会议费用管理与报销制度

会议费用管理与报销制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及公司内部治理架构要求制定，旨在规范会议费用管理行为，防范财务风险，提升资源使用效率，符合集团母公司关于成本费用管控的统一部署，并满足公司强化预算管理、防控专项风险的内部需求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖会议的策划、审批、执行、费用报销等全流程管理，包括但不限于内部会议、外部合作会议、培训研讨等所有涉及费用支出的会议活动。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“会议专项管理”指对会议费用预算编制、支出标准、审批权限、报销流程、风险防控等实施系统化管控，确保费用合规、高效、透明。（二）“费用合规风险”指因费用标准执行不严、审批流程缺失、票据审核疏漏等导致的违规、浪费或舞弊行为。（三）“内部控制合规”指费用管理活动必须符合国家财经法规、行业准则及公司内部制度，确保业务活动在制度框架内运行。第四条会议费用专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：所有会议费用活动均纳入制度管控范围，不留管理空白。（二）责任到人原则：明确各级管理人员及岗位的职责权限，实现责任闭环。（三）风险导向原则：重点关注高风险环节，实施差异化管控措施。（四）持续改进原则：定期评估制度有效性，动态优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对会议费用专项管理负总责，承担统筹决策、资源配置、最终审批的领导责任；分管财务、行政的领导为直接责任人，负责组织制度实施、监督考核、重大问题处置。第六条设立会议费用专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、行政部、审计部及各主要业务部门负责人。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调：制定管理策略，解决跨部门协作难题。（二）决策审批：审议年度费用预算、重大费用支出方案。（三）监督评价：组织专项检查，评估制度执行效果。第七条各部门职责划分如下：（一）财务部为牵头部门，负责：1.制定费用标准及预算管理细则；2.审核报销凭证合规性，监督资金支付；3.统计分析费用数据，提出优化建议。（二）行政部为专责部门，负责：1.指导会议费用申报流程，优化审批系统；2.组织培训宣贯，提升员工合规意识；3.处置日常费用纠纷，完善操作规范。（三）各业务部门及下属单位为执行主体，负责：1.编制部门费用预算，落实内部管控要求；2.开展费用合理性审核，确保业务需求真实；3.建立本领域风险防控清单，定期自查。第八条基层执行岗（如会议组织人员、报销人员）必须履行以下合规义务：（一）签署岗位合规承诺书，明确违规后果。（二）发现异常费用线索时，立即向直属领导及财务部报告。（三）严格按流程操作，不得擅自变更费用标准或绕过审批环节。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议预算管理：（一）所有会议活动须纳入年度预算编制，无预算不得召开。预算编制需附详细测算依据，包括参会人数、时长、场地标准等。（二）预算执行实行分级授权，单项费用超过XX万元需经领导小组审议。第十条费用标准管控：（一）明确差旅、餐饮、住宿、物料等各项费用标准，并定期更新。例如：内部会议可报销A类场地费用上限XX元/天，外部培训住宿按B类标准执行。（二）禁止超标准报销，特殊情形需附合规说明及审批签字。第十一条审批权限划分：（一）日常会议费用由部门负责人审批，金额超过XX元需分管领导复核。（二）跨部门合作会议由牵头部门汇总审核，财务部终审。第十二条供应商管理：（一）会议服务供应商实行目录管理，新增供应商需进行资质审核及价格比对。（二）严禁向特定关系人安排业务，关联交易需回避审批。第十三条票据审核要求：（一）报销凭证必须符合“真实、合法、完整”原则，发票抬头、内容与实际支出一致。（二）电子发票需验证真伪，纸质发票按原始凭证附列明细。第十四条会议资产处置：（一）会议产生的实物资产（如设备、物料）须登记台账，明确处置方式（报废、调拨等）。（二）可重复使用的资产纳入固定资产管理，定期盘点。第十五条高风险环节防控：（一）超过XX万元的会议活动需进行第三方审计。（二）国际会议需提交当地合规评估报告。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新：财务部会同行政部每年联合修订费用标准，每年X月前发布新版制度，并通过OA系统公告。第十七条风险识别预警：（一）每季度开展费用风险排查，重点关注超预算、非标报销等情形。（二）高风险业务（如高端会议）实行月度监控，异常情况即时预警。第十八条合规审查嵌入业务流程：（一）会议策划阶段需提交预算草案，未通过合规审查不得执行。（二）报销流程设置“自动校验”模块，拦截超标、重复报销申请。第十九条风险事件处置：（一）一般违规由财务部责令整改，重大事项启动专项调查。（二）紧急风险（如供应商欺诈）启动应急流程，行政部48小时内完成处置。第二十条违规处罚标准：（一）员工违规报销金额不足XX元，通报批评；超过XX元取消年度评优资格。（二）部门负责人未履行监管职责，扣除绩效奖金XX%。第二十一条评估改进机制：（一）每年X月由领导小组组织制度执行评估，形成分析报告。（二）对评估发现的问题制定整改方案，次年跟踪验证。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）明确各级领导“一岗双责”，将费用管控纳入绩效考核指标。（二）设立专项管理联络员制度，各部门指定专人负责对接。第二十三条考核激励机制：（一）将部门费用合规率与年度评优挂钩，超额使用预算的取消资格。（二）对合规管理标杆单位给予资金奖励，额度不超过年度预算总额的X%。第二十四条培训宣传机制：（一）新员工入职需参加费用制度培训，考核合格后方可报销。（二）每月发布《费用合规案例汇编》，通报违规及合规实践。第二十五条信息化支撑：（一）开发会议费用管理模块，实现预算自动预警、电子签审等功能。（二）与财务系统对接，实时监控支出进度。第二十六条文化建设：（一）发布《会议费用合规手册》，图文并茂解读标准。（二）签订全员合规承诺书，营造“节约光荣、浪费可耻”氛围。第二十七条报告制度：（一）每月向领导小组提交费用分析报告，包含预算执行率、异常事项等。（二）年度管理情况报告需经审计部审核，并抄送母公司备案。第六章附则第二十八条本制度