企业印章管理及借用审批流程制度

企业印章管理及借用审批流程制度在企业经营活动中，印章作为承载法人意志、具有法律效力的核心凭证，其管理规范程度直接关系到企业的合规运营与风险防控。现实中，因印章使用失控引发的合同纠纷、越权用印导致的债务风险等案例频发，凸显了建立科学印章管理制度的必要性。为切实保障企业权益、明确用印权责边界，结合企业实际运营需求，现制定本制度，对印章分类管理、日常规范及借用审批流程予以明确，为企业印章使用提供清晰指引。一、印章分类与管理职责企业印章按用途与效力分为公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人章、部门章六大类，各类印章的管理职责与使用范围如下：（一）公章使用范围：企业对外发布公告、签署战略协议、办理工商税务等行政事务，代表企业法人意志的核心用印场景。管理职责：由行政部指定专人保管（需无重大债务纠纷、职业信用良好），保管人需签订《印章保管责任书》，明确保管责任与保密义务；用印前需经部门负责人+分管领导双审，确保事项合规性。（二）合同专用章使用范围：仅限各类经济合同（如买卖合同、服务协议、合作框架）的签署，聚焦商事交易场景，区分合同类与行政类文件的用印责任。管理职责：由法务部或业务主管部门牵头管理，保管人需具备基础法律知识，用印前需对合同条款的合法性、合规性进行初步审核；重大合同（如标的额较大或涉外合同）需法务总监终审。（三）财务类印章（财务章、发票章、法人章）使用范围：财务章用于银行结算、票据出具、财务报表签章；发票章用于开具发票、办理税务事项；法人章用于银行支付指令、法定代表人文件的补充确认。管理职责：由财务部指定不同人员分岗保管（如财务章由财务经理、法人章由出纳以外人员），严格执行“印、章、人”分离原则；用印需经财务总监审批，严禁单人掌控资金支付全流程。（四）部门章使用范围：仅限部门内部或与其他部门间的非对外正式文件（如内部通知、工作联络单），对外不具备公章的法律效力。管理职责：由各部门负责人指定本部门人员保管，保管人需定期向行政部报备用印台账，接受监督；对外使用需经部门负责人审批，严禁超范围用印。二、印章日常管理规范（一）保管要求印章需存放于具备防盗、防火、防潮功能的保险柜，钥匙与密码由不同人员分管（重要印章）；非工作时间需封存，严禁带离办公场所（特殊外勤用印需按借用流程审批）。保管人临时离岗（如休假、出差）时，需填写《印章移交登记表》，经部门负责人批准后移交指定代保管人，移交时需清点印章数量、检查印模状态。（二）用印登记企业统一制定《印章使用登记台账》，台账需包含用印日期、文件名称、用印事由、申请人、审批人、保管人、文件份数等要素；电子台账定期备份，纸质台账妥善存档，保存期限不低于文件有效期。（三）用印审核用印前需审核文件的合法性、合规性（如合同需经法务审核、财务文件需经财务确认），确保文件内容与企业利益一致，严禁在空白文件上用印（确需预填的，需分管领导书面审批并限时补全）。三、印章借用审批流程印章原则上“不借不外带”，确因业务需要（如现场签约、异地办理手续）需借用的，需严格遵循以下流程：（一）借用申请申请人填写《印章借用申请表》，注明借用印章类型、用印文件名称及版本、用印场景、预计借用时长、归还时间承诺；若涉及合同，需附法务《合同审核意见书》；涉及财务支付，需附《资金支付审批单》。（二）审批流程1.部门初审：申请人所在部门负责人核实事项真实性，确认“是否属于职责范围”“文件是否合规”，签署意见。2.跨部门联审：涉及多部门协作的事项（如涉外合同），由牵头部门组织法务、财务等部门联审，1个工作日内反馈意见。3.终审权限：公章借用：重大事项（如股权变更、重大投资）或金额较大的，需总经理终审；合同章借用：标的额较大或特殊行业合同，需分管副总+法务总监双签；财务类印章借用：需财务总监审批；部门章借用：由部门负责人终审。（三）借用与使用领取：申请人凭“终审申请表”到保管人处领取印章，双方核对文件内容与申请事由，登记“借出时间、借用人、预计归还时间”并签字。使用监督：外部场所用印时，保管人需陪同或要求借用人实时报备用印文件照片；严禁转借他人或超范围使用。归还核销：借用人需按时归还印章，保管人检查印章状态、核对用印文件数量，确认无误后标注“归还时间、实际用印份数”并核销；逾期未归还的，立即启动“印章追回程序”并内部通报。四、违规行为与责任追究（一）违规情形未经审批擅自用印（含“先斩后奏”补签审批）；在空白文件上用印且未按规定补全内容；超范围使用印章（如部门章签署对外合同）；保管人未履行审核义务，导致无效文件用印；印章遗失后未及时报备、启动挂失程序；借用人擅自转交印章或隐瞒真实用途。（二）责任追究情节轻微（首次违规、无损失）：口头警告、书面检讨，扣减当月绩效若干分；情节较重（多次违规、声誉损失）：记过、降职、调岗，扣发季度奖金；情节严重（故意伪造、经济损失）：解除劳动合同，要求赔偿损失，移交司法机关。五、附则1.本制度自发布之日起施行，原《印章管理办法》同时废止；各部门需在规定工作日内组