养老院活动策划制度

养老院活动策划制度引言：随着社会老龄化进程的加速，养老服务的需求日益增长，养老院作为重要的服务提供机构，其服务质量直接影响老年人的生活质量。为了规范养老院活动策划工作，提升活动效果，增强老年人的幸福感，特制定本制度。本制度旨在明确部门职责、优化组织架构、规范工作流程、建立科学的决策机制，并确保所有活动策划符合合规要求，同时通过有效的沟通协作和持续改进机制，不断提升养老院的服务水平。本制度适用于养老院所有涉及活动策划的工作，核心原则是以老年人需求为导向，确保活动的安全性、趣味性和教育性，促进老年人的身心健康发展。一、部门职责与目标（一）职能定位：本制度责任部门作为养老院的核心职能部门，负责所有活动策划的组织、实施与监督。该部门直接向院领导汇报，与医疗部、后勤部、市场部等部门紧密协作，确保活动策划的顺利进行。与其他部门的协作关系主要体现在资源共享、信息互通和联合策划等方面。例如，活动策划需根据老年人的健康状况，与医疗部共同制定适宜的活动内容；活动所需物资和场地，需与后勤部协调安排；市场部则负责活动的宣传和推广。（二）核心目标：本部门的短期目标是在一年内建立完善的活动策划体系，提升活动策划的专业性和效率，确保每月至少举办一次大型活动，并收集老年人反馈，不断优化活动内容。长期目标是在三年内成为行业内的活动策划标杆，通过创新的活动形式和丰富的活动内容，提升养老院的品牌形象，吸引更多老年人入住。这些目标与公司战略紧密关联，旨在通过高质量的服务吸引和留住客户，实现养老院的可持续发展。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：本部门采用扁平化管理模式，下设三个核心小组：策划组、执行组和评估组。策划组负责活动方案的制定和创意构思；执行组负责活动的具体实施和现场管理；评估组负责活动效果的收集和分析。部门负责人对所有小组进行统一管理，直接向院领导汇报。关键岗位的职责边界明确，例如策划组负责撰写活动方案，执行组负责落实方案，评估组负责收集反馈，三者相互协作，确保活动质量。（二）人员配置：本部门人员编制标准为X人，包括部门负责人、策划专员、执行专员和评估专员。招聘流程包括简历筛选、面试和试用期考核，确保招聘到具备专业能力和服务意识的人才。晋升机制基于绩效考核和员工发展计划，表现优秀的员工有机会晋升为组长或部门负责人。轮岗机制旨在培养复合型人才，员工在入职后前半年内需轮换不同岗位，熟悉各部门工作流程，提升综合能力。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：活动策划的核心流程分为五个阶段：需求调研、方案制定、审批执行、效果评估和总结改进。需求调研阶段，通过问卷调查和访谈收集老年人的兴趣和需求；方案制定阶段，策划组根据需求撰写活动方案，包括活动主题、内容、时间和预算；审批执行阶段，方案需经部门负责人→财务部→CEO三级签字，确保合规性；效果评估阶段，评估组通过观察、问卷和访谈收集活动反馈；总结改进阶段，根据评估结果优化后续活动。流程节点包括项目启动会、中期评审和结项验收，每个节点需记录关键信息和决策结果，确保流程透明。（二）文档管理：所有活动策划文档需统一命名，格式为“活动名称-日期-版本号”，例如“春季运动会-2023-01-01-V1.0”。文档存储于内部服务器，权限设置如下：活动方案初稿仅策划组可访问，审批通过后，所有相关文档开放给执行组，结项后所有文档加密存储，仅部门负责人和评估专员可调阅。会议纪要需在会后24小时内整理成文，并存档于指定位置；报告模板包括活动策划报告、效果评估报告和总结报告，需按照统一格式提交，提交时限分别为活动前一周、活动后三天和活动后一周。四、权限与决策机制（一）授权范围：本部门的审批权限分为三级：部门负责人负责日常活动预算在X万元以下的审批；财务部负责X万元以上X万元以下的审批；CEO负责X万元以上的审批。紧急决策流程如下：若遇到突发事件，如活动场地突发故障，执行组可立即启动应急预案，但需在X小时内向部门负责人报告，部门负责人确认后执行，事后补办审批手续。这种机制确保了决策的及时性和灵活性，同时避免了流程漏洞。（二）会议制度：本部门实行例会制度，包括每周的部门例会和每季度的战略会。部门例会由部门负责人主持，参与人员包括所有小组组长和关键岗位员工，主要讨论本周工作进展和问题解决；战略会由院领导主持，参与人员包括部门负责人和各部门负责人，主要讨论年度活动计划和战略方向。会议决议需记录在案，并分配责任人，责任人需在24小时内向部门负责人汇报执行情况，确保决议得到有效落实。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：本部门的绩效考核采用KPI模式，策划组按方案创新性、可行性评分，执行组按活动执行效率和老年人满意度评分，评估组按数据收集完整性和分析深度评分。评估周期为每月自评、每季度上级评估，自评由各小组组长组织，上级评估由部门负责人组织，评估结果直接影响员工的奖金和晋升机会。这种机制确保了员工的工作目标与部门目标一致，提升整体工作效率。（二）奖惩措施：奖励机制包括年度优秀员工评选、奖金发放和晋升机会，超额完成年度目标的工作人员可获得额外奖金，表现突出的员工有机会晋升为组长或部门负责人。违规处理机制如下：若发现数据造假或泄露老年人隐私，需立即报告并接受内部调查，情节严重的员工将被解雇，并承担相应法律责任。这种机制旨在建立公平公正的工作环境，确保员工的行为符合职业道德和公司规定。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：本部门所有活动策划需符合行业合规要求，特别是数据保护和老年人权益保护方面。例如，活动方案需明确老年人的参与权利和退出机制，确保活动内容符合老年人的身心特点。同时，所有活动策划需经过合法性审查，确保不违反相关法律法规，特别是涉及老年人隐私和安全的方面，需制定详细的保护措施，避免法律风险。（二）风险应对：本部门制定了应急预案，包括活动场地突发故障、老年人突发疾病等情况的处理流程。应急预案需定期演练，确保员工熟悉应对流程。内部审计机制如下：每季度由部门负责人组织内部审计，抽查活动方案的合规性和执行情况，审计结果需记录在案，并针对发现的问题制定改进措施。这种机制旨在及时发现和解决潜在风险，确保活动安全有序进行。七、沟通与协作（一）信息共享：本部门规定重要通知通过企业微信发布，紧急情况电话通知，确保信息传递的及时性和准确性。跨部门协作规则如下：若涉及多个部门的活动，需指定接口人，接口人负责协调各部门工作，并每周召开进度同步会，确保活动按计划推进。这种机制旨在打破部门壁垒，提升协作效率，确保活动顺利进行。（二）冲突解决：本部门制定了冲突解决流程，若出现部门间纠纷，首先由部门负责人组织调解，调解不成的，提交HR仲裁。HR仲裁需基于事实和公司规定，确保纠纷得到公正处理。这种机制旨在建立和谐的部门关系，避免冲突升级，确保工作效率。八、持续改进机制本部门建立了持续改进机制，包括员工建议渠道和制度修订周期。员工建议渠道如下：每月通过匿名问卷收集员工对流程和制度的意见和建议，部门负责人组织讨论，并制定改进措施。制度修订周期如下：每年评估一次制度执行情况，重大变更需全员培训，确保员工了解最新制度。