓库管理人员应建立医用耗材库存台账，详细记录入库、出库、库存数量等信息，并定期进行盘点，确保账实相符。（七）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收单，审核采购款项支付申请。审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间，办理采购款项支付手续。2.在付款过程中，财务部门应严格控制资金流向，确保采购资金的安全和合理使用。同时，应及时与供应商核对账目，避免出现付款纠纷。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立专门的监督机构或岗位，对医用耗材采购活动进行全程监督。监督内容包括采购计划执行情况、采购流程合规性、供应商选择公正性、合同履行情况等方面。2.监督机构或岗位应定期对采购活动进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对违规行为应严肃处理，追究相关人员的责任。（二）审计监督1.定期开展医用耗材采购审计工作，对采购活动的合法性、合规性、效益性进行审计评价。审计内容包括采购计划制定、采购方式选择、采购合同签订、验收付款等环节。2.审计部门应出具审计报告，针对审计发现的问题提出改进建议，并督促相关部门进行整改。同时，应将审计结果作为考核采购部门和相关人员工作绩效的重要依据。七、信息管理（一）建立采购信息系统建立医用耗材采购信息系统，实现采购计划编制、供应商管理、采购流程控制、合同管理、库存管理、质量检验等环节的信息化管理。通过信息系统，提高采购工作效率，加强信息共享和沟通，确保采购活动的规范有序进行。（二）信息收集与分析采购部门应定期收集、整理医用耗材采购相关信息，包括市场价格动态、供应商信息、采购数据统计等。对收集到的信息进行分析和研究，为采购决策提供数据支持和参考依据。同时，应及时将采购信息反馈给需求部门和其他相关部门，以便各部门做好工作安排。八、培训与考核（一）培训1.定期组织医用耗材采购相关人员参加业务培训，培训内容包括法律法规、采购政策、采购流程操作、质量标准、供应商管理等方面。通过培训，提高采购人员的业务水平和综合素质。2.鼓励采购人员参加外部培训和学术交流活动，及时了解行业最新动态和发展趋势，不断更新知识结构，提升工作能力。（二）考核1.建立采购人员考核机制，对采购人员的工作绩效进行定期考核。考核内容包括采购任务完成情况、采购质量控制、成本控制、供应商管理、合同履行