采购订单审核及供应商评价表

适用业务场景本工具模板适用于企业采购管理全流程中的订单审核环节及供应商绩效评估工作。当企业需规范采购订单的审批流程，保证采购需求合规、预算匹配、供应商资质达标时，可通过采购订单审核表实现多部门协同把关；同时为持续优化供应商合作质量，定期对供应商的交付能力、产品质量、服务水平等进行量化评价，可通过供应商评价表建立动态管理机制，为后续采购决策、供应商分级及合作策略调整提供依据。操作流程详解一、采购订单审核流程需求发起与初审操作主体：需求部门（如生产部、行政部）操作内容：需求部门根据实际需求填写《采购需求申请表》，明确采购物品名称、规格、数量、预估单价、用途、预算编号及需求紧急程度，提交至采购部门。审核要点：采购部门核对采购需求的合理性（是否与生产计划、业务目标匹配）、预算是否在部门额度内、供应商是否为合格名录内企业，初步判断采购方式（公开招标、询价、单一来源等）是否符合公司规定。财务复核操作主体：财务部门操作内容：财务部门接收采购部门转交的采购需求及初步审核意见，重点审核采购总金额是否超出年度预算、付款方式是否符合财务制度（如预付款比例、账期约定）、发票类型（增值税专用发票/普通发票）是否符合报销要求，并对大额采购（如超过万元）进行资金可行性分析。技术参数确认（如涉及）操作主体：技术部门/使用部门操作内容：对于技术类采购物品（如生产设备、原材料），技术部门需对采购清单中的规格型号、功能参数、质量标准进行复核，保证满足生产或使用要求，避免因参数偏差导致后续使用问题。最终审批操作主体：按采购金额分级审批（如采购经理、总监、总经理）操作内容：采购部门汇总各部门审核意见，形成完整的采购订单草案，提交至对应审批权限领导。审批人重点核查整体采购流程合规性、预算执行情况、供应商选择合理性，签署审批意见（通过/不通过/修改后通过）。订单下达与存档操作主体：采购部门操作内容：审批通过后，采购部门向供应商正式下达采购订单（加盖公司公章），同步将订单、需求申请、审核记录等资料整理存档，保证采购过程可追溯。二、供应商评价流程评价周期与范围确定操作主体：采购部门牵头，联合使用部门、质量部门操作内容：根据采购品类及合作情况，设定评价周期（如季度/半年度/年度），明确本次评价的供应商范围（如合作满3个月的所有供应商），制定评价维度及评分标准。数据收集与整理操作主体：采购部门、质量部门、使用部门操作内容：质量维度：质量部门提供供应商交付物品的检验报告、合格率数据（如入库批次合格率≥98%为优秀）、质量问题处理记录；交期维度：采购部门统计订单准时交付率（如按约定日期±3天内交付为准时）、延迟交付次数及原因分析；价格维度：财务部门提供供应商报价与市场均价对比数据、价格稳定性（如季度价格波动≤5%为优秀）；服务维度：使用部门反馈供应商沟通响应速度（如24小时内响应为良好）、问题解决效率（如7天内闭环为合格）、合作配合度（如订单变更配合度）；合规维度：采购部门核查供应商资质有效期（如营业执照、ISO认证）、合同履约情况（如无违约记录）。评分与等级划分操作主体：评价小组（采购、质量、使用部门代表）操作内容：根据预设评分标准（如下表），对各维度数据进行量化评分，计算综合得分（加权平均），划分供应商等级：优秀（90分及以上）：优先合作，可增加订单份额；合格（80-89分）：维持合作，针对薄弱项提出改进要求；待改进（70-79分）：限期3个月整改，整改后复评仍不达标则降级；不合格（70分以下）：暂停合作，启动供应商替换流程。结果反馈与改进操作主体：采购部门操作内容：将评价结果及改进建议书面反馈给供应商，优秀供应商予以表彰，待改进供应商需提交《改进计划书》，采购部门跟踪整改落实情况；评价结果同步更新至《合格供应商名录》，作为后续采购招标的重要依据。模板示例表1：采购订单审核表订单基本信息订单号PO-2024-X采购日期供应商名称科技有限公司供应商编码采购物品名称A型原材料规格型号单位千克数量单价（元）120总金额（元）预算编号BUDGET-2024-015需求部门审核环节审核人审核意见审核结果需求部门审核*某某（生产部主管）需求与生产计划匹配，数量合理，同意采购。□通过采购部门初审*某某（采购经理）供应商为合格名录内企业，价格低于市场均价5%，建议按询价流程执行。□通过财务部门复核*某某（财务主管）预算内，付款方式为“货到30天付款”，符合财务规定。□通过技术部门确认*某某（技术工程师）规格参数符合生产工艺要求，无异议。□通过最终审批*某某（总经理）同意采购，严格按照合同执行，保证质量与交期。□通过备注无特殊备注，按常规流程跟进。表2：供应商评价表（季度）供应商基本信息供应商名称科技有限公司联系人*某某评价周期2024年Q1评价维度评价指标数据/表现描述评分（1-5分）权重加权得分质量入库批次合格率98%（目标≥95%）530%1.50质量问题处理及时率100%（2次质量问题均在24小时内响应）5交期准时交付率96%（目标≥90%）425%1.00平均延迟交付时间1.5天/次（目标≤3天）4价格价格稳定性季度价格波动3%（目标≤5%）520%1.00性价比（与市场对比）低于均价4%，性价比高4服务响应速度（24小时内）100%515%0.75问题解决率（7天内闭环）90%（目标≥85%）4合作配合度订单变更配合度3次变更均积极配合，无推诿510%0.50综合评分4.75分（1.50+1.00+1.00+0.75+0.50）等级□优秀□合格□待改进□不合格改进建议保持现有质量与交期表现，建议优化问题解决效率，目标提升至95%以上。评价人*某某（采购经理）使用要点提示审核环节完整性：采购订单审核需保证需求、采购、财务、技术（如涉及）及最终审批环节全部签字确认，避免责任断层，尤其对大额或关键物料采购，需留存书面审核记录备查。评价数据客观性：供应商评价数据应来源于日常业务记录（如入库单、沟通记录、财务凭证），避免主观臆断，对质量、交期等可量化指标需设定明确阈值（如合格率≥95%），保证评价结果公平公正。动态调整机制：定期回顾审核流程效率及评价维度适用性，根据业务变化（如新品类采购引入、市场环境调整）及时优化审核标准或评价指标权重，保证模板与企业实际