国家采购档案管理制度(3篇)

第1篇第一章总则第一条为加强国家采购档案管理，确保采购档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，制定本制度。第二条本制度适用于国家机关、事业单位、社会团体和其他组织（以下简称采购单位）在国家采购活动中形成的各类档案。第三条国家采购档案管理应当遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案的合法性、真实性、完整性、准确性、安全性；（二）统一领导，分级负责，明确职责，落实责任；（三）科学管理，规范流程，提高效率，确保档案的有序管理和有效利用；（四）保密安全，确保国家秘密和商业秘密的安全。第二章档案分类与归档第四条国家采购档案分为以下类别：（一）采购计划档案；（二）采购文件档案；（三）采购过程档案；（四）采购合同档案；（五）采购验收档案；（六）采购结算档案；（七）采购绩效档案；（八）其他与采购活动相关的档案。第五条采购单位应当建立健全档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求等。第六条采购档案的归档应当符合以下要求：（一）归档材料应当真实、完整、准确，符合国家有关法律法规和采购文件的要求；（二）归档材料应当分类清晰，便于查阅和管理；（三）归档材料应当按照档案保管期限表规定的保管期限进行归档；（四）归档材料应当进行编号、登记，建立档案目录。第三章档案保管与利用第七条采购单位应当建立健全档案保管制度，确保档案的安全、完整和有效利用。第八条档案保管应当符合以下要求：（一）档案库房应当符合国家档案保管标准，具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防磁等条件；（二）档案柜架应当符合国家档案保管标准，便于存放和查阅；（三）档案应当定期进行整理、鉴定、修复和消毒；（四）档案管理人员应当定期对档案进行清点、检查，确保档案的安全。第九条采购档案的利用应当遵循以下原则：（一）依法利用，确保档案的合法性和安全性；（二）公开透明，保障公众的知情权和监督权；（三）便民高效，提高档案利用效率。第十条采购档案的利用方式包括：（一）查阅利用；（二）复制利用；（三）网络利用；（四）其他合法利用方式。第十一条采购档案的查阅利用应当符合以下要求：（一）查阅人应当出示有效证件；（二）查阅人应当遵守档案保管规定，不得擅自复制、摘抄、拍照、录音、录像等；（三）查阅人应当爱护档案，不得损坏、污损、遗失档案。第四章档案鉴定与销毁第十二条采购单位应当建立健全档案鉴定制度，对档案进行定期鉴定。第十三条档案鉴定应当遵循以下原则：（一）依法鉴定，确保档案的合法性和真实性；（二）客观公正，确保鉴定结果的准确性；（三）科学合理，确保鉴定工作的科学性和合理性。第十四条档案鉴定应当包括以下内容：（一）档案的完整性、准确性、真实性；（二）档案的保管条件；（三）档案的保管期限。第十五条档案鉴定结果应当作为档案保管、利用、销毁的依据。第十六条档案销毁应当符合以下要求：（一）依法销毁，确保档案的合法性和安全性；（二）公开透明，保障公众的知情权和监督权；（三）安全有序，确保档案销毁过程中的安全。第五章档案信息化管理第十七条采购单位应当积极推进档案信息化建设，提高档案管理效率。第十八条档案信息化管理应当遵循以下原则：（一）统一规划，分步实施；（二）资源共享，互联互通；（三）安全可靠，保障档案信息安全。第十九条采购单位应当建立健全档案信息化管理制度，明确信息化建设的目标、任务、措施和责任。第二十条采购单位应当加强档案信息化基础设施建设，提高档案信息化管理水平。第六章档案工作人员第二十一条采购单位应当配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。第二十二条档案管理人员应当具备以下条件：（一）具有档案管理专业知识和技能；（二）熟悉国家有关档案管理的法律法规；（三）具有良好的职业道德和敬业精神。第二十三条档案管理人员应当定期参加业务培训，提高业务水平。第七章附则第二十四条本制度由国家档案局负责解释。第二十五条本制度自发布之日起施行。（注：本制度为示例性文本，具体内容可根据实际情况进行调整。）第2篇第一章总则第一条为规范国家采购档案管理，确保采购档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国政府采购法》等法律法规，制定本制度。第二条本制度适用于各级国家机关、事业单位、社会团体和其他组织（以下简称采购单位）的采购档案管理工作。第三条国家采购档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格遵守国家法律法规，确保采购档案的合法性、合规性。（二）集中统一原则：采购档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和安全性。（三）分类管理原则：根据采购档案的特点，实行分类管理，提高档案利用率。（四）科学管理原则：运用现代管理技术，提高采购档案管理的效率和水平。第二章档案范围与分类第四条国家采购档案主要包括以下内容：（一）采购项目档案：包括采购计划、招标文件、投标文件、评标报告、合同、验收报告等。（二）采购合同档案：包括合同签订、履行、变更、解除等过程中的相关文件。（三）采购监督档案：包括政府采购监督部门的监督检查、审计、投诉处理等过程中的相关文件。（四）采购结算档案：包括采购资金支付、结算、报销等过程中的相关文件。（五）采购统计分析档案：包括采购项目、合同、资金等统计报表、分析报告等。第五条国家采购档案按照以下分类管理：（一）按采购项目分类：分为货物、工程、服务三大类。（二）按档案形式分类：分为纸质档案、电子档案。（三）按档案内容分类：分为招标文件、投标文件、评标报告、合同、验收报告、监督档案、结算档案、统计分析档案等。