行政公文撰写及审核标准化模板

行政公文撰写及审核标准化模板一、适用情境日常事务通知：如会议安排、放假通知、工作部署等需全员或特定对象知晓的事项；跨部门协作沟通：如项目协作函、资源申请、工作对接等涉及多部门协同的事项；重要事项请示报批：如经费申请、制度修订、人员调配等需上级审批的事项；常规工作汇报总结：如月度/季度工作总结、专项工作进展汇报等向上级反馈的事项；对外事务函告：如合作单位往来函、对外事务说明等涉及外部单位沟通的事项。二、撰写与审核流程（一）公文撰写步骤明确发文目的与对象确定公文核心目的（告知、请求、汇报、函告等）及接收对象（上级单位、平级部门、下级单位或外部机构），保证内容与对象需求匹配。示例：向领导请示经费，需聚焦“必要性、金额、用途”；向部门通知会议，需明确“时间、地点、参会要求”。收集整理素材依据收集与公文相关的政策文件、数据资料、会议记录、历史文件等，保证内容有据可依。核对素材的准确性和时效性，避免引用过时或矛盾信息（如最新制度与旧文件冲突时，以最新为准）。确定文种与格式规范根据目的选择合适文种（如“通知”“请示”“报告”“函”等），不同文种有固定适用场景（“请示”需上级批复，“报告”一般不需批复）。遵循公文格式标准：标题居中（字体二号小标宋简体），主送机关顶格（字体三号仿宋），每段首行缩进2字符（字体三号仿宋），一级标题用“一、”（三号黑体），二级标题用“（一）”（三号楷体GB2312），附件说明在下空一行左空2字符（字体三号仿宋）。起草内容结构一般为“事由+事项+要求”：事由：简明说明发文背景和目的（如“为推进XX项目顺利实施，保证XX工作按时完成……”）；事项：清晰列出具体内容（如会议通知需包含时间、地点、参会人员、议程；请示需包含申请理由、具体需求、预期效果）；要求：明确执行或反馈要求（如“请各部门于X月X日前报送材料”“请领导审批”）。语言需庄重、简洁、准确，避免口语化、模糊表述（如“尽快”“大概”改为“X月X日前”“约XX”）。初稿修改与完善检查逻辑连贯性：事项是否条理清晰，前后是否矛盾；核对数据、名称、日期等关键信息：避免错别字、多字、漏字；优化表达：删减冗余内容，保证每句话有明确指向。定稿排版校对按格式规范排版，调整页边距（一般上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm），行距28磅；通读全文，检查标点符号（如“、”与“，”使用，“。”是否完整）、附件是否标注完整（如“附件：1.XX材料”）；确认无错漏后，最终版本（PDF格式留存，Word版本流转）。（二）公文审核步骤形式规范性审核审核人：部门内指定文书或部门负责人；审核要点：格式是否符合标准（标题、字体、行距、页码等）；文种使用是否恰当（如“请示”是否夹带报告内容，“函”是否用于平级沟通）；主送机关、抄送机关是否准确（避免多头主送或遗漏相关单位）。内容准确性审核审核人：业务部门负责人或相关领域专员；审核要点：事项是否真实、数据是否准确（如经费金额、参会人数）；表述是否清晰，有无歧义（如“X日前”是否明确具体日期）；是否与已发文件冲突（如制度修订后，旧文件是否同步废止）。政策合规性审核审核人：法务专员或行政管理部门负责人；审核要点：内容是否符合国家法律法规、公司制度及上级规定（如经费申请是否符合预算管理要求）；流程是否合规（如大额支出是否需经财务部预审）。部门会签审核（涉及多部门时）审核人：相关部门负责人；审核要点：涉及其他部门职责的事项，是否经相关部门确认（如跨部门项目需协作部门签字认可）；意见是否一致，存在分歧时需协调达成共识。领导最终审定审核人：按公文审批权限确定（如部门级公文由部门负责人审定，公司级公文由分管领导或总经理审定）；审核要点：是否符合公司战略或当前工作重点；重大事项是否经集体决策（如涉及重大资源调配）；审批意见明确（如“同意”“修改后同意”“不同意，需补充XX材料”）。