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文档简介

印章管理制度一、引言为加强公司印章管理，维护印章的严肃性和权威性，防止因印章管理不当引发的法律风险和经济损失，特制定本《印章管理制度》。本制度旨在明确印章的种类、用途、刻制、保管、使用、监督、丢失处理及废止销毁等各环节的管理要求，确保印章使用的合法性、规范性和安全性。二、印章种类与用途1.公章：用于公司对外重要文件的签署、合同、协议、授权书、证明文件等具有法律效力的文件。2.财务专用章：专用于公司财务凭证、报表、票据、支票、汇款单等财务相关文件的盖章。3.合同专用章：特定用于公司对外签订合同的盖章，以区分与其他日常文件的用印。4.法定代表人私章：由法定代表人保管，用于需法定代表人签字的文件，可替代签字或与公章同时使用。5.部门章：公司内部各部门为便于工作而刻制的印章，用于部门内部文件流转及权限范围内的对外文件。三、刻制与备案流程1.申请：由需求部门填写《印章刻制申请表》，明确印章种类、用途、使用范围及保管人等信息，经部门负责人审核后提交至公司管理层审批。2.审批：公司管理层对申请进行审查，确认必要性和合规性后批准刻制。3.刻制：由公司指定的具有合法资质的刻章单位进行刻制，确保印章的规范性和防伪性。4.备案：刻制完成的印章需在公司内部进行备案登记，包括印章样式、刻制时间、保管人等信息，并报送相关政府部门备案（如公章）。四、使用权限与审批1.权限设定：根据公司岗位职责和授权体系，明确各类印章的使用权限和范围。2.审批流程：所有印章使用均需经过相应审批流程，填写《用印申请单》，经部门负责人及有权审批人签字确认后方可使用。3.紧急用印：对于紧急情况下的用印，需经电话请示并获得授权后使用，事后补办审批手续。五、保管与存放规定1.专人保管：印章应指定专人负责保管，不得随意转借或私自携带外出。2.专柜存放：印章应存放在加锁的保险柜或专用柜中，确保安全。3.定期检查：保管人应定期检查印章的使用情况和保管状态，发现异常及时报告。六、使用记录与监督1.记录制度：建立印章使用记录制度，每次用印均需记录使用时间、用途、文件名称、审批人等信息。2.监督检查：公司管理层或内部审计部门应定期对印章使用情况进行监督检查，确保印章管理的合规性。七、丢失与损坏处理1.立即报告：一旦发现印章丢失或损坏，保管人应立即向公司管理层报告，并说明情况。2.公告挂失：对于公章等重要印章的丢失，应及时向公安机关报案并办理公告挂失手续。3.补办或重刻：经公司管理层审批后，按照刻制流程重新补办或重刻印章，并更新备案信息。八、废止与销毁管理1.废止条件：印章因公司名称变更、注销、业务调整等原因需废止时，应办理废止手续。2.销毁流程：废止的印章应由公司管理层指定的专人负责销毁，销毁过程需有监督人员在场，确保彻底销毁并记录

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