清洁生产档案管理制度

PAGE清洁生产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司清洁生产档案管理，规范清洁生产档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保清洁生产工作的有效开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与清洁生产相关的档案管理工作，包括清洁生产审核报告、清洁生产方案实施记录、节能减排数据统计、环保设施运行档案等。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司清洁生产工作的实际情况。2.完整性原则：涵盖清洁生产工作的各个环节，确保档案资料的全面性。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案管理。4.保密性原则：对涉及公司商业机密和技术秘密的档案严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善清洁生产档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门清洁生产档案的收集、整理和归档工作。3.集中保管公司清洁生产档案，建立档案目录和索引，方便查询和利用。4.定期对档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的安全和完整。（二）各部门职责1.负责本部门清洁生产档案的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责清洁生产档案管理，确保档案资料的真实、准确和完整。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作。三、档案收集（一）清洁生产审核档案1.审核准备阶段：收集公司基本情况介绍、生产工艺流程图、环境影响评价报告、排污许可证等相关资料。2.预审核阶段：收集能源消耗数据、原材料使用情况、废弃物产生及排放数据、环保设施运行记录等。3.审核阶段：收集审核小组工作记录、现状调研分析报告、清洁生产潜力与机会评估报告等。4.方案产生与筛选阶段：收集提出的清洁生产方案、方案评估与筛选结果等。5.可行性分析阶段：收集方案可行性分析报告、技术经济评估报告等。6.方案实施阶段：收集方案实施计划、实施过程记录、效果监测报告等。7.持续清洁生产阶段：收集持续清洁生产计划、改进措施及实施情况等。（二）清洁生产方案实施档案1.方案实施计划：包括方案实施的目标、步骤、责任人、时间节点等。2.实施过程记录：如设备改造记录、工艺优化记录、人员培训记录等。3.效果评估报告：对方案实施后的节能减排效果、环境质量改善情况等进行评估。（三）节能减排档案1.能源消耗统计报表：每月、每季度、每年的能源消耗种类、数量、能耗指标等。2.节能减排措施记录：如节能设备安装与运行记录、节水措施实施记录等。3.节能减排项目申报与验收资料：包括项目申报书、验收报告等。（四）环保设施运行档案1.环保设施设计资料：如设计图纸、说明书等。2.运行操作规程：明确环保设施的运行参数、操作步骤、维护要求等。3.运行记录：包括设备运行时间、处理量、污染物排放浓度及排放量等。4.维护维修记录：记录环保设施的维护保养情况、故障维修情况等。5.监测报告：环保设施运行效果的监测数据及报告。（五）其他相关档案1.清洁生产培训资料：培训计划、培训教材、培训记录等。2.清洁生产宣传资料：宣传活动方案、宣传资料等。3.与清洁生产相关的合同、协议等。四、档案整理（一）分类原则按照清洁生产工作的不同阶段和内容，将档案分为清洁生产审核档案、清洁生产方案实施档案、节能减排档案、环保设施运行档案等类别。（二）编号规则为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，例如：2023QJSC001，表示2023年的清洁生产审核档案第1份。（三）整理要求1.对收集到的档案资料进行分类整理，去除重复、无效的资料。2.按照档案形成的时间顺序进行排列，确保档案的连贯性。3.对每份档案资料进行编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。4.编制档案目录，目录应清晰反映档案的分类、编号、名称等内容，方便查找。五、档案归档（一）归档时间各部门应在清洁生产工作完成或相关活动结束后的[X]个工作日内，将整理好的档案移交档案管理部门归档。（二）归档流程1.各部门填写档案移交清单，注明档案名称、编号、数量等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，确认无误后办理签收手续。3.将归档的档案按照分类和编号顺序存放于档案柜或档案存储设备中，并在档案管理系统中录入相关信息。六、档案保管（一）保管期限1.清洁生产审核档案：长期保存。2.清洁生产方案实施档案：自方案实施完成后保存[X]年。3.节能减排档案：根据相关法律法规要求确定保管期限，一般为[X]年。4.环保设施运行档案：长期保存。5.其他相关档案：根据实际情况确定保管期限。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理，并做好清查记录。七、档案利用（一）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅清洁生产档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后向借阅人提供档案，并做好借阅登记。3.借阅人应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人不得擅自涂改、转借、复印档案，如需复印档案，需经档案管理部门负责人批准。（二）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅清洁生产档案，可直接到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应提供必要的查阅条件，并安排专人协助查阅。3.查阅人应爱护档案，不得在档案上圈划、涂改、污损。（三）档案提供利用的限制1.涉及公司商业机密和技术秘密的清洁生产档案，未经公司授权，不得对外提供。2.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于与清洁生产工作无关的目的。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》。（二）销毁1.《档案销毁清单》经公司主管领导批准后，由档案管理部门