生产不记录档案制度

PAGE生产不记录档案制度一、总则（一）目的为了规范公司生产过程中的记录管理，确保生产活动的可追溯性、准确性和合规性，特制定本档案制度。本制度旨在通过对生产过程中各类记录的有效管理，为公司的生产运营、质量控制、成本核算、风险管理以及法律法规遵循等提供有力支持，保障公司的正常运转和可持续发展。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与生产活动相关的部门和人员，包括但不限于生产车间、质量控制部门、设备管理部门、物资采购部门、仓储物流部门等。涵盖了从原材料采购、生产加工、成品检验到产品交付的整个生产流程。（三）基本原则1.真实性原则：生产记录应如实反映生产过程中的实际情况，不得虚构、篡改或隐瞒信息。2.完整性原则：涵盖生产活动的各个环节，确保记录无遗漏，能够全面反映生产过程的全貌。3.准确性原则：记录内容应准确无误，数据、信息等应真实可靠，避免模糊不清或歧义。4.及时性原则：生产记录应在规定的时间内及时填写和更新，确保信息的时效性。5.可追溯性原则：通过生产记录能够清晰追溯产品的生产过程、原材料来源、质量状况等相关信息。二、生产记录档案的分类与内容（一）原材料采购记录1.供应商信息：包括供应商名称、地址、联系方式、资质证明文件等。2.采购订单：记录采购的原材料名称、规格型号、数量、价格、交货日期等详细信息。3.进货检验报告：对采购原材料进行检验的结果记录，包括检验项目、标准要求、检验数据、判定结论等。（二）生产过程记录1.生产计划：明确生产任务、产品规格、数量、生产批次、生产时间安排等。2.设备运行记录：记录设备的启动时间、停机时间、运行参数（如温度、压力、转速等）、维护保养情况等。3.人员操作记录：记录操作人员姓名、岗位、操作时间、操作内容、操作结果等。4.工艺执行记录：详细记录生产过程中所执行的工艺参数、工艺流程、工艺变更情况等。5.质量检验记录：在生产过程中对半成品、成品进行质量检验的记录，包括检验项目、检验方法、检验数据、检验人员等。（三）设备维护记录1.设备维修记录：记录设备故障发生时间、故障现象、维修措施、维修人员、维修时间等。2.设备保养记录：按照设备保养计划，记录保养日期、保养内容、保养人员等。3.设备校准记录：对设备进行校准的记录，包括校准时间、校准机构、校准结果等。（四）质量控制记录1.质量体系运行记录：如内部审核记录、管理评审记录、质量方针目标实施记录等。2.不合格品记录：记录不合格品的名称、规格型号、数量、发现时间、不合格原因、处理措施等。3.质量改进记录：针对质量问题采取的改进措施及效果验证记录。（五）成品入库与出库记录1.成品入库记录：记录成品的入库日期、产品名称、规格型号、数量、生产批次、质量状况等。2.成品出库记录：记录成品的出库日期、客户名称、产品名称、规格型号、数量、发货方式等。三、生产记录档案的填写与要求（一）填写规范1.字迹清晰：记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，确保字迹清晰可辨，易于识别。2.内容完整：按照规定格式和要求，填写所有必填项目，不得遗漏重要信息。3.数据准确：记录中的数据应准确无误，如有修改，应采用规范的修改方式，如划改并签字确认。4.表述规范：使用规范的术语、符号和计量单位，避免使用模糊、歧义或不规范的表述。（二）填写时间要求1.实时填写：生产过程中的各项记录应在操作完成后及时填写，确保记录的及时性和准确性。2.定期汇总：相关部门应定期对生产记录进行汇总整理，如每日、每周或每月，确保记录的完整性和连贯性。（三）填写人员职责1.操作人员：负责填写本人在生产操作过程中的相关记录，对记录的真实性和准确性负责。2.检验人员：如实填写质量检验记录，确保检验数据和结论的可靠性。3.设备维护人员：认真记录设备维护保养情况，为设备的正常运行提供依据。四、生产记录档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：对于一些重要的原始记录，如手写的检验报告、设备维修记录等，应进行纸质存档。纸质档案应分类存放于专门的档案柜中，确保存放有序，便于查找。2.电子档案：利用电子文档管理系统，对生产记录进行电子化存储。电子档案应按照分类目录进行存储，建立清晰的索引结构，方便快速检索和查询。（二）存储地点1.纸质档案：应存放在安全、干燥、通风的档案室内，防止档案受潮、发霉、虫蛀等损坏。2.电子档案：存储服务器应具备可靠的硬件设施和数据备份系统，确保数据的安全性和稳定性。同时，应定期对电子档案进行备份，备份数据存储在异地存储设备或云端存储平台，以防止数据丢失。