煤矿生产材料管理制度

PAGE煤矿生产材料管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿生产材料管理，规范材料采购、供应、使用、储备等环节的行为，确保生产正常进行，降低生产成本，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于煤矿企业内部涉及生产材料管理的各部门、各岗位及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规以及煤炭行业标准，确保材料管理活动合法合规。2.计划性原则：根据煤矿生产计划，科学合理地制定材料采购计划，避免盲目采购和浪费。3.经济性原则：在保证材料质量的前提下，努力降低采购成本、运输成本和库存成本，提高资金使用效率。4.责任性原则：明确各部门、各岗位在材料管理中的职责，做到责任到人，奖惩分明。二、管理职责（一）物资管理部门1.负责制定和完善煤矿生产材料管理制度，并组织实施。2.汇总各部门的材料需求计划，结合生产计划，编制年度、月度材料采购计划。3.负责材料供应商的开发、选择、评估和管理，建立合格供应商名录。4.组织材料的采购、验收、入库、存储、发放等工作，确保材料供应及时、质量合格。5.定期对库存材料进行盘点，掌握库存动态，及时处理积压、报废材料。6.负责与财务部门核对材料账目，提供准确的材料成本核算数据。（二）生产部门1.根据生产计划，提前向物资管理部门提交详细的材料需求计划，明确材料的规格、型号、数量等要求。2.负责本部门生产材料的领用、使用管理，合理安排材料的投放和消耗，提高材料利用率。3.协助物资管理部门做好库存盘点工作，提供实际使用情况的相关信息。4.对生产过程中出现的材料浪费、不合理消耗等问题进行分析和整改，提出改进措施。（三）技术部门1.参与制定材料消耗定额，为物资管理部门编制采购计划提供技术支持。2.负责审核材料的规格、型号等技术要求，确保采购的材料符合生产技术需要。3.对新材料、新技术的应用进行研究和评估，为材料管理提供技术指导。（四）财务部门1.负责审核材料采购计划和费用预算，确保资金合理使用。2.对材料采购、库存等环节的财务收支进行核算和监督，定期与物资管理部门核对账目。3.参与材料成本的分析和控制工作，提供财务数据支持。（五）使用部门1.严格按照规定领用材料，妥善保管和使用，不得擅自转借、挪用或浪费。2.及时反馈材料在使用过程中出现的质量问题或其他异常情况。3.配合物资管理部门做好材料盘点工作，提供真实的使用情况记录。三、采购管理（一）采购计划编制1.各部门应根据年度生产计划、月度生产任务以及设备检修计划等，提前向物资管理部门提交材料需求计划。需求计划应详细注明材料名称、规格型号（含技术参数）、数量、预计到货时间等信息。2.物资管理部门接到各部门的需求计划后，进行汇总、分析和平衡。结合库存情况，考虑合理的安全储备量，并参考市场供应情况、价格走势等因素，编制年度、月度材料采购计划。采购计划应明确采购材料的具体品种、数量、到货时间等，并报矿领导审批。3.采购计划如因生产任务调整、设备改造等原因需要变更时，相关部门应及时通知物资管理部门，物资管理部门根据实际情况对采购计划进行相应调整，并重新履行审批手续。（二）供应商选择与管理1.物资管理部门应建立供应商开发机制，通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商自荐、行业推荐、网络搜索等。对潜在供应商进行初步筛选，确定符合基本条件的供应商名单。2.组织相关部门对潜在供应商进行实地考察和评估，考察内容包括供应商的生产能力、质量控制体系、信誉状况、价格水平、售后服务等方面。根据考察结果，对供应商进行综合评分，选择得分较高的供应商作为合格供应商，并建立合格供应商名录。3.定期对合格供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。对于评价不合格的供应商，及时采取警告、暂停合作、取消资格等措施，并在合格供应商名录中予以剔除。同时，根据评价结果对供应商进行动态调整，不断优化供应商队伍。4.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括材料规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，应严格按照合同约定执行，确保双方权益得到保障。（三）采购实施1.根据批准的采购计划，物资管理部门按照采购流程组织采购活动。对于批量较大、金额较高的重要材料采购项目，应采用招标、询价、竞争性谈判等方式进行采购；对于一般性材料采购项目，可采用直接采购等方式。2.在采购过程中，采购人员应严格遵守采购纪律，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。要充分了解市场行情，与供应商进行充分沟通和协商，争取最优惠的采购价格和条件。3.采购人员应及时跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。对于采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量不符等，应及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决问题，并向相关部门汇报。4.采购完成后，采购人员应及时整理采购文件，包括采购合同、发票、验收报告等，并移交物资管理部门进行归档保存。四．验收管理（一）验收准备1.物资管理部门在材料到货前，应通知相关部门做好验收准备工作。验收人员应熟悉材料的规格、型号、数量、质量标准等要求，准备好必要的验收工具和场地。2.对于大型设备、重要材料等，应组织相关技术人员、质量管理人员等共同参与验收工作。验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉验收流程和标准。（二）验收程序1.材料到货后，采购人员应及时通知物资管理部门进行验收。验收人员首先核对到货材料的名称、规格型号、数量等是否与采购合同一致，检查外包装是否完好。2.按照质量标准对材料进行检验，可采用抽检、全检等方式。对于重要材料和关键零部件，应进行严格的质量检验，确保其质量符合要求。检验内容包括材料的外观质量、尺寸精度、物理性能、化学性能等方面。3.