合同管理风险评估与控制工具

合同管理风险评估与控制工具一、适用场景与工作情境本工具适用于企业法务部门、风控部门、业务部门及相关项目团队，在合同全生命周期管理中开展系统性风险评估与控制工作，具体场景包括但不限于：合同签订前：对新签合同（如采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等）的主体资质、条款合规性、履约可行性等进行初步风险评估；合同履行中：对合同执行进度、付款节点、交付质量、变更需求等动态风险进行监控与预警；合同到期前：对续签、终止或解除合同的潜在法律风险、商业风险进行评估，制定应对方案；合同纠纷处理：对已发生或可能发生的合同纠纷，分析争议焦点、责任归属及赔偿风险，辅助制定应对策略。二、风险评估与控制实施步骤步骤一：明确评估范围与目标确定评估对象：根据业务需求，明确本次评估的合同类型（如年度框架合同、单笔大额合同）、数量及涉及的部门/项目（例如“2024年Q3采购类合同”“XX项目服务合同”）。设定评估目标：聚焦核心风险点（如主体合法性、条款漏洞、履约能力、合规性等），避免评估范围过大或过小，保证目标可量化（如“识别出3项以上高风险条款”“形成合同风险清单”）。步骤二：收集合同基础信息与背景资料合同基础信息：通过合同管理系统或人工整理，获取合同编号、签约主体（甲方/乙方全称、统一社会信用代码）、签订日期、合同金额、履行期限、主要标的（货物/服务/工程描述）、付款方式、违约责任等关键要素。背景资料补充：收集签约主体的资质证明（如营业执照、行业许可证）、过往履约记录（历史合作评价、诉讼/仲裁情况）、项目背景（如立项批复、需求说明书）、市场环境数据（如行业价格波动、政策变化）等，为风险识别提供支撑。步骤三：多维度识别合同风险点结合业务场景与法律法规，从以下维度系统识别风险，填写《合同风险识别表》：主体资质风险：签约主体是否为合法存续的企业（是否吊销、注销）、是否具备相应资质（如建筑施工企业需具备施工资质）、授权代表是否获得有效授权（避免无权代理）。条款合规风险：合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规（如格式条款是否排除主要权利、违约责任是否显失公平）、是否违反行业监管规定（如金融合同需符合银保监会规范）。商业逻辑风险：合同标的与实际业务需求是否匹配、价款是否合理（参考市场价或历史交易数据）、履行期限是否满足项目进度、付款条件是否与双方资金状况匹配。履约能力风险：对方方财务状况（资产负债率、现金流是否充足）、生产能力（如供应商产能是否达标）、技术能力（如服务商技术团队配置）、过往履约违约记录（是否有延迟交付、质量不达标等情况）。外部环境风险：政策变化（如行业新规出台可能导致合同无法履行）、市场波动（如原材料价格大幅上涨影响成本）、不可抗力（如自然灾害、疫情是否已约定免责情形）。步骤四：风险等级分析与判定采用“可能性-影响程度”矩阵法对识别出的风险进行等级划分，标准风险等级可能性影响程度描述高风险60%以上（很可能发生）重大损失（如合同金额30%以上损失、主体资格丧失、重大诉讼）可能导致企业重大经济损失或声誉损害，需立即采取措施中风险30%-60%（可能发生）较大损失（如合同金额10%-30%损失、轻微违约、短期履约障碍）对企业造成一定影响，需制定控制计划并跟踪低风险30%以下（unlikely发生）轻微损失（如合同金额10%以下损失、可忽略的履约瑕疵）影响较小，需关注并定期监控填写《合同风险等级评估表》，标注每个风险点的等级及判定依据（如“对方近2年有1次延迟交付记录，可能性50%，影响金额约15万，判定为中风险”）。步骤五：制定针对性风险控制措施根据风险等级，由责任部门牵头制定控制措施，明确“做什么、谁来做、何时完成”，填写《风险控制措施表》：高风险控制措施：主体资质风险：暂停签约，要求对方补充最新资质文件或由第三方机构核查，必要时更换合作方；条款合规风险：由法务部门对条款逐条修订，重点修改违约责任、争议解决等核心条款，必要时重新协商；履约能力风险：要求对方提供银行保函、保证金或第三方担保，增加履约保障条款。