三、标准化模板要素与示例（一）通用公文要素表要素说明示例标题居中，由“发文机关+事由+文种”组成（可发文机关，但需注明落款）《关于召开2024年第三季度工作总结会的通知》主送机关顶格书写，多个单位间用顿号分隔各部门：包含事由、事项、要求，结构清晰为总结第三季度工作成果，分析存在问题，部署第四季度重点任务，经研究决定召开工作总结会。现将有关事项通知一、会议时间：2024年10月15日14:00二、会议地点：公司3楼会议室三、参会人员：各部门负责人、项目组组长四、会议内容：（一）各部门汇报三季度工作进展；（二）讨论四季度工作计划请各部门于10月12日前将汇报材料（PPT格式）报送至行政部*处。附件如有附件，在下空一行左空2字符写“附件：”，后接附件名称及序号附件：1.2024年第三季度工作总结汇报模板发文机关成文日期上方，居中或右对齐（联合行文时主办机关在前）行政部成文日期用阿拉伯数字书写，年、月、日齐全2024年10月8日抄送机关公文末尾左空1字符写“抄送：”，后接抄送单位名称抄送：总经理办公室、财务部页码页面底端居中-1-、-2-（二）常见文种模板示例1.请示类公文关于申请购置办公设备的请示总经理办公室：为提升行政部工作效率，保证日常办公文件处理、数据统计等工作顺利开展，现需购置以下办公设备：一、设备清单及预算：打印机1台，型号HPLaserJetPro，预算5000元；扫描仪1台，型号CanonCanoScanLiDE，预算2000元；办公椅2把，型号人体工学椅，预算800元/把，合计1600元。妥否，请批示。行政部*（经办人）2.通知类公文关于2024年国庆节放假安排的通知各部门：根据国家法定节假日安排，结合公司实际情况，现将2024年国庆节放假安排通知一、放假时间：10月1日至7日放假调休，共7天；9月29日（星期日）、10月12日（星期六）上班。二、注意事项：请各部门于9月28日前完成假期前安全检查（关闭电源、锁好门窗），并将检查结果报送至行政部*处；假期期间，请各部门安排好值班人员，保持通讯畅通，遇突发情况及时上报（值班表于9月30日前报备行政部）；外出人员请注意安全，做好个人防护。特此通知。行政部3.报告类公文关于2024年上半年项目进展情况的报告总经理办公室：根据公司年度工作部署，XX项目组于2024年1月启动“XX管理系统升级”项目，现将上半年进展情况报告一、项目进展：需求分析阶段（1-3月）：完成市场调研、用户需求访谈，形成《需求规格说明书》，经评审通过；系统设计阶段（4-5月）：完成架构设计、数据库设计及UI原型图，组织技术评审；开发阶段（6月启动）：完成核心模块开发，进入内部测试阶段。二、存在问题：部分用户需求与系统功能存在差异，需进一步沟通确认。三、下一步计划：7月完成需求细节调整及剩余模块开发；8月组织用户验收测试，9月正式上线。项目组*（项目负责人）四、关键要点提示（一）撰写阶段避免口语化表达：公文需使用书面语，如“请”代替“麻烦你”，“应”代替“要”，“因此”代替“所以”；保证逻辑连贯：内容按“背景-事项-要求”顺序展开，避免跳跃或重复；引用依据准确：提及政策文件或数据时，需注明文件名、文号（如“根据《公司财务管理办法》（XX发〔2023〕5号）规定……”）；附件标注清晰：附件名称需与一致，避免“附件：相关材料”等模糊表述。（二）审核阶段形式审核“三查”：查格式（字体、行距、页码）、查文种（是否恰当）、查称谓（主送机关是否准确）；内容审核“三核”：核事实（数据、名称、日期）、核逻辑（前后是否矛盾）、核依据（是否符合政策制度）；会签审核“三不”：未经相关部门确认不发文、存在分歧未协调不发文、职责边界不清晰不发文；领导审核“三看”：看是否符合公司战略、看是