生产企业单据管理制度

PAGE生产企业单据管理制度一、总则（一）目的为加强生产企业单据管理，规范单据的填制、传递、审核、保管等流程，确保生产经营活动中各类业务信息的准确记录和有效流转，提高企业管理效率，保障财务数据的真实性、完整性和及时性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本生产企业各部门涉及的各类单据管理，包括但不限于采购订单、生产工单、领料单、入库单、销售订单、发货单、发票等。（三）基本原则1.合法性原则：单据的管理应符合国家法律法规及相关行业规定，确保单据的取得、使用和保管合法合规。2.准确性原则：单据内容应真实、准确地反映业务实际情况，数据填写规范、清晰，避免错误和遗漏。3.完整性原则：各类单据应具备完整的要素，包括日期、编号、业务内容、金额、经办人员签字等，确保单据能够全面记录业务信息。4.及时性原则：单据应在业务发生时及时填制，并按照规定的流程及时传递、审核和处理，不得积压延误。5.保密性原则：涉及企业商业秘密和敏感信息的单据，应严格保密，防止信息泄露。二、单据的分类及定义（一）采购类单据1.采购订单：企业向供应商发出的订购货物或服务的书面文件，明确采购的品种、规格、数量、价格、交货日期等条款。2.采购发票：供应商开具的证明采购业务发生的凭证，包括增值税专用发票、普通发票等，是企业进行账务处理和税务抵扣的重要依据。3.收货单：记录所采购货物实际收到情况的单据，由仓库保管人员签收，注明货物的名称、规格、数量、质量等信息。（二）生产类单据1.生产工单：下达生产任务的指令性文件，明确产品的型号、规格、数量、生产工艺、生产部门、预计开工日期和完工日期等内容。2.领料单：生产部门根据生产工单填写的领取原材料及辅助材料的单据，注明领料的品种、规格、数量、用途等信息。3.生产进度跟踪表：用于记录产品在生产过程中各工序的实际完成情况、工时消耗、质量检验结果等信息的表格，以便及时掌握生产进度。（三）销售类单据1.销售订单：企业与客户签订的销售货物或提供服务的协议，明确销售的产品或服务的品种、规格、数量、价格、交货日期、付款方式等条款。2.发货单：企业向客户发货时开具的单据，注明发货的产品或服务的名称、规格、数量、客户名称、发货日期等信息，作为货物已发出的证明。3.销售发票：企业向客户开具的确认销售收入的凭证，包括增值税专用发票、普通发票等，是企业进行账务处理和税务申报的重要依据。（四）库存类单据1.入库单：记录货物验收入库情况的单据，由仓库保管人员根据收货单填制，注明入库货物的名称、规格、数量、来源等信息。2.出库单：记录货物发出情况的单据，包括销售出库、生产领料出库、其他出库等，注明出库货物的名称、规格、数量、去向等信息。3.库存盘点表：定期对库存货物进行盘点后编制的表格，反映库存货物的实际数量、账面数量、盘盈盘亏情况等信息。（五）其他类单据1.费用报销单：员工因公务支出费用后填写的报销申请单据，注明费用的类别、金额、事由、报销日期等信息，并附上相关的发票、收据等原始凭证。2.借款单：员工因公务需要向企业借款时填写的单据，注明借款金额、借款事由、预计还款日期等信息。3.内部审批单：用于企业内部各类审批事项的单据，如费用报销审批、采购审批、销售合同审批等，记录审批流程和审批意见。三、单据的填制要求（一）基本要求1.单据应使用蓝黑墨水或碳素墨水填写，不得使用铅笔、圆珠笔（银行复写账簿除外）。2.填写内容应清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖补。如有错误，应按照规定的方法进行更正，并加盖更正人员的印章或签字。3.单据上的各项内容应填写齐全，不得遗漏。（二）具体要求1.日期：填写业务发生的实际日期，年、月、日应填写完整，不得简写。2.编号：各类单据应按照规定的编号规则进行编号，确保编号的唯一性和连续性。编号应填写在单据的指定位置，不得空缺或重复。3.业务内容：详细、准确地描述业务的性质、内容、数量、金额等信息，不得模糊不清或含混表述。4.金额：填写大小写金额，且大小写金额必须一致。