对验收合格的材料，验收人员应填写验收报告，注明验收日期、验收人员、材料名称、规格型号、数量、质量状况等信息，并签字确认。验收报告一式多份，分别由物资管理部门、财务部门、使用部门等留存。4.对于验收不合格的材料，验收人员应及时通知采购人员与供应商联系，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。同时，应做好不合格材料的标识和隔离工作，防止其混入合格材料中。（三）验收记录与档案管理1.物资管理部门应建立完善的验收记录档案，将每次验收的相关资料进行整理归档，包括验收报告、检验记录、质量证明文件、采购合同等。验收记录档案应妥善保管，便于查询和追溯。2.定期对验收记录档案进行整理和分析，总结验收工作中存在的问题和经验教训，不断完善验收管理制度和流程。五、库存管理（一）库存规划1.根据煤矿生产特点和材料消耗规律，结合采购周期、运输条件等因素，合理确定各类材料的安全储备量和最高储备量。安全储备量应能够满足生产过程中的突发需求，最高储备量应避免材料积压。2.按照材料的类别、用途、规格型号等进行分类存放，设置明显的标识牌，便于识别和查找。同时，要合理规划库存空间，保证材料存放整齐、有序，便于搬运和盘点。（二）库存盘点1.物资管理部门应定期组织库存盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般分为月度小盘点、季度大盘点等。盘点前，应制定详细的盘点计划，并通知相关部门做好准备工作。2.盘点人员应认真核对库存材料的实际数量与账目记录是否一致，检查材料的质量状况、存放位置等是否符合要求。对于盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，并填写盘点报告。3.根据盘点结果，编制库存盘点报表，详细列出各类材料的账实差异情况。物资管理部门应会同财务部门对盘点报表进行分析和审核，针对盘盈、盘亏等情况提出处理意见，并报矿领导审批。4.对于盘盈的材料，应查明原因后入账；对于盘亏的材料，属于正常损耗的，经批准后核销；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任，并要求其赔偿损失。对于毁损的材料，应根据其损坏程度进行评估，确定是否可修复使用或报废处理。（三）库存控制1.物资管理部门应密切关注库存动态，及时掌握各类材料的库存数量、出入库情况等信息。对于库存积压或长期闲置的材料，应及时进行清理和处理，可采取降价销售、调剂使用、报废等方式，减少库存资金占用。2.加强库存安全管理，制定库存安全管理制度，明确库存管理人员的职责。做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保库存材料的安全完好。3.建立库存预警机制，设定各类材料的库存预警线。当库存数量接近或低于预警线时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施，如采购补货、调整生产计划等，避免因库存不足影响生产。六、发放管理（一）领用流程1.使用部门根据生产需要，填写材料领用单，注明材料名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.领用单提交至物资管理部门，物资管理部门仓库管理人员根据领用单进行审核，确认库存有足够数量且符合领用条件后，办理材料发放手续。3.仓库管理人员按照领用单上的数量发放材料，并在领用单上签字确认。同时，更新库存台账，记录材料的发放情况。4.领用人员领取材料后，应妥善保管，不得随意丢弃或转借他人。如发现材料有质量问题或其他异常情况，应及时反馈给物资管理部门。（二）限额领料1.对于主要生产材料，实行限额领料制度。物资管理部门根据生产任务和材料消耗定额，确定各部门、各生产环节的材料领用限额。2.各部门应严格按照限额领料制度进行领料，不得超限额领用材料。如因生产任务调整等原因需要增加领料量，应提前办理相关审批手续。3.物资管理部门定期对各部门的限额领料执行情况进行检查和统计分析，对于超限额领料的部门，要查明原因，采取相应的措施进行处理，如限制下次领料量、要求说明原因并提出整改措施等。（三）退料管理1.对于生产过程中剩余的材料、不再使用的材料或因质量问题退回的材料，使用部门应及时办理退料手续。退料时，应填写退料单，注明退料原因、材料名称、规格型号、数量等信息，并经部门负责人签字。2.物资管理部门仓库管理人员对退料进行验收，核对退料的名称、规格型号、数量等是否与退料单一致，检查材料的质量状况是否符合要求。验收合格后，办理退料入库手续，并更新库存台账。3.对于因工程变更、设计修改等原因导致已领用材料不再使用的情况，相关部门应及时组织退料，避免材料浪费。七、成本核算与分析（一）成本核算1.财务部门负责煤矿生产材料成本的核算工作，按照规定的会计核算方法和成本核算对象，准确归集和分配材料采购成本、运输成本、库存成本等费用。2.材料采购成本应包括材料的购买价格、运输费用、装卸费用、保险费用等直接成本以及采购过程中发生的其他相关费用。库存成本应包括库存材料占用的资金利息、仓储费用、损耗等。3.财务部门定期编制材料成本报表，反映各类材料的采购成本、消耗成本、库存成本等情况。成本报表应数据准确、内容完整，并及时报送相关部门和领导。（二）成本分析1.物资管理部门、财务部门等应定期对煤矿生产材料成本进行分析，分析内容包括材料采购价格变动情况、采购成本构成分析、库存成本分析、材料消耗情况分析等。2.通过成本分析，找出成本管理中存在的问题和薄弱环节，如采购价格过高、库存积压、材料浪费等，并深入分析原因。3.根据成本分析结果，提出降低成本的措施和建议，如优化采购渠道、加强库存管理、提高材料利用率等。相关部门应根据提出的措施和建议，制定具体的实施方案，并组织实施，不断降低煤矿生产材料成本。八、监督与考核（一）监督检查1.成立煤矿生产材料管理监督小组，成员包括物资管理部门、财务部门、审计部门等相关人员。监督小组定期对材料管理各环节进行监督检查，确保制度的有效执行。2.监督检查内容包括采购计划执行情况、供应商管理情况、验收工作质量、库存管理状况、发放管理是否规范、成本核算与分析是否准确等方面。3.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立煤矿生产材料管理考核评价体系，对各部门、各岗位在材料管理工作中的表现