中风险控制措施：商业逻辑风险：调整付款节奏（如分期付款、增加质保金条款），补充履约验收标准；外部环境风险：约定价格调整机制（如原材料涨幅超5%时重新协商价款），明确不可抗力下的合同变更流程。低风险控制措施：履约瑕疵风险：在合同中明确轻微违约的补救措施（如扣减部分服务费用），定期跟踪履约情况。步骤六：风险控制措施执行与跟踪责任分工：明确风险控制的责任部门（如法务部、业务部、财务部）及责任人（如法务负责人、项目经理），保证措施落地。时间节点：为每项控制措施设定完成时限（如“2024年9月30日前完成对方资质核查”），并在合同管理系统中设置提醒。动态监控：定期（如每周/每月）检查措施执行情况，对未按期完成的进行督办，记录执行结果（如“已完成资质核查，结果合格”）。步骤七：风险评估报告编制与归档报告内容：汇总评估过程、风险清单、等级判定结果、控制措施及执行计划，形成《合同风险评估报告》，由部门负责人审核后提交至管理层（如风控总监、总经理）。归档管理：将评估报告、风险识别表、控制措施表、相关证明材料（如资质文件、沟通记录）整理归档，保证可追溯，作为合同后续履行、纠纷处理及年度复盘的依据。三、工具配套表格模板表1：合同风险识别表合同编号签约主体风险维度风险点描述涉及条款初判风险等级（高/中/低）识别人识别日期CG202409001A公司（供应商）主体资质风险营业执照有效期至2024年10月，临近过期合同首部中张*2024-09-01CG202409001A公司（供应商）履约能力风险历史合作中有2次延迟交付记录，未说明原因履行期限高张*2024-09-01CG202409002B客户（采购方）条款合规风险违约责任中仅约定我方责任，未明确对方违约情形第8条高李*2024-09-02表2：合同风险等级评估表合同编号风险点可能性（%）影响程度（损失金额/影响范围）风险等级判定依据评估人评估日期CG202409001A公司营业执照临近过期80%可能导致合同无法按时签约（影响项目进度）中营业执照有效期不足1个月，过往有资质过期未及时更新记录王*2024-09-03CG202409001A公司延迟交付历史60%历史延迟导致我方违约损失5万元（合同金额10%）高近2年2次延迟交付，累计损失10万元王*2024-09-03CG202409002违约责任条款不对等90%若对方违约，我方无法索赔，可能损失20万元（合同金额20%）高条款仅约束我方，未约定对方违约责任赵*2024-09-03表3：风险控制措施跟踪表合同编号风险点控制措施责任部门责任人计划完成时间实际完成时间整改状态（已完成/进行中/未完成）备注CG202409001A公司营业执照临近过期要求A公司于9月15日前提供更新后的营业执照采购部张*2024-09-152024-09-14已完成营业执照已更新，有效期至2027年9月CG202409001A公司延迟交付历史增加履约保证金条款（合同金额10%），明确延迟交付的日违约金（0.05%/天）法务部李*2024-09-202024-09-18已完成保证金条款已纳入补充协议CG202409002违约责任条款不对等修订第8条，增加对方违约情形及对应责任（如延迟付款按0.03%/天支付违约金）法务部赵*2024-09-222024-09-22已完成条款已双方确认，签署补充协议四、使用关键提示与风险规避动态更新风险清单：合同履行过程中，若出现政策变化、对方履约异常等情况，需及时重新评估风险，更新风险清单和控制措施，避免“一次性评估”导致风险遗漏。跨部门协作机制：业务部门负责提供合同背景信息及履约动态，法务部门负责条款合规性审核，财务部门负责评估财务风险，风控部门统筹协调，保证风险评估全面性。区分风险优