团队协作沟通会议记录及跟进表

团队协作沟通会议记录及跟进表工具指南适用工作场景本工具适用于需要多人协作、明确任务分工并跟踪进度的各类会议场景，包括但不限于：项目启动会：明确项目目标、范围、分工及关键节点；跨部门协作会：协调不同团队资源，解决协作中的障碍；问题复盘会：总结项目/工作中的经验教训，制定改进措施；日常进度同步会：同步短期工作进展，调整任务优先级。全流程操作指南一、会前筹备：保证会议高效聚焦明确会议目标召集人需提前清晰定义会议核心目的（如“确定Q3产品迭代方案”“解决客户投诉响应流程卡点”），避免目标模糊导致会议发散。示例：“本次会议目标为明确客户投诉响应流程优化方案，责任到人并设定完成时间。”确定参会人员邀请与会议目标直接相关的“决策人”（如部门负责人经理）、“执行人”（如具体任务负责人工程师、设计师）及“信息提供方”（如数据分析师分析师）。提前与参会人确认时间，避免关键人员缺席影响决策。准备会议材料提前1-2天分发会议议程、背景资料（如项目进度表、问题数据统计表），让参会人提前熟悉内容，带着思考参会。材料命名规范：“会议名称_日期_资料类型”（如“客户投诉流程优化_20230815_背景资料”）。二、会中记录：捕捉关键信息，明确行动项记录核心信息基本信息：会议名称、时间、地点（线上/线下）、主持人（经理）、记录人（助理）、参会人员（工程师、设计师、*分析师等）。议程与讨论内容：按议程顺序记录讨论要点，重点标注“争议点”（如“对投诉响应时效存在分歧：客服部建议24小时，技术部建议48小时”）和“共识点”（如“最终确定优先级为：重大投诉4小时响应，一般投诉24小时响应”）。提炼决议与待办事项决议事项：明确会议达成的最终结论（如“通过‘客户投诉分级响应机制’，分为重大/一般/轻微三级”）。待办事项（核心）：采用“任务描述+负责人+截止日期+优先级”四要素记录，避免模糊表述（如“优化响应流程”改为“完成《客户投诉分级响应机制V1.0》文档，由*工程师负责，8月20日前完成，优先级：高”）。三、会后整理：形成可追溯的会议纪要整理会议纪要会后24小时内完成纪要整理，内容包括：会议基本信息、议程回顾、讨论要点、决议事项、待办事项跟踪表（见模板）、下次会议安排（如有）。语言简洁客观，避免主观评价（如“工程师的方案很好”改为“工程师提出的分级方案获多数人认可”）。分发与确认将纪要通过团队协作工具（如企业钉钉）发送给所有参会人，并标注“请确认收到，如有异议2小时内反馈”。收到反馈后及时修订纪要，最终版同步给相关干系人（如项目组全体成员、上级领导）。四、持续跟进：保证任务落地闭环建立跟进机制待办事项负责人需在截止日期前1天更新进度（如在协作工具任务栏标注“进行中80%”），提前预警可能延期的情况（如“因技术资源不足，文档完成时间需延至8月22日，已协调*工程师协助”）。主持人/记录人每周检查待办事项完成情况，在团队周会中同步进度。闭环处理任务完成后，负责人需提交成果物（如文档、测试报告），并在跟进表中标注“已完成”，附上成果或附件。对逾期未完成的任务，需组织专项会议分析原因（如资源不足、需求变更），调整计划或重新分配资源。工具模板表格会议基本信息表项目内容会议名称客户投诉流程优化会会议时间2023年8月15日14:00-16:00会议地点3楼会议室A（线上腾讯会议号：*）主持人*经理记录人*助理参会人员工程师、设计师、客服主管、分析师会议目标确定客户投诉响应流程优化方案，责任到人会议议程与讨论内容记录表序号议程主题讨论要点结论/决议1当前投诉流程问题分析-客诉响应平均时长36小时，超行业标准（24小时）-80%投诉因分类不明确导致流转低效建立“重大/一般/轻微”三级分类标准，明确各级别响应时效（重大4h、一般24h、轻微72h）2分级响应机制设计工程师：需明确分类判定依据；客服主管：需增加分类培训模块工程师负责8月20日前完成《分类判定标准V1.0》；客服主管负责8月25日前完成培训课件3跨部门协作流程技术部与客服部对接存在信息延迟，需明确信息同步节点每日17:00前，客服部通过共享文档同步投诉数据，技术部2小时内反馈处理进度待办事项跟踪表任务描述负责人截止日期优先级完成状态备注完成《客户投诉分级响应机制V1.0》文档*工程师2023-08-20高进行中需联合*设计师确认界面原型完成《投诉分类判定标准V1.0》*工程师2023-08-20高未开始完成客服人员分类培训课件*客服主管2023-08-25中未开始需包含案例演练建立每日投诉数据共享机制*分析师2023-08-18高已完成共享文档：*会议总结本次会议明确了客户投诉流程优化方案，核心任务为建立分级响应机制及跨部门协作流程，共输出4项待办事项，负责人均已确认。下次会议时间为8月22日14:00，同步《分类判定标准》初稿及数据共享机制试运行情况。使用关键提示记录需客观简洁：避免冗长描述，重点记录“谁、做什么、何时完成”，而非讨论细节（如“关于分级标准的讨论详见附件会议录音”）。待办事项需责任到人：每个任务必须有唯一负责人，避免“多人负责等于无人负责”；优先级标注“高/中/低”，帮助团队聚焦核心任务。跟进需形成闭环：任务完成后需有成果物验证，未完成的