供应商资质审核流程手册包含全面审查指南

供应商资质审核流程手册手册目的与意义本手册旨在规范企业对供应商资质的审核流程，保证合作供应商具备合法合规的经营资质、稳定可靠的综合能力及良好的商业信誉，从源头把控供应链风险，保障采购质量与效率，为企业与供应商的长期合作奠定坚实基础。适用范围与典型场景本手册适用于企业所有业务部门的供应商资质管理工作，涵盖原材料/服务采购、项目外包、战略合作等各类合作场景。典型应用场景包括：新供应商准入：首次合作前的全面资质审核；定期复评：现有供应商年度/季度资质复核；资质变更跟进：供应商关键信息（如经营范围、认证证书）更新后的重新审核；专项需求审核：针对特定项目（如招标、国际订单）的额外资质要求核查。资质审核标准化流程一、审核启动与资料收集发起审核申请业务部门根据采购需求，填写《供应商资质审核申请表》（见模板1），明确供应商基本信息、合作类型、所需资质清单及审核优先级。申请表需经部门负责人*审批后，提交至采购管理部。供应商资料提交采购管理部在收到申请后2个工作日内，通过指定渠道（如供应商门户、邮件）向供应商发送《资质文件提交清单》（见模板2），列明必须提供的资质文件（如营业执照、行业许可证、体系认证等）及格式要求。供应商需在5个工作日内提交完整资料，逾期未提交的视为放弃合作资格。二、资料初审与合规性核查形式审查审核专员*核对供应商提交资料的完整性、清晰度及有效性：资料是否齐全（无缺页、漏填）；文件是否加盖公章（复印件需注明“与原件一致”并盖章）；关键信息（如公司名称、统一社会信用代码、法定代表人）是否与申请表一致。形式审查不合格的，2个工作日内通知供应商补充资料，累计超过2次补充仍不合格的，终止审核。合规性核查核查资质文件的法律效力及行业准入要求：基本资质：营业执照（需在有效期内，经营范围涵盖合作业务）、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；行业特殊资质：如食品行业需《食品生产许可证》，建筑行业需《建筑业企业资质证书》，医疗器械行业需《医疗器械经营许可证》；认证证书：ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系等行业认可认证（需在认证有效期内）；合规声明：供应商需提供《无重大违法记录声明》《知识产权合规承诺书》等。对存疑文件（如模糊证件、异常编号），通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道核验真实性，或要求供应商提供发证机关出具的证明文件。三、综合能力评估（针对新供应商/高风险合作）生产能力与质量保障查阅供应商生产设备清单、产能报告、工艺流程说明，评估其是否满足订单需求；调取近1年产品质量检测报告、客户投诉记录，知晓其质量控制能力；必要时组织现场考察（由采购部、质量部、使用部门共同参与），核实生产环境、设备运行及人员操作规范性，填写《供应商实地考察记录表》（见模板3）。财务与履约能力要求供应商提供近2年经审计的财务报告，重点分析资产负债率、现金流等指标，评估其经营稳定性；调取过往合作合同及履约评价（如与同行业企业的合作案例），核查其交付及时率、违约率等；对财务状况存疑的，可委托第三方机构进行信用评级。服务与支持能力针对服务类供应商，评估其服务团队配置、响应速度（如24小时售后支持）、应急预案等；要求提供客户成功案例，必要时联系其过往客户进行口碑核实。四、审核结果与反馈评审会议采购管理部组织评审委员会（成员包括采购部、质量部、法务部、使用部门负责人*），综合资料初审、综合评估结果，形成审核结论：通过：供应商资质满足合作要求，纳入《合格供应商名录》；有条件通过：存在minor不符合项（如证书即将到期），供应商需在规定期限内整改，复核通过后方可纳入名录；不通过：存在重大资质缺陷（如无必备许可证、虚假信息），书面通知供应商审核结果及不通过理由。