生产记录档案管理制度

PAGE生产记录档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产记录档案的管理，确保生产记录的真实、完整、准确、可追溯，规范生产过程，提高生产管理水平，依据相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与生产活动相关的记录档案管理，包括但不限于生产计划、生产指令、工艺文件、操作记录、检验记录、设备运行记录、物料出入库记录等。（三）职责分工1.生产部门负责生产记录的填写、收集、整理和初步审核，确保记录内容与生产实际相符，并按时提交至档案管理部门。2.质量部门负责对生产过程中的检验记录进行审核，确保检验数据的准确性和可靠性，并对记录的规范性进行监督。3.设备管理部门负责设备运行记录的填写、审核和保管，保证设备运行记录的完整性和真实性，为设备维护、维修提供依据。4.档案管理部门负责生产记录档案的统一接收、分类、编号、存储、保管和查阅管理，确保档案的安全和有效利用。5.各部门负责人对本部门生产记录的真实性、完整性和及时性负责，督促本部门员工按照规定做好记录工作，并配合档案管理部门进行档案管理相关工作。二、生产记录档案的内容与要求（一）生产计划与指令1.内容包括年度生产计划、月度生产计划、周生产计划以及具体的生产指令单。记录应明确产品名称、规格型号、生产数量、生产批次、生产时间、交付时间等信息。2.要求生产计划应根据市场需求、订单情况和公司产能制定，确保合理安排生产资源。生产指令单应准确传达生产任务，相关人员签字确认，确保责任明确。（二）工艺文件1.内容涵盖产品工艺流程图、工艺操作规程、作业指导书等。工艺文件应详细描述产品生产过程中的每一道工序、工艺参数、质量要求等。2.要求工艺文件应根据产品设计要求和实际生产经验制定，确保工艺的可行性和稳定性。如有工艺变更，应及时更新工艺文件，并做好记录。（三）操作记录1.内容操作人员应如实记录每一批次产品生产过程中的各项操作情况，包括原材料投入量、设备运行参数、操作时间、操作人员等信息。2.要求操作记录应及时、准确填写，不得漏记、错记。记录字迹应清晰、工整，如有涂改，应在涂改处签字确认。（四）检验记录1.内容包括原材料检验记录、半成品检验记录、成品检验记录等。检验记录应详细记录检验项目、检验方法、检验结果、检验人员等信息。2.要求检验记录应严格按照检验标准进行填写，确保检验数据的准确性。检验人员应签字确认检验结果，对检验不合格的产品，应详细记录不合格情况及处理措施。（五）设备运行记录1.内容记录设备的启动时间、运行参数、停机时间、维修保养情况等。设备运行记录应包括设备名称、型号、编号、运行时段等信息。2.要求设备操作人员应按时记录设备运行情况，设备维护人员应及时记录设备维修保养情况。记录应真实反映设备运行状态，为设备故障分析和维修提供依据。（六）物料出入库记录1.内容包括原材料入库记录、成品入库记录、半成品入库记录以及原材料出库记录、成品出库记录、半成品出库记录等。记录应明确物料名称、规格型号、数量、批次、出入库时间、经手人等信息。2.要求物料出入库应严格按照规定办理手续，记录应准确无误。出入库单据应妥善保管，作为物料管理的重要凭证。三、生产记录档案的填写规范（一）记录填写要求1.生产记录应使用蓝黑墨水或碳素墨水填写，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色墨水填写。2.记录应按照规定的格式和内容进行填写，不得随意更改记录格式或遗漏重要信息。3.记录内容应真实、准确、完整，不得虚假记录或隐瞒事实。（二）签字确认要求1.所有生产记录必须由相关责任人签字确认，签字应清晰、完整，不得代签。2.签字确认应在记录填写完成后及时进行，确保记录的真实性和有效性。（三）日期填写要求1.记录中的日期应填写年、月、日，不得简写或省略。2.日期填写应准确无误，与实际生产时间一致。四、生产记录档案的收集与整理（一）收集时间1.生产部门应在每个生产批次完成后[X]个工作日内，将本批次的生产记录收集整理完毕，并提交至档案管理部门。2.质量部门、设备管理部门等相关部门应在规定的时间内，将各自负责的记录提交至档案管理部门。（二）收集要求1.生产记录应按照类别和批次进行收集，确保记录的完整性和连续性。2.收集的记录应保持整洁、无破损，如有破损或缺失，应及时查明原因并进行补充或修复。（三）整理要求1.档案管理部门收到生产记录后，应按照档案管理的要求进行整理。首先对记录进行分类，然后按照时间顺序或批次顺序进行排列。2.整理过程中，应检查记录的填写是否规范、签字是否齐全，对不符合要求的记录应及时返回相关部门进行整改。五、生产记录档案的编号与存储（一）编号规则1.生产记录档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案管理和查找。2.编号格式为：[年份][部门代码][档案类别代码][流水号]。例如：20230101001，其中“2023”表示年份，“01”表示生产部门代码，“01”表示生产计划档案类别代码，“001”表示流水号。3.部门代码和档案类别代码应根据公司实际情况进行统一编制，并在档案管理系统中进行维护。（二）存储方式1.生产记录档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，并进行定期备份。电子档案应按照档案编号进行分类存储，同时建立相应的索引目录，便于快速检索。（三）存储环境要求1.档案存储场所应保持干燥、通风、清洁，温度和湿度应符合档案保管要求。2.档案柜应定期进行检查和维护，防止档案受潮、发霉、虫蛀等情况发生。六、生产记录档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅生产记录档案时，应填写《生产记录档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理部门应根据申请表的内容，提供相应的档案，并做好查阅登记。查阅人员应在指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅生产记录档案的，应填写《生产记录档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。借阅期满后，应按时归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。（三）查阅与借阅记录档案管理部门应建立生产记录档案查阅与借阅登记台账，详细记录查阅和借阅的时间、人员、内容、期限等信息，以便对档案的使用情况进行跟踪和管理。七、生产记录档案的保密与销毁（一）保密规定1.生产记录档案涉及公司的商业秘密、技术秘密和生产经营信息，相关人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.查阅和借阅档案的人员应妥善保管档案，不得在非规定场所谈论档案内容，不得向无关人员透露档案信息。（二）销毁规定1.生产记录档案应根据其保存期限进行定期清理，对于超过保存期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填写《生产记录档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经档案管理部门负责人、财务部门负责人和公司分管领导签字批准。3.档案