第三章档案收集与整理第六条采购单位应建立健全采购档案收集制度，确保采购档案的完整性。（一）采购单位在采购项目实施过程中，应按照档案收集范围，及时收集相关文件。（二）采购单位应建立采购档案归档制度，明确归档时间、归档人员、归档要求等。第七条采购档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类，对收集到的档案进行分类整理。（二）按照档案编号规则，对档案进行编号。（三）对档案进行装订、封存，确保档案的整洁、完整。（四）对电子档案，应按照规定格式进行整理、备份。第四章档案保管与利用第八条采购单位应建立健全采购档案保管制度，确保档案的安全。（一）采购单位应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施。（二）采购单位应制定档案保管规程，明确档案的存放、维护、修复等要求。（三）采购单位应定期对档案进行检查、清理，及时消除安全隐患。第九条采购档案的利用应遵循以下原则：（一）依法利用原则：按照法律法规，确保档案的合法利用。（二）保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密。（三）便民原则：为用户提供便捷的档案查询、复制、借阅等服务。第十条采购档案的查询、复制、借阅应按照以下程序进行：（一）用户提出查询、复制、借阅申请。（二）档案管理人员进行审核，确认档案的合法利用。（三）办理相关手续，提供档案查询、复制、借阅服务。第五章档案鉴定与销毁第十一条采购单位应建立健全采购档案鉴定制度，对档案进行定期鉴定。（一）鉴定范围：包括档案的完整性、准确性、安全性等方面。（二）鉴定方法：采用查阅、比对、咨询等方式。（三）鉴定结果：对鉴定合格的档案，继续保存；对鉴定不合格的档案，按照规定进行销毁。第十二条采购档案的销毁应遵循以下程序：（一）编制销毁清单，经批准后进行销毁。（二）销毁过程中，应确保档案的完整性和安全性。（三）销毁后，应做好销毁记录，并妥善保管。第六章附则第十三条本制度由国家档案局负责解释。第十四条本制度自发布之日起施行。本制度未尽事宜，按照国家相关法律法规执行。第3篇第一章总则第一条为加强国家采购档案管理，确保采购档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，制定本制度。第二条本制度适用于各级国家机关、事业单位、社会团体等使用财政性资金进行采购的单位（以下简称采购单位）及其采购活动。第三条国家采购档案管理应当遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家法律法规和政策规定进行档案管理。（二）统一管理原则：实行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。（三）安全保密原则：加强档案安全保护，确保档案信息安全。（四）利用服务原则：充分发挥档案的作用，为采购工作提供有效服务。第二章档案范围第四条国家采购档案主要包括以下内容：（一）采购计划档案：包括采购项目建议书、采购计划、采购预算等。（二）采购文件档案：包括招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。（三）合同档案：包括采购合同、补充协议、变更协议等。（四）验收档案：包括验收报告、验收记录、验收证书等。（五）付款档案：包括付款申请、付款凭证、付款通知等。（六）其他档案：包括采购过程中的会议记录、函件、照片、录音、录像等。第三章档案管理职责第五条采购单位应当设立档案管理部门，负责采购档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。第六条档案管理部门的主要职责：（一）制定采购档案管理制度，并组织实施。（二）负责采购档案的收集、整理、归档和保管。（三）负责采购档案的检索、借阅和利用。（四）负责采购档案的鉴定、销毁和保密工作。（五）负责采购档案的统计、分析和报告。第七条采购单位其他部门应当积极配合档案管理部门做好采购档案管理工作，确保档案的完整、准确和安全。第四章档案收集与整理第八条采购档案的收集应当及时、完整、准确。（一）采购计划档案：在采购计划制定过程中收集。（二）采购文件档案：在采购过程中收集。（三）合同档案：在合同签订过程中收集。（四）验收档案：在验收过程中收集。（五）付款档案：在付款过程中收集。（六）其他档案：在采购过程中根据需要收集。第九条采购档案的整理应当遵循以下要求：（一）按照档案分类、编号、编目等规定进行整理。（二）对档案进行分类、编目、归档，确保档案的完整性和连续性。（三）对档案进行鉴定，剔除无效、重复、过时等档案。（四）对档案进行数字化处理，提高档案的利用效率。第五章档案保管与利用第十条采购档案的保管应当符合以下要求：（一）档案库房应当具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等条件。（二）档案保管人员应当具备一定的档案保管知识和技能。（三）档案的存放应当符合档案分类、编号、编目等规定。（四）档案的借阅应当办理借阅手续，确保档案的安全。第十一条采购档案的利用应当遵循以下要求：（一）档案的利用应当符合国家法律法规和政策规定。（二）档案的利用应当遵循公开、公正、公平的原则。（三）档案的利用应当确保档案的完整性和准确性。（四）档案的利用应当尊重档案的保密性。第十二条采购档案的检索应当通过档案管理系统进行，提高检索效率。第六章档案鉴定与销毁第十三条采购档案的鉴定应当定期进行，按照国家档案鉴定标准进行。第十四条采购档案的销毁应当符合以下要求：（一）销毁档案应当办理销毁手续，确保档案的完整性和准确性。（二）销毁档案应当采取安全、环保、合法的方式进行。（三）销毁档案应