结果通知与档案归档评审结束后3个工作日内，向供应商反馈审核结果，通过的供应商同步录入供应商管理系统；所有审核资料（申请表、资质文件、核查记录、评审报告等）整理归档，保存期限不少于合作结束后3年。五、动态管理与复评定期复评对《合格供应商名录》中的供应商，每年开展1次资质复评，流程参照新供应商审核，重点核查资质有效期、财务状况、质量体系运行情况等；复评不通过的供应商，给予1个月整改期，整改仍不合格的，移出名录。资质变更监控供应商需在资质信息变更（如名称、经营范围、认证证书升级/降级）后5个工作日内，书面通知采购管理部并提交更新后的资质文件；采购管理部在收到变更信息后3个工作日内完成复核，保证信息与实际一致。全面审查核心要点一、资质有效性审查所有资质文件需在审核时处于有效期内，提前到期的需提供续期证明或续期承诺；避免使用过期、撤销或吊销的资质（如被列入“经营异常名录”“严重违法失信名单”的供应商）。二、资质关联性审查供应商资质需与合作业务强相关，如从事食品加工的供应商需具备《食品生产许可证》，而非仅提供普通营业执照；对跨行业合作（如科技公司提供物流服务），需核查其对应经营范围的附加资质。三、信息一致性审查核对供应商提供的所有文件中的信息（公司名称、地址、法人、统一社会信用代码等）是否完全一致，避免“一证多用”或信息不符；对名称变更的供应商，需提供工商部门出具的名称变更证明，并追溯原资质的有效性。四、风险等级匹配审查根据合作风险等级（高、中、低）调整审核深度：高风险合作（如关键原材料采购、大型项目外包）：需100%进行现场考察及第三方信用评估；中风险合作（如常规辅料采购）：重点核查基本资质及质量体系认证；低风险合作（如办公用品采购）：可简化流程，仅核查营业执照及基本合规文件。常用资质审核模板模板1：供应商资质审核申请表申请部门申请日期申请编号供应商名称统一信用代码合作类型□原材料□服务□外包□其他合作期限所需资质清单1.营业执照（副本）2.行业许可证（如适用）3.ISO9001认证4.……业务部门意见负责人签字：__________日期：______采购部审核意见负责人签字：__________日期：______模板2：供应商资质文件提交清单序号资料名称份数要求说明提交状态（√/×）备注1营业执照副本1份需加盖公章，在有效期内2法定代表人证件号码明1份需加盖公章3行业许可证（如适用）1份需在有效期内4ISO9001认证证书1份需在有效期内………………模板3：供应商实地考察记录表考察日期考察人员考察地点供应商名称联系人及电话考察项目具体情况记录符合性评价（√/×）生产/办公环境设备配置及状态质量控制流程人员配置及资质考察结论□符合□基本符合（需整改：__________）□不符合考察人员签字日期：__________审核关键风险与应对一、资料真实性风险风险表现：供应商伪造、篡改资质文件（如假营业执照、过期的认证证书）；应对措施：通过官方渠道核验关键资质（如“国家企业信用信息公示系统”查询营业执照信息）；对存疑文件要求供应商提供原件或发证机关出具的核实函；建立“供应商诚信档案”，对造假行为实行“一票否决”，并终止合作。二、资质遗漏风险风险表现：未覆盖行业特殊资质或隐藏风险资质（如环保不达标、安全生产许可证缺失）；应对措施：根据合作业务类型，制定《供应商资质必备清单》（见模板4），避免审核遗漏；邀请法务部、质量部参与资质需求梳理，保证清单全面。三、动态更新风险风险表现：供应商资质过期或变更后未及时更新，导致合作违规；应对措施：在供应商管理系统中设置“资质到期预警”功能，提前3个月提醒供应商续期；要求供应商每半年提交《资质信息确认函》，主动声明资质有效性。四、沟通效率风险风险表现：供应商对审核要求理解偏差，导致资料反复补充，延长审核周期；应对措施：提供清晰的《资质文件提交指南》（含示例模板），明确格式、签字要求等；指定专人对接供应商，及时解答疑问，避免信息传递误差。附则本手册由采购管理部负责解释与修订，修订版本需经总经理*审批后生效。本手册自发布之日起实施，未尽事宜可参照国家相关法律法规及企业内部管理制度执行。模板4：供