采购管理流程手册供应商选择到收货全流程版

采购管理流程手册：供应商选择到收货全流程版一、适用范围与应用场景本手册适用于各类企业、事业单位及社会组织的采购部门，涵盖生产物料、办公用品、设备采购、服务外包等各类采购场景。当企业需要规范供应商引入、保证采购物资质量、控制采购成本、提升采购效率时，均可依据本流程执行。具体包括但不限于：新项目启动后的首次采购、现有供应商的续选合作、紧急采购的标准化处理、年度框架协议下的订单执行等场景。通过全流程标准化操作，可避免采购环节的随意性，降低合规风险，保障采购活动的“公开、公平、公正”及效益最大化。二、供应商选择环节详细步骤（一）明确采购需求与供应商准入标准需求提报与确认需求部门（如生产部、行政部）根据业务需求填写《采购需求申请单》，明确采购物资/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、期望交付日期、预算金额及用途说明。采购部门对接需求部门，对需求的合理性、必要性进行审核，确认采购参数无歧义后，形成《采购需求确认单》。制定供应商准入标准采购部门根据采购物资/服务的特性（如技术复杂度、行业监管要求、使用场景等），制定《供应商准入标准》，明确以下核心维度：资质要求：营业执照、行业特殊资质（如医疗器械经营许可证、ISO质量体系认证等）、税务登记证、银行开户证明等；能力要求：生产/服务能力（产能、设备配置）、技术实力（研发团队、专利技术）、质量保证能力（检测流程、不良品率控制）；商务要求：价格水平（市场公允价区间）、付款条件、交付周期、售后服务响应时间；信誉要求：过往合作记录（无重大违约、诉讼）、商业信用评级（如适用）。（二）供应商信息收集与初步筛选信息收集渠道公开渠道：通过招标平台、行业门户网站、专业展会、供应商自荐等途径收集潜在供应商信息；定向邀请：针对特定采购项目，邀请3家及以上行业内具有良好口碑的供应商参与；历史合作：梳理过往合作供应商库，筛选表现优异者纳入候选范围。初步筛选采购部门根据《供应商准入标准》，对收集到的供应商信息进行初步审核，剔除不符合基本资质（如无相关行业资质、注册资本不达标）的供应商，形成《候选供应商名单》（一般不少于3家）。（三）供应商资质审查与实地考察（可选）资质文件审查候选供应商需提供《供应商资质文件包》，包括但不限于：营业执照副本复印件、相关资质证书复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书（如由非法定代表人办理）、近一年的财务报表（用于评估履约能力）。采购部门对文件的真实性、有效性进行核查（可通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道验证），形成《供应商资质审查报告》。实地考察（针对关键/大额采购）对技术复杂、金额较大或涉及安全生产的采购项目（如大型设备采购），组织需求部门、技术部门组成考察小组，对供应商的生产场地、工艺流程、质量控制体系、仓储物流能力进行实地考察，并填写《供应商实地考察记录表》，重点确认其是否具备稳定交付能力。（四）供应商综合评估与确定建立评估指标体系根据采购项目优先级，设置《供应商综合评估表》，明确各维度权重（示例）：评估维度权重评估内容价格水平30%报价与市场均价对比、价格合理性、长期合作优惠承诺质量保证25%质量认证情况、不良品率、质量控制流程、售后质量保障措施交付能力20%交付周期、产能匹配度、物流方案、紧急订单响应能力服务与信誉15%售后服务响应时间、问题解决效率、过往合作满意度、商业信誉（无违约记录）技术实力10%技术团队配置、研发投入、专利技术、方案创新性（如适用）评分与排序评估小组（由采购、需求、技术、财务部门代表组成）根据《供应商综合评估表》对候选供应商进行独立打分，取平均分作为最终得分，按得分从高到低排序。确定候选供应商综合评分排名第一的供应商作为“首选供应商”，排名第二的作为“备选供应商”。若首选供应商因故无法合作（如拒绝接受合同条款、突发产能问题），启动备选供应商。（五）供应商议价与合同签订商务谈判采购部门与首选供应商就价格、付款方式、交付细节、违约责任等条款进行谈判，达成一致后形成《采购合同（草案）》。合同审核《采购合同（草案）》需经法务部门（或指定合规人员）审核重点条款（如知识产权归属、争议解决方式、保密条款），保证符合法律法规及公司制度。合同签订与备案审核通过后，由双方授权代表签字盖章，合同生效后交采购部门、财务部门、需求部门备案，原件由采购档案管理员统一存档。三、订单执行至收货验收操作规范（一）采购订单下达订单采购部门根据《采购合同》，在ERP系统中创建《采购订单》（PO），明确以下信息：订单编号、供应商全称、物资/服务编码（如适用）、名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、交货日期、交货地点、运输方式、费用承担方、质量验收标准、付款条件。订单确认采购订单需发送至供应商确认，供应商需在2个工作日内反馈确认结果（书面或系统回执）。若供应商对订单内容有异议，需在反馈期内提出，双方协商一致后修订订单。（二）订单执行进度跟踪定期沟通机制采购专员（*）作为订单跟踪责任人，每周与供应商对接生产/备货进度，获取《订单执行进度表》（内容包括：当前生产阶段、预计完成时间、物流安排等信息），同步更新至ERP系统。