生产档案制度

PAGE生产档案制度一、总则（一）目的为加强公司生产档案管理，确保生产过程中各类文件、资料的完整性、准确性和可追溯性，规范生产活动，提高生产管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与生产活动相关的部门、车间及人员，包括但不限于生产计划、工艺设计、质量控制、设备维护、物料管理等环节所产生的各类档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：生产档案应如实反映生产活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖生产过程的各个方面，保证档案资料的全面性和系统性，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案记录应准确无误，数据、文字等应清晰、明确，避免模糊或歧义。4.及时性原则：生产活动中产生的档案应及时整理、归档，确保档案信息的时效性。5.保密性原则：对于涉及公司机密的生产档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、生产档案的分类与编号（一）分类1.生产计划档案：包括年度、季度、月度生产计划，生产任务安排，订单信息等。2.工艺技术档案：工艺流程图、操作规程、工艺变更记录等。3.质量控制档案：质量标准、检验报告、质量事故处理记录等。4.设备管理档案：设备台账、维护保养记录卡、设备故障维修记录等。5.物料管理档案：原材料采购合同、物料出入库记录、库存盘点表等。6.人员档案：生产人员基本信息、培训记录、绩效考核资料等。7.安全生产档案：安全操作规程、安全检查记录、事故应急预案等。8.其他档案：与生产活动相关的其他文件、资料，如会议纪要、技术交流资料等。（二）编号为便于生产档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，例如：2023SJ001，其中“2023”表示年份，“SJ”表示生产计划档案类别代码，“001”为流水号。具体类别代码如下：1.生产计划档案（SJ）2.工艺技术档案（GY）3.质量控制档案（ZL）4.设备管理档案（SB）5.物料管理档案（WL）6.人员档案（RY）7.安全生产档案（AQ）8.其他档案（QT）三、生产档案的形成与收集（一）形成1.各部门、车间在生产活动中应按照相关规定和流程及时形成各类档案资料。文件起草人应确保文件内容准确、完整、规范，签字确认后提交部门负责人审核。2.涉及多个部门的生产文件，由主办部门负责起草，相关部门会签后形成正式文件。3.生产过程中的各类记录应实时填写，做到字迹清晰、内容详实，不得随意涂改。如确需修改，应在修改处签字并注明修改日期。（二）收集1.各部门指定专人负责生产档案的收集工作，定期对本部门产生的档案资料进行整理、分类，确保无遗漏。2.对于外来文件，如供应商提供的技术资料、质量证明文件等，由相关接收部门负责收集，并进行登记、编号。3.在生产活动结束后，相关部门应及时将整理好的档案资料移交至档案管理部门。移交时，双方应办理交接手续，填写《生产档案移交清单》，明确档案名称、数量、移交日期等信息。四、生产档案的整理与归档（一）整理1.档案管理部门收到移交的生产档案后，应按照分类标准对档案进行进一步整理。去除重复、无效的文件，对破损、褪色的文件进行修复或复制。2.对每份档案进行编号，并编制相应的目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源等信息，以便于查询和检索。3.将同一类别的档案按照时间顺序或重要程度进行排列，确保档案排列有序。（二）归档1.根据整理后的档案，按照编号顺序将档案装入档案盒或文件夹，并在盒（夹）面上标明档案类别、编号范围和年度。2.在档案盒（夹）内设置档案目录索引，方便快速查找档案。3.将归档后的生产档案存放在专门的档案库房中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保存。五、生产档案的保管期限（一）永久保管1.涉及公司核心技术、商业机密且具有重大历史价值和长期利用价值的生产档案，如公司独特的生产工艺文件、长期合作的重要客户订单资料等，应永久保管。2.公司设立、变更、终止等重要文件，如公司章程、营业执照、税务登记证等相关档案，需永久保存。（二）定期保管1.30年保管期限：生产计划、工艺技术、质量控制等方面的重要文件，如年度生产总结报告、关键工艺变更记录、重大质量事故分析报告等，保管期限为30年。2.10年保管期限：一般性的生产记录、设备维护保养记录、物料出入库记录等，保管期限为10年。（三）保管期限的确定与调整1.档案管理部门应根据档案的性质、重要程度、历史价值等因素，会同相关部门共同确定档案的保管期限。2.在档案保管过程中，如发现某些档案因特殊原因需要延长或缩短保管期限，应由档案管理部门提出申请，经公司主管领导批准后进行调整。六、生产档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅生产档案，应填写《生产档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应对查阅人员进行登记，记录查阅时间、档案名称、查阅人等信息。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏。如需复印部分档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅生产档案的，借阅人应填写《生产档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人审核，公司主管领导批准后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅档案进行编号登记，注明借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上进行任何形式的批注或修改。归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。七、生产档案的保密与安全（一）保密1.接触生产档案的人员应严格遵守公司保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的档案予以保密。2.在档案查阅、借阅过程中，如发现档案中有保密信息，查阅或借阅人员应按照保密规定进行处理，不得擅自传播或泄露。3.对于因工作需要必须对外提供部分生产档案信息的，应按照公司对外信息披露管理规定，履行审批手续，确保信息安全。（二）安全1.档案管理部门应加强档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。2.建立档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。3.定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案保管过程中存在的问题，确保档案的安全完整。如发生档案丢失、损坏、泄密等安全事故，应立即采取措施进行补救，并按照公司相关规定追究责任。八、生产档案的销毁（一）销毁条件1.生产档案保管期满，且已无继续保存价值的，可按照本制度规定进行销毁。2.因公司业务调整、技术更新等原因，某些档案不再具有使用价值，经相关部门鉴定后，可予以销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，编制《生产档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.将《生产档案销毁清单》提交公司主管领导审批，经批准后，由档案管理部门会同相关部门共同实施销毁。3.销