ERP系统使用帮助文档

ERP系统使用帮助文档一、系统概述ERP系统是企业资源计划管理的核心平台，通过整合采购、销售、库存、财务、生产等业务流程，实现数据实时共享、流程标准化管控，助力企业提升运营效率、降低管理成本。本系统面向企业各部门员工开放，不同岗位将依据权限使用对应功能模块（如采购部操作采购流程、财务部处理账务等）。二、核心模块操作指南（一）基础数据管理基础数据是系统运行的“底层支撑”，需确保准确完整。涉及数据类型：供应商、客户、产品、仓库、部门、员工等。1.供应商/客户管理新增：登录系统后，进入【基础数据】→【供应商管理】（或【客户管理】），点击【新增】，填写名称、联系人、联系电话、地址等信息，点击【保存】生效。修改/删除：找到目标供应商/客户，点击【编辑】修改信息（若需删除，需确认无未完结业务关联，否则需先处理关联单据）。2.产品与仓库管理产品档案：进入【基础数据】→【产品管理】，新增产品时需填写名称、规格、单位、成本价、售价、所属类别等（*注意：成本价影响库存计价，需准确维护*）。仓库档案：进入【基础数据】→【仓库管理】，新增仓库时填写名称、负责人、地址，用于后续库存业务区分。（二）采购管理流程采购流程涵盖请购→采购订单→到货→入库→付款，各环节需按权限协同操作。1.请购单创建与审批需求部门人员进入【采购】→【请购单】，点击【新增】，填写需求部门、产品、数量、需求日期，提交给上级审批（系统自动推送审批消息）。审批人登录后，在【待办事项】中查看请购单，确认需求合理性后点击【通过】；若需调整，点击【驳回】并填写原因（需求部门可重新编辑提交）。2.采购订单与到货入库采购人员在【采购】→【采购订单】中，点击【根据请购单生成】，选择已审批的请购单，补充供应商、交货日期、单价等信息，点击【保存并提交】（供应商将收到订单通知）。供应商到货后，仓库人员进入【采购】→【到货单】，关联采购订单，核对实物数量、质量后，点击【确认到货】，系统自动生成入库单（可在【库存】→【入库单】中查看/修改）。3.采购付款财务人员在【财务】→【应付管理】中，查看已入库且开票的采购单，点击【付款申请】，填写付款金额、方式（银行/现金），提交审批后完成付款核销。（三）销售管理流程销售流程包含销售订单→发货→出库→收款，需业务员、仓库、财务协同。1.销售订单创建与审批业务员进入【销售】→【销售订单】，点击【新增】，填写客户、产品、数量、单价、交货日期，提交给销售主管审批（*注意：单价需与客户协议价一致，系统自动校验*）。审批通过后，订单状态变为“已审批”，仓库可查看待发货订单。2.发货与出库仓库人员在【销售】→【出库单】中，点击【根据销售订单生成】，核对产品数量、批次后，点击【确认出库】（系统自动扣减库存）。若需调整发货数量（如部分发货），可修改出库单数量，剩余数量后续再发。3.销售收款财务人员在【财务】→【应收管理】中，查看已出库且开票的销售单，点击【收款核销】，选择付款方式、金额，完成账款匹配。（四）库存管理操作库存管理包含入库、出库、调拨、盘点，确保账实一致。1.入库操作采购入库：见“采购管理”中“到货入库”步骤。其他入库（如退货、调拨入库）：进入【库存】→【入库单】，选择“其他入库”，填写仓库、产品、数量、入库原因，点击【保存】。2.出库操作销售出库：见“销售管理”中“发货与出库”步骤。生产领料：生产部门进入【库存】→【出库单】，选择“生产领料”，关联生产工单，填写领料仓库、产品、数量，点击【确认领料】。3.仓库调拨当产品需在仓库间转移时，进入【库存】→【调拨单】，填写转出仓库、转入仓库、产品、数量，点击【保存并审核】（系统自动更新两端仓库库存）。4.库存盘点定期（如月/季）盘点时，进入【库存】→【盘点单】，选择仓库，点击【生成盘点表】（系统自动提取当前库存数据）。盘点人员现场清点后，在盘点表中录入实际数量，系统自动生成盈亏单（差异部分需审批后调整库存）。（五）财务管理模块财务模块实现账务处理、报表分析、应收应付、固定资产管理，需会计/财务人员操作。1.凭证生成与管理系统支持自动生成凭证（如采购入库、销售出库、付款等业务单据审核后，系统自动生成对应分录）。手动调整：进入【财务】→【凭证管理】，点击【新增】，填写摘要、科目、借贷方金额，或关联业务单据生成凭证。2.财务报表查询进入【财务】→【报表】，可查看资产负债表、利润表、现金流量表等，支持按期间（月/季/年）筛选，点击【导出】可生成Excel文件。3.应收应付与固定资产应收应付：在【财务】→【应收管理】/【应付管理】中，查看客户欠款、供应商欠款明细，进行核销、账龄分析。固定资产：进入【财务】→【固定资产】，新增资产时填写名称、原值、折旧年限、残值率，系统自动计提折旧（每月初自动生成折旧凭证）。（六）生产管理（可选模块）若企业启用生产模块，流程为生产计划→工单→领料→完工汇报。1.生产计划与工单生产计划员进入【生产】→【生产计划】，点击【新增】，填写产品、数量、开工/完工日期，关联销售订单或预测需求。根据生产计划，点击【生成工单】，分配车间、班组、负责人，明确生产任务。2.领料与完工仓库根据工单，在【库存】→【出库单】中生成生产领料单，发放材料。生产完成后，车间人员进入【生产】→【完工汇报】，填写实际产量、工时、合格数，系统自动生成产品入库单（仓库确认后增加库存）。三、系统操作通用技巧1.快捷键：Ctrl+S（保存单据）、F5（刷新页面）、Ctrl+P（打印单据）。2.数据导出：各模块列表页（如采购订单列表、库存台账）均有【导出】按钮，可导出为Excel格式。3.权限申请：若需新增/修改权限，联系直属上级或系统管理员，说明所需操作（如“申请采购订单审批权限”“申请查看财务报表权限”）。四、常见问题及解决方法（一）数据录入错误如何修改？若单据未审核：直接找到单据，点击【编辑】修改信息后保存。若单据已审核：需先在单据详情页点击【反审核】（需有反审核权限），修改后重新提交审核。（二）系统卡顿或加载缓慢？1.检查网络连接是否稳定（可切换Wi-Fi/手机热点测试）。2.关闭多余浏览器标签，清理浏览器缓存（如Chrome：设置→隐私和安全→清除浏览数据）。3.若仍卡顿，联系IT部门检查服务器负载或系统版本兼容性。（三）权限不足无法操作？联系直属上级或系统管理员，提交《权限申请单》，说明需操作的模块、单据类型（如“申请采购订单新增/修改权限”），管理员将在1-2个工作日内配置。（四）报表数据与实际不符？1.检查报表过滤条件（如期间、仓库、产品类别是否正确）。2.确认业务单据是否全部审核（未审核单据不参与报表统计）。3.核对基础数据（如产品计价方式、税率、客户/供应商分类）是否正确，必要时联系财务或系统管理员协助排查。五、注意事项1.数据准确性：基础数据、业务单据需如实填写，错误数据将导致报表失真、流程卡顿。2.流程合规性：严格按审批流操作，禁止跳过审批修改单据（系统日志将记录所有操作，违规将追溯责任）。3.数