异常预警与处理若供应商可能无法按期交付（如延迟超过3天），需第一时间向采购部门负责人（*）汇报，启动应急方案：与供应商协商调整交付日期（需需求部门确认）；启用备选供应商（若有）；向需求部门说明情况，协调临时替代方案（如适用）。（三）供应商发货与物流跟踪发货信息核对供应商发货前24小时，需向采购部门提供《发货通知单》，内容包括：物流公司名称、运单号、物资名称、数量、发货时间、预计到达时间。物流状态监控采购专员通过物流官网或系统跟踪货物在途状态，保证物资按计划送达。若出现物流异常（如延误、丢件），需及时与物流公司及供应商沟通，协调处理并记录原因。（四）收货准备与到货核对收货准备仓库部门根据《采购订单》提前清理收货场地、准备装卸工具及检验设备（如地磅、卡尺、检测仪器）。到货初步核对物资送达后，收货员（*）与供应商司机共同核对：单据核对：检查《送货单》与《采购订单》的供应商名称、订单编号、物资名称、数量是否一致；外观检查：检查外包装是否完好，有无破损、浸湿、变形等情况（如有异常，需在《送货单》上注明并拍照留存）；数量清点：对物资进行初步数量清点（如整件物资核对箱数，散装物资抽查数量），确认与订单数量差异是否在允许范围内（一般不超过±1%）。（五）数量与质量检验数量复验仓库部门对到货物资进行详细数量清点，填写《收货数量记录表》，与《送货单》《采购订单》数量进行比对，若差异超出范围，需当场与供应商司机确认差异原因，并书面记录（双方签字）。质量检验质检部门（或指定质检员*）根据《采购合同》《质量验收标准》对物资进行质量检验，检验方式包括：外观检验：检查物资表面是否有划痕、裂纹、锈蚀等缺陷；尺寸检验：使用专业工具测量关键尺寸是否符合规格要求；功能检验：对需通电、运行的设备进行功能测试，或抽取样品送第三方检测机构（如适用）。检验完成后，质检员出具《质量检验报告》，明确结论：“合格”“不合格”或“让步接收”（需需求部门及分管领导审批）。（六）验收结果处理与异常反馈合格物资处理若检验合格，仓库部门根据《质量检验报告》办理入库手续，在ERP系统中《入库单》，更新库存信息，并将《入库单》复印件反馈至采购部门。不合格物资处理若检验不合格，质检员需填写《不合格品处理单》，明确不合格现象、原因分析（初步），反馈至采购部门及需求部门。采购部门在2个工作日内联系供应商，协商处理方案（退货、换货或折价使用），要求供应商在5个工作日内完成整改（如换货需重新提交检验）。仓库部门对不合格物资进行隔离存放（设置“不合格品”标识），严禁投入使用。（七）入库登记与信息更新入库信息同步仓库部门将《入库单》提交至财务部门，作为付款依据；采购部门在ERP系统中更新订单状态为“已完成”，并将相关单据（合同、订单、入库单、检验报告）整理归档。供应商绩效记录采购部门将本次合作中供应商的表现（如交付及时性、质量合格率、服务响应速度）录入《供应商绩效档案》，作为后续供应商续选、淘汰的参考依据。四、流程执行必备工具模板模板1：供应商综合评估表供应商名称：评估日期：评估小组：评估维度权重得分（0-100）价格水平30%质量保证25%交付能力20%服务与信誉15%技术实力10%综合得分100%模板2：采购订单采购订单（PO）编号：PO日期：需求部门：供应商信息供应商全称：联系人：地址：电话：订单信息物资编码物资名称规格型号订单条款交货日期：交货地点：运输方式：质量标准：付款条件：费用承担方：备注采购部门负责人签字：需求部门确认：供应商确认：模板3：收货验收单收货验收单编号：验收日期：订单编号：供应商信息供应商名称：送货单号：物资信息物资编码物资名称规格型号验收结论□合格□不合格□让步接收（审批号：____）不合格原因：______________________________________处理意见□退货□换货□特采□其他：_________________________签字确认验收员：仓管员：采购专员：五、流程执行中的风险提示与关键注意事项（一）合规性风险防控供应商选择过程需全程留痕，所有沟通记录、评估文件、合同文本需妥善保存，保存期不少于3年；禁止与存在关联关系（如亲属关系、股权关联）的供应商进行非必要合作，确需合作的需履行额外的审批程序；大额采购（如单笔超过50万元）必须通过公开招标或竞争性谈判方式确定供应商，特殊情况需经总经理办公会审批。（二）信息准确性保障《采购需求申请单》需经需求部门负责人（*）签字确认，避免需求描述模糊（如“办公用品一批”需明确具体品名、数量）；采购订单后需与供应商再次核对关键信息（如物资编码、交货日期），避免因信息错误导致交付偏差；收货时需严格核对《送货单》与《采购订单》的一致性，供应商私自增减物资或更换型号的，有权拒收。（三）异常情况处理机制供应商延迟交付超过7天，需启动《供应商违约处理流程》，视情节轻重扣减履约保证金、暂停合作资格或纳入黑名单；质量检验不合格且影响生产/使用的，需立即通知需求部门暂停相关业务流程，避免损失扩大；收货数量短少且非物流原因的，需在48小时内向供应商提出索赔，要求3个工作日内补发或退款。（四）跨部门协同要求采购部门需每周向需求部门、财务部门同步订单执行进度，保证信息透明；质检部门需在24小时内完成物资检验，紧急物资可“优先检验”，但需保留检验记录；仓库部门需在物资入