金额数字的填写应规范，符合财务会计制度的要求。5.经办人员签字：由直接经办业务的人员签字确认，以明确责任。签字应清晰可辨，不得代签。四、单据的传递流程（一）采购类单据传递流程1.采购订单：采购部门根据采购需求填制采购订单，经采购部门负责人审核后，加盖企业公章或合同专用章，一份留存采购部门，一份交供应商，一份交财务部门作为付款依据（如有预付款项）。2.采购发票：供应商将采购发票开具后，先交采购部门核对发票内容与采购订单是否一致。核对无误后，采购部门填写发票传递单，注明发票号码、金额、供应商名称等信息，连同发票一并交财务部门进行账务处理和税务认证。3.收货单：货物到达企业后，仓库保管人员根据送货单验收货物，并填写收货单。收货单一式多联，仓库留存一联，一联交采购部门核对货物数量与采购订单是否相符，一联交财务部门作为入账依据。采购部门核对后，将收货单传递给财务部门。（二）生产类单据传递流程1.生产工单：生产计划部门根据销售订单、库存情况等制定生产计划，并下达生产工单。生产工单一式多联，生产计划部门留存一联，一联交生产部门作为生产依据，一联交仓库作为领料依据，一联交财务部门作为成本核算依据。2.领料单：生产部门根据生产工单填写领料单，注明领料的品种、规格、数量、用途等信息。领料单一式多联，生产部门留存一联，一联交仓库作为发货依据，一联交财务部门作为成本核算依据。仓库根据领料单发料后，将领料单传递给财务部门。3.生产进度跟踪表：生产车间在生产过程中，按照规定的时间间隔填写生产进度跟踪表，记录产品在各工序的实际完成情况、工时消耗、质量检验结果等信息。生产进度跟踪表一式多联，生产车间留存一联，一联交生产计划部门进行生产进度监控，一联交财务部门作为成本核算和进度分析依据。（三）销售类单据传递流程1.销售订单：销售部门与客户签订销售订单后，销售订单一式多联，销售部门留存一联，一联交生产计划部门安排生产，一联交仓库作为备货依据，一联交财务部门作为销售核算依据。2.发货单：仓库根据销售订单和生产进度备货后，开具发货单。发货单一式多联，仓库留存一联，一联交运输部门作为发货依据，一联交销售部门作为货物已发出的证明，一联交财务部门作为销售收入确认的依据。运输部门发货后，将发货单传递给财务部门。3.销售发票：财务部门根据发货单和销售订单开具销售发票。销售发票一式多联，一联交客户，一联交财务部门留存作为记账凭证，一联交税务部门作为纳税申报依据。（四）库存类单据传递流程1.入库单：仓库保管人员根据收货单填制入库单，注明入库货物的名称、规格、数量、来源等信息。入库单一式多联，仓库留存一联，一联交采购部门核对入库情况，一联交财务部门作为存货增加的记账依据。采购部门核对后，将入库单传递给财务部门。2.出库单：仓库根据领料单、发货单等开具出库单，注明出库货物的名称、规格、数量、去向等信息。出库单一式多联，仓库留存一联，一联交领料部门或客户作为领用或收货证明，一联交财务部门作为存货减少的记账依据。财务部门根据出库单进行成本核算和账务处理。3.库存盘点表：仓库定期对库存货物进行盘点，编制库存盘点表。库存盘点表一式多联，仓库留存一联，一联交财务部门作为账实核对和调整存货账务的依据。财务部门根据库存盘点表进行存货清查和账务处理。（五）其他类单据传递流程1.费用报销单：员工填写费用报销单，注明费用的类别、金额、事由、报销日期等信息，并附上相关的发票、收据等原始凭证。费用报销单先由部门负责人审核签字，再交财务部门审核。财务部门审核通过后，交企业负责人审批。审批通过后，财务部门予以报销付款。2.借款单：员工填写借款单，注明借款金额、借款事由、预计还款日期等信息。借款单先由部门负责人审核签字，再交财务部门审核。财务部门审核通过后，交企业负责人审批。审批通过后，财务部门支付借款。员工还款时，填写还款单，交财务部门核销借款。3.内部审批单：根据不同的审批事项，由相关业务部门或人员发起内部审批单，按照规定的审批流程依次进行审批。审批完成后，内部审批单交相关部门或人员留存，作为业务办理的依据和记录。五、单据的审核（一）审核职责分工1.