项目合同管理及风险控制表

项目合同管理及风险控制工具指南一、适用场景与价值本工具适用于各类企业或项目团队在项目全生命周期中的合同管理及风险防控工作，涵盖项目启动前的合同策划、执行中的履约监控、结束后的归档复盘等环节。具体场景包括但不限于：大型工程项目采购合同管理、软件开发服务合同履约跟踪、合作项目协议风险审查等。通过标准化管理流程和风险控制表单，可有效降低合同纠纷概率，明确责任边界，保障项目顺利推进，同时为企业积累合同管理经验，优化资源配置。二、全流程操作步骤详解（一）合同准备与策划阶段明确需求与目标项目经理牵头，联合业务部门、法务部门梳理项目核心需求（如交付范围、质量标准、时间节点、预算限制等），形成《项目需求说明书》，作为合同起草的基础依据。输出：《项目需求说明书》《合同策划清单》（含合同类型、关键条款框架、潜在风险预判等）。合作方背景调查由采购部门或业务部门负责，通过公开信息查询、行业口碑核实、资质文件审查（如营业执照、相关行业许可证、过往项目业绩等）等方式，评估合作方的履约能力、商业信誉及财务状况。重点核查：合作方是否具备签约主体资格，是否存在重大诉讼或失信记录。输出：《合作方资质审查报告》。合同草案起草法务部门或合同专员根据《合同策划清单》，结合企业标准合同模板，起草合同初稿。核心条款需包括：双方主体信息、合同标的、权利义务、交付标准、验收流程、付款方式、违约责任、争议解决方式、保密条款等。注意：条款表述需清晰无歧义，避免使用“尽可能”“尽量”等模糊词汇，关键数字（如金额、日期、违约金比例）需准确无误。（二）合同评审与修订阶段内部多部门评审组织法务、财务、业务、项目负责人对合同初稿进行联合评审，各部门职责法务部门：审查条款合法性、合规性，重点看违约责任、知识产权归属、争议解决方式是否合规；财务部门：审核付款条件、税务处理、发票要求、财务风险点（如预付款比例、质保金设置）；业务部门/项目负责人：核对技术参数、交付范围、验收标准是否与项目需求一致，履约周期是否合理。评审需形成书面记录，明确修改意见及责任人。外部合作方沟通修订法务部门根据内部评审意见，与合作方协商修订合同条款，重大分歧（如核心责任划分、金额争议）需上报管理层决策，直至双方达成一致。输出：《合同评审修订记录》《合同谈判纪要》。（三）合同签署与生效阶段最终版本确认与用印修订后的合同文本经双方最终确认，形成正式签署版本。企业内部需履行用印审批流程（如项目负责人申请、部门负责人审核、法务复核、总经理审批），保证用印规范。注意：合同文本需加盖骑缝章，重要合同建议一式多份，双方各执至少一份原件。合同分发与备案合同签署后，由合同专员负责分发：原件交法务部门归档，复印件交项目负责人、财务部门、业务部门存档，同时更新《合同台账》（记录合同编号、签署日期、金额、对方主体、负责人等信息）。输出：《合同台账》《合同分发记录表》。（四）合同执行与监控阶段履约计划制定项目负责人根据合同约定，制定《项目履约计划》，明确各阶段交付物、时间节点、责任人及配合部门，同步发送法务、财务部门备案。动态跟踪与风险预警项目团队按《履约计划》推进工作，定期（如每周/每月）记录履约情况，重点关注：对方是否按时交付、质量是否符合标准、付款节点是否触发等。法务部门同步监控合同履行中的风险信号（如对方延迟履约、提出变更需求、经营异常等），对潜在风险及时发出《合同风险预警通知》，组织相关部门制定应对措施。输出：《项目履约跟踪表》《合同风险预警通知单》。变更与索赔管理履约过程中如需变更合同内容（如范围调整、工期顺延），需由双方协商一致并签订《补充协议》，严禁口头约定。若因对方违约导致损失，项目负责人需在法定时效内收集证据（如沟通记录、验收报告、现场照片等），向对方发出《索赔函》，法务部门协助推进索赔流程。（五）合同归档与复盘阶段资料归档合同履行完毕（含验收、质保期满、款项结清）后，合同专员收集全套资料，包括：合同文本、附件、评审记录、谈判纪要、履约跟踪表、验收报告、补充协议、付款凭证等，整理成册并编号归档。归档要求：资料完整、分类清晰、可追溯，电子版与纸质版同步保存。履约复盘项目结束后，由项目负责人组织法务、业务、财务部门召开合同履约复盘会，总结经验教训（如风险点识别是否全面、应对措施是否有效、流程是否需优化等），形成《合同履约复盘报告》，为后续项目提供参考。输出：《合同履约复盘报告》《合同管理优化建议》。三、合同管理及风险控制核心表单表1：合同基本信息登记表合同编号合同名称签署日期生效日期合同类型（□采购/□服务/□合作等）合同金额（元）币种对方名称对方统一社会信用代码我方签约主体项目负责人合同期限合同状态（□待签署/□履行中/□已完成/□终止）表2：合同履约风险跟踪表风险点描述风险等级（□高/□中/□低）涉及条款责任部门/人预防措施应对措施计划完成时间实际完成时间状态（□未处理/□处理中/□已关闭）表3：合同变更申请表变更合同编号变更原因变更内容（可附页）原条款约定变更后约定对项目的影响（□工期/□成本/□质量/□其他）合作方意见我方审批意见（项目负责人/法务/总经理）附件清单表4：合同验收与归档清单合同编号验收日期验收标准验收结果（□合格/□不合格）验收报告编号质保期质保金金额（元）付款完成日期归档资料清单（□合同文本/□评审记录/□履约跟踪表/□验收报告/□其他）资料负责人归档日期四、关键注意事项与风险规避合同条款严谨性避免使用模糊表述，如“合理期限”“满足客户需求”等，需明确具体时间、标准或量化指标（如“交付标准需符合GB/T19001-2016质量管理体系”）。违约责任条款需对等，避免单方加重己方责任或减轻对方责任，防止被认定为“格式条款”无效。风险识别全面性重点防范以下风险：主体资格瑕疵（如合作方超越经营范围签约）、履约能力不足（如资金短缺导致无法交付）、知识产权归属不明、付款节点与履约进度不匹配、争议解决方式约定不明（如同时约定仲裁和诉讼）。履约监控及时性建立“周跟踪、月复盘”机制，对高风险合同（如金额大、周期长、合作方新）需增加监控频率，发觉异常立即启动预警流程，避免因拖延导致损失扩大。资料管理规范性合同相关资料需指定专人保管，电子版加密存储，纸质版存放在防火防潮柜中，保证资料安全、完整，保存期限不少于合同终止后5年（涉及诉讼或仲裁的，保存至案件终结）。人员职责明确性清晰界定项目经理、法务、财务、业务部门在合同管理中的职责，避免出现“多头管理”或“责任真空”。例