全国公文写作格式规范指南

全国公文写作格式规范指南公文作为党政机关、企事业单位及社会团体实施管理、传达意图的核心工具，其格式规范直接关乎行文效力与机关形象。本指南结合《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）等权威规范，从通用格式到特殊要求逐一解析，助力撰文人精准把握规范、提升公文质量。一、公文的核心要素与种类划分公文分为法定公文与非法定公文两类：法定公文（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要（依据《党政机关公文处理工作条例》）。非法定公文（如计划、总结、简报、讲话稿等）：无强制格式，但需遵循行业或单位规范，保证内容清晰、风格统一。二、通用格式规范（版头、主体、版记）公文格式以“红色分隔线”为界，分为版头（分隔线以上）、主体（分隔线之间）、版记（分隔线以下）三部分，各要素规范如下：（一）版头：公文的“身份标识”版头承载公文的核心标识，需严格遵循以下规范：1.份号：涉密公文标注6位3号阿拉伯数字（如“____”），顶格编排在版心左上角第一行。2.密级与保密期限：顶格编排在版心左上角第二行，格式为“秘密★1年”（保密期限用阿拉伯数字，无期限标注“绝密★长期”）。3.紧急程度：顶格编排在版心左上角，如需同时标注份号、密级、紧急程度，按“份号→密级→紧急程度”自上而下分行排列。4.发文机关标志：由发文机关全称/规范化简称+“文件”组成（如“××省人民政府文件”），联合行文可并用多机关名称或单独用主办机关名称。5.发文字号：格式为“机关代字+〔年份〕+发文顺序号”（如“国办发〔2023〕5号”）。年份用六角括号，顺序号不加“第”、不编虚位（如“5号”而非“05号”）。联合行文用主办机关发文字号。6.签发人：上行文（如请示、报告）需标注，格式为“签发人：×××”，居右空一字，多签发人时按机关顺序“从左到右、自上而下”排列，每行排2人，回行与上一行首人对齐。（二）主体：公文的“内容载体”主体是公文核心，需兼顾规范与可读性：1.标题：由“发文机关+事由+文种”组成（如“国务院关于加强粮食安全工作的通知”），用2号小标宋体字，居中排布（回行时词意完整、排列对称）。2.主送机关：居左顶格，回行仍顶格，最后一个机关后标全角冒号。多机关时，同类用顿号（如“各省、自治区、直辖市人民政府”），不同类用逗号（如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”）。3.正文：用3号仿宋体字，每个自然段左空二字、回行顶格。结构层次序数为“一、”（黑体）→“（一）”（楷体）→“1.”（仿宋）→“（1）”（仿宋）。4.附件说明：正文下空一行左空二字，格式为“附件：1.×××××”（多附件标注顺序号，名称后不加标点）。5.发文机关署名：署全称或规范化简称，联合行文按机关顺序排列署名。6.成文日期：署会议通过/负责人签发日期，用阿拉伯数字标全（如“2023年5月1日”，月、日不编虚位）。联合行文署最后签发人日期。7.印章：有署名则加盖印章，单一机关行文时，印章居中下压署名与日期（顶端距正文一行之内）；联合行文时，各印章“一一对应、互不相交”，最后一个印章下压署名与日期。8.附注：居左空二字加圆括号，标注印发范围（如“（此件发至县团级）”）或请示联系人（如“（联系人：×××联系电话：×××）”）。9.附件：另面编排，版记前装订。“附件”二字用3号黑体顶格，标题居中，格式同正文。若与正文分开装订，需在附件左上角标注“×发〔2023〕5号附件1”。（三）版记：公文的“收尾规范”版记位于末页分隔线之间，需注意：1.分隔线：首条、末条用粗线（0.35mm），中间用细线（0.25mm），末条与版心下边缘重合。2.抄送机关：用4号仿宋体字，居左空一字，格式为“抄送：×××，×××。”（回行与冒号后首字对齐）。主送机关移至版记时，“抄送”改为“主送”。3.印发机关与日期：用4号仿宋体字，印发机关左空一字，日期右空一字（如“××办公厅2023年5月1日印发”），数字标全、不编虚位。4.页码：4号半角宋体阿拉伯数字，单页居右空一字，双页居左空一字，版记页前空白页不编页码，附件与正文装订时页码连续。三、不同类型公文的特殊要求（一）上行文（请示、报告）请示：一文一事，只写一个主送机关，不得抄送下级；结尾用“妥否，请批示”“以上请示，如无不妥，请批准”。报告：汇报工作、反映情况，不得夹带请示事项；结尾用“特此报告”“以上报告，请审阅”。（二）下行文（通知、通报、批复）通知：发布要求、批转公文，标题含“关于”“的通知”，主送机关可多个，正文明确执行要求及时限。通报：表彰/批评/传达精神，分“事实叙述→分析评价→处理决定（要求）”三部分，语言客观简洁。批复：答复请示，一文一批复，开头引述请示发文字号（如“你单位《关于×××的请示》（×发〔2023〕×号）收悉”）。（三）平行文（函、议案）函：不相隶属机关商洽/询问/答复，公函严格遵循格式，便函简化但需署名、日期、盖章；结尾依用途用“盼复”“此复”等。议案：政府向同级人大/常委会提请审议，主送机关为“××人民代表大会（常务委员会）”，结尾用“现提请审议”。（四）纪要记载会议情况与议定事项，标题为“××会议纪要”，开头简述时间、地点、参会人、议题，主体分条列项阐述决定，无特殊结尾，需报送机关时在版记标注抄送。四、常见错误与规避要点（一）发文字号错误典型错误：年份用圆括号（如“×发(2023)×号”）、顺序号编虚位（如“05号”）。规避：年份用六角括号，顺序号不加虚位，代字由机关统一规范。（二）主送机关标点错误典型错误：不同类机关用顿号（如“各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委”）。规避：同类（如地方政府）用顿号，不同类（如地方政府与国务院部门）用逗号。（三）成文日期与印章错误典型错误：成文日期用汉字（如“二〇二三年五月一日”）、印章未居中或联合行文印章相交。规避：成文日期用阿拉伯数字；单一机关印章居中下压署名与日期，联合行文印章“一一对应、互不相交”。（四）附件说明与附件格式错误典型错误：附件说明未标顺序号（如“附件：×××”）、附件未另面编排。规避：附件说明标注“1.×××”，附件另面编排，与正文装订时页码连续。五、公文审核与印发流程（一）审核环节内容审核：合规性（符合政策法规）、逻辑性（主题明确、层次清晰）、准确性（无歧义、无错别字）。格式审核：对照本指南，检查版头、主体、版记各要素规范。合规性审核：涉密公文检查密级、份号，上行文检查签发人，请示检查“一文一事”。（二）印发环节份数确定：依主送、抄送机关数量及存档需求确定（如“共印××份”）。存档要求：留存电子档与纸质档，纸质