会议管理制度

会议管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》、《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家相关法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及行业合规管理准则，结合集团母公司关于风险防控和流程优化的指导意见，同时响应企业内部提升治理能力、强化风险防控的实际需求，为规范会议组织管理、防范决策风险、提高运行效率，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司内部各类会议的策划、组织、实施及后续管理全过程，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题研讨会、外部协调会等，所有参与主体均须严格遵守本制度相关规定。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“专项管理”是指公司为防范特定领域风险、达成合规目标而建立的管理体系，包括风险识别、管控措施、审查监督、责任追究等环节。（二）“专项风险”是指因会议管理流程缺失、决策不当或外部环境变化可能引发的法律、财务、声誉等潜在损失。（三）“XX合规”是指会议管理活动必须符合法律法规、内部规章及职业道德要求，确保决策科学、操作规范。第四条公司会议管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则，确保所有会议活动在合法合规前提下高效运行，同时根据内外部环境变化及时优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议管理的有效性负总责，承担统筹规划、资源保障及重大决策风险防控的最终责任；分管领导作为直接责任人，负责具体组织协调、制度落实及日常监督管理。第六条设立公司会议管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导及相关部门负责人组成，统筹会议管理工作的方向性决策，协调跨部门冲突，并定期审议重大会议方案及风险处置报告。第七条各部门、下属单位设立专兼职会议管理员，负责本领域会议记录、资料整理及风险初步筛查，业务部门负责人对会议内容及执行效果承担第一责任。第八条牵头部门（如办公室或战略发展部）职责包括：制定会议管理制度、编制会议计划、统筹资源分配、监督制度执行及开展年度评估；定期组织培训，提升全员会议管理能力。第九条专责部门（如合规部或财务部）职责包括：提供合规审核支持、优化会议流程、协助风险处置、建立案例库供参考；对特定领域会议（如招标会、资金分配会）实施专项审查。第十条业务部门及下属单位职责包括：落实会议管理制度、开展日常风险防控、确保会议记录完整性、及时上报异常情况；下属单位需定期向公司总部汇报会议管理执行情况。第十一条基层执行岗位员工须履行以下合规操作责任：签署岗位合规承诺书、按标准执行会议程序、记录关键决策及风险点、主动上报疑似违规行为；发现重大风险须立即向直接上级及专责部门双重报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条会议策划环节须严格遵循需求评估与必要性原则，明确会议目标、参与范围及预期成果；禁止无明确议题、冗长低效的会议，需通过预审机制筛选合理方案。第十三条会议方案需经牵头部门审核，重大会议须提交管理领导小组审批；方案应包含时间、地点、预算、风险点及应急预案，确保可操作性。第十四条会议资源（场地、设备、预算）需通过审批流程，严禁超标准配置或公款浪费；跨部门会议须协调各方资源，避免重复占用。第十五条会议通知须至少提前X日发布，内容涵盖时间、地点、议题、参会人员及需准备材料；特殊情况需临时召集的会议，须在发布后24小时内补办审批手续。第十六条会议记录需完整记录发言要点、决策事项及责任分工，经与会者确认后存档；专责部门定期抽查记录质量，确保关键信息无遗漏。第十七条会议纪要须在会后X日内提交，经牵头部门审核后分发给相关单位；重要决策须纳入执行跟踪机制，定期检查落实情况。第十八条会议决议需明确责任主体、完成时限及考核标准，通过OA系统或邮件抄送全体相关人员；下属单位决议需报公司总部备案。第十九条会议材料需提前审核，涉及敏感信息或商业秘密的内容须采取保密措施；电子版材料需加密存储，纸质版材料由专人保管。第二十条会议结束后的评估需纳入部门绩效考核，评估内容包括效率、合规性及风险防控效果；专责部门定期汇总案例，形成管理指引。第四章专项管理运行机制第二十一条制度动态更新机制：每年X月由牵头部门牵头，联合专责部门及业务部门代表开展制度复审，根据法规变化、业务调整及评估结果修订制度，修订后发布并组织全员培训。第二十二条风险识别预警机制：每季度开展专项风险排查，识别会议管理中的薄弱环节，按“低、中、高”三级评估风险等级，发布预警通知并制定应对预案。第二十三条合规审查机制：将会议方案审查嵌入业务流程，未经合规部门备案的会议不得召开；涉及资金审批、招标采购的会议须同步完成财务审核。第二十四条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险须上报管理领导小组协调处置；建立应急会议流程，确保突发事件时能快速响应。第二十五条责任追究机制：对违反会议管理规定的行为，视情节轻重处以通报批评、绩效扣分或纪律处分；情节严重的追究连带责任，并纳入诚信档案管理。第二十六条评估改进机制：每年X月开展专项管理体系有效性评估，通过问卷调查、访谈、数据统计等方式收集反馈，形成改进报告并纳入部门考核。第五章专项管理保障措施第二十七条组织保障：各级领导须定期听取会议管理情况汇报，明确分管领域责任，建立跨部门协作机制，确保制度执行到位。第二十八条考核激励机制：将会议管理合规情况纳入部门年度考核，优秀案例给予奖励，连续两次不合格的部门负责人须述职说明；个人考核结果与晋升挂钩。第二十九条培训宣传机制：每年X月组织全员会议管理培训，管理层侧重合规履职培训，一线员工侧重操作规范培训；制作宣传手册、案例集供随时查阅。第三十条信息化支撑：通过OA系统实现会议申请、审批、通知全流程线上化，利用数据分析工具实时监控会议效率及风险点，建立电子档案供追溯。第三十一条文化建设：定期评选“会议管理示范部门”，发布合规倡议书、签订全员合规承诺书，通过内部平台分享优秀实践，营造重质效、防风险的文化氛围。第三十二条报告制度：各部门每月向牵头部门报送会议管理执行报告，内容包括会议数量、预算执行率、风险事件及改进措施；下属单位需在每月X日前完成汇总上报。第六章附则第三十三条本制度由公司办公室（或战略发展部）负责