采购类单据审核：采购部门负责审核采购订单的合理性和准确性，财务部门负责审核采购发票的合法性、真实性和与采购订单的一致性。2.生产类单据审核：生产计划部门负责审核生产工单的合理性和可行性，生产部门负责审核领料单的真实性和准确性，财务部门负责审核生产进度跟踪表的完整性以及与生产工单、领料单的关联性。3.销售类单据审核：销售部门负责审核销售订单的条款合理性和客户信用情况，财务部门负责审核销售发票的开具是否符合税务规定以及与销售订单、发货单的一致性。4.库存类单据审核：仓库保管人员负责审核入库单和出库单的货物数量准确性，财务部门负责审核库存盘点表的账实相符情况以及存货成本核算的准确性。5.其他类单据审核：部门负责人负责审核费用报销单和借款单的合理性和真实性，财务部门负责审核费用报销单和借款单的合规性以及与相关制度的符合情况。（二）审核内容1.合法性审核：审核单据的取得、使用和保管是否符合国家法律法规及相关行业规定，是否存在违法违规行为。2.真实性审核：审核单据所记录的业务是否真实发生，相关业务内容、金额、数量等信息是否与实际情况相符，防止虚假单据。3.准确性审核：审核单据填写的内容是否准确无误,数据计算是否正确，编号是否连续，签字是否齐全等。4.完整性审核：审核单据是否具备完整的要素，各项内容是否填写齐全，相关附件是否完整。5.关联性审核：审核单据之间的逻辑关系是否清晰，是否相互印证，如采购订单与采购发票、收货单之间，生产工单与领料单、生产进度跟踪表之间，销售订单与发货单、销售发票之间等。（三）审核流程1.经办人员将填制好的单据提交给本部门负责人进行初步审核。部门负责人应在规定的时间内完成审核，并签署审核意见。2.经过部门负责人审核后的单据，按照规定的传递流程流转到相关审核部门。审核部门应在收到单据后的规定时间内进行审核，并签署审核意见。3.对于审核中发现的问题，审核部门应及时与经办人员沟通，要求其进行更正或补充相关资料。经办人员应在规定的时间内完成整改，并重新提交审核。4.所有审核通过的单据，按照规定的流程进行后续处理，如入账、付款、归档等。审核未通过的单据，不得进行后续处理，应返回经办人员重新办理。六、单据的保管（一）保管责任1.各部门负责本部门所产生和使用单据的保管工作，指定专人负责单据的收集、整理、归档和保管。2.财务部门负责对涉及财务核算和税务处理的单据进行统一保管，并按照会计档案管理的要求进行整理、归档和存放。（二）保管期限1.一般情况下，单据的保管期限为[X]年。对于涉及重要经济业务、税务事项、法律纠纷等的单据，应按照国家法律法规和相关规定延长保管期限。2.保管期限届满后，经企业负责人批准，按照规定的程序进行销毁。销毁时应进行登记，记录销毁的单据名称、数量、日期等信息，并由监销人员签字确认。（三）保管方式1.单据应分类存放，按照编号顺序或业务类别进行整理，便于查找和核对。2.对于纸质单据，应存放在专用的档案柜中，确保存放环境干燥、通风、防火、防潮、防虫。3.对于电子单据，应进行备份存储，并按照规定的格式和命名规则进行分类保存。备份存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.建立单据保管台账，详细记录单据的种类、编号、日期、来源、去向、保管期限等信息，以便对单据的保管情况进行跟踪和查询。七、单据的查询与调阅（一）查询权限1.各部门内部人员因工作需要查询本部门所产生和保管的单据，应向本部门单据保管责任人提出申请，经批准后进行查询。2.财务部门人员因财务核算、审计、税务申报等工作需要查询涉及财务相关的单据，可直接在财务部门内部进行查询。如需查询其他部门的单据，应向相关部门提出申请，经批准后进行查询。3.企业外部人员（如审计机构、税务机关、司法机关等）因工作需要查询企业单据，应按照国家法律法规和相关规定办理正式的查询手续，经企业负责人批准后，由财务部门或相关部门配合提供查询服务。（二）调阅程序1.因工作需要调阅单据的人员，应填写调阅申请单，注明调阅单据的名称、编号、调阅原因、调阅期限等信息。2.调阅申请单经所在部门负责人审核后，交单据保管部门负责人审批。审批通过后，单据保管部门