（三）保管期限1.一般生产记录：保存期限为[X]年，期满后经相关部门审批可进行销毁。2.涉及产品质量追溯、法律法规要求等重要记录：应长期保存，确保在需要时能够提供有效的追溯依据。（四）档案保管人员职责1.负责档案的整理、分类、编号、存储和保管工作：确保档案存放有序，易于查找，保证档案的完整性和安全性。2.定期对档案进行检查和盘点：发现档案有损坏、丢失等情况时，应及时报告并采取相应措施。3.严格执行档案借阅制度：对档案的借阅进行登记和审批，确保档案的借阅符合规定，按时归还。五、生产记录档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员：因工作需要，公司内部各部门人员可查阅与其工作相关的生产记录档案。查阅前应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案保管部门进行查阅。2.外部机构或人员：如政府监管部门、客户等需要查阅生产记录档案时，应按照法律法规要求，履行相应的审批手续。公司应指定专人负责接待和协助查阅工作，并对查阅过程进行监督。（二）借阅流程1.借阅申请：借阅人填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。2.审批：申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案保管部门负责人审批。档案保管部门负责人根据借阅情况进行审批，对于涉及重要机密或关键记录的借阅，应报公司高层领导批准。3.借阅登记：审批通过后，档案保管人员对借阅档案进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、预计归还日期等信息，并向借阅人发放档案。4.归还：借阅人应在规定的归还日期前归还档案。档案保管人员在收到归还的档案后，应进行认真核对，检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（三）查阅与借阅要求1.查阅人员应爱护档案：不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.借阅人员应妥善保管档案：不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如需复制档案，应按照规定办理相关手续。3.查阅和借阅档案应在指定地点进行：查阅人员不得将档案带出公司或档案保管部门指定的查阅区域。六、生产记录档案的销毁（一）销毁条件1.保管期限届满：对于已达到保管期限且无需继续保存的生产记录档案，可进行销毁。2.档案内容无效或已失去保存价值：如因生产工艺变更、产品停产等原因，导致相关记录不再具有实际意义的，经评估后可进行销毁。（二）销毁流程1.提出申请：档案保管部门根据档案的保管期限和实际情况，提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.审批：申请表经档案保管部门负责人审核签字后，报公司管理层审批。公司管理层应根据档案的重要性和影响范围，进行综合评估后做出销毁决定。3.销毁实施：经批准后，档案保管部门应指定专人负责档案销毁工作。销毁过程应进行现场监督，确保档案被彻底销毁，防止档案信息泄露。4.销毁记录：对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、执行人员等信息，并由监督人员和执行人员签字确认。销毁记录应与档案销毁申请表一同保存，以备查考。七、监督与考核（一）监督机制1.内部审计：公司内部审计部门定期对生产记录档案制度的执行情况进行审计，检查档案的填写、存储、保管、查阅、借阅和销毁等环节是否符合规定要求。2.日常检查：各部门负责人应定期对本部门的生产记录档案管理情况进行检查，确保记录的完整性和准确性。档案保管部门应加强对档案管理工作的日常监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）考核办法1.建立考核指标体系：将生产记录档案管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系，考核指标包括档案填写的规范性、完整性、及时性，档案存储保管的安全性，查阅借阅的合规性，销毁工作的准确性等。2.奖惩措施：对于在生产记录档案管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于违反本制度规定的行为，视情节轻重给予警告、罚款、绩效扣分等处罚，情节