采购预算制定及审核流程模板

采购预算制定及审核流程模板一、适用业务场景年度常规采购预算：企业各部门为满足年度日常运营、生产、办公等需求编制的年度采购预算；新增项目采购预算：因新业务拓展、技术升级、设备更新等新增项目产生的专项采购预算；临时紧急采购预算：因突发情况（如设备故障、市场短缺等）需紧急采购且超出常规预算范围的临时预算；供应商框架协议预算：与固定供应商签订长期框架协议涉及的周期性采购预算。二、全流程操作步骤采购预算制定及审核需遵循“需求导向、合规优先、分级审批、动态监控”原则，具体操作步骤步骤1：需求部门发起预算申请责任主体：各业务需求部门（如生产部、行政部、市场部等）操作内容：需求部门根据年度工作计划、项目目标或实际运营需求，梳理采购物品/服务的名称、规格、数量、预估单价、用途及时间节点；填写《采购预算申请表》（详见“配套工具表单”），附上相关支撑材料（如项目立项批复、市场价格调研记录、历史采购数据等）；部门负责人对预算申请的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至采购部门。输出成果：《采购预算申请表》（含部门负责人初审意见）步骤2：采购部门审核需求与预算合理性责任主体：采购部门操作内容：核查采购需求是否符合企业战略规划、年度工作计划及现有库存情况，避免重复采购或过度采购；对预算明细中的预估单价进行市场调研，参考历史采购价格、供应商报价、市场价格波动等因素，审核单价的合理性；评估采购方式的合规性（如公开招标、询比价、单一来源采购等是否符合企业制度及外部监管要求）；对审核中发觉的问题（如需求描述不清晰、预算偏高、采购方式不当等），与需求部门沟通修改，形成《采购预算审核意见表》。输出成果：《采购预算审核意见表》（含采购部门审核结论）步骤3：财务部门审核预算合规性与数据准确性责任主体：财务部门操作内容：审核预算是否符合企业财务管理制度、年度预算总盘子及成本控制目标；核对预算金额的计算逻辑（如数量×预估单价）是否准确，税费、运费、保险费等附加成本是否合理；审查预算资金来源是否明确（如自有资金、专项拨款等），是否与资金预算匹配；对预算的支付节奏、资金占用成本进行评估，提出优化建议。输出成果：《财务预算审核意见表》（含财务部门审核结论及调整建议）步骤4：管理层分级审批责任主体：分管领导、总经理/决策委员会操作内容：常规预算审批：年度常规采购预算由分管领导审核后，报总经理审批；重大项目/大额预算审批：单笔预算金额超过规定阈值（如年度预算10%或万元）的，需提交至决策委员会集体审议；临时紧急预算审批：紧急采购预算需在申请时标注“紧急”原因，经分管领导加急审批后，同步抄送财务部门备案，事后补办正式审批流程。输出成果：审批通过的《采购预算审批表》（含各级审批人签字）步骤5：预算下达与执行监控责任主体：采购部门、财务部门、需求部门操作内容：财务部门根据审批通过的预算，纳入企业年度预算管理体系，向采购部门和需求部门下达《采购预算额度通知书》；采购部门依据预算额度开展采购执行，严格按照审批的采购方式、时间节点实施采购；需求部门在预算额度内提交采购申请，不得超预算、无预算采购；财务部门对采购支出进行实时监控，定期（如每月）编制《采购预算执行分析报告》，反馈预算执行进度、超支风险及偏差原因。步骤6：预算调整与复盘责任主体：需求部门、采购部门、财务部门、管理层操作内容：预算调整：因市场环境变化、需求变更等客观原因需调整预算的，由需求部门提交《采购预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额及依据，重新履行审核审批流程；预算复盘：年度/季度结束后，采购部门与财务部门联合组织预算复盘会，分析预算编制准确性、执行偏差原因，总结经验教训，优化下期预算编制方法。三、配套工具表单表1：采购预算申请表申请部门申请日期预算编号采购物品/服务名称规格型号单位采购用途预算周期需求部门负责人意见：签字：日期：采购部门审核意见：签字：日期：财务部门审核意见：签字：日期：管理层审批意见：分管领导：总经理：表2：采购预算执行跟踪表预算编号采购物品名称预算金额（元）已执行金额（元）执行进度（%）剩余预算（元）执行状态（正常/超支/滞后）备注更新日期更新人审核人表3：采购预算调整申请表原预算编号调整原因简述调整前金额（元）调整后金额（元）调整差额（元）新增依据（如合同、报价单等）申请部门意见：签字：日期：采购部门意见：签字：日期：财务部门意见：签字：日期：管理层审批意见：签字：日期：四、关键控制要点预算编制依据：需以实际业务需求为出发点，结合历史数据、市场价格及企业战略目标，避免“拍脑袋”编制；审核责任明确：需求部门对必要性负责，采购部门对合理性负责，财务部门对合规性负责，管理层对整体效益负责，保证权责分离；执行刚性约束：无预算或超预算原则上不予执行，紧急情况需履行特殊审