生产文件资料管理制度

PAGE生产文件资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产文件资料的管理，确保文件资料的完整性、准确性、规范性和可追溯性，保障生产活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与生产相关的文件资料，包括但不限于生产工艺文件、操作规程、质量标准、设备维护手册、生产记录、图纸等。（三）职责分工1.生产管理部门负责生产文件资料的归口管理，制定和修订相关管理制度。组织生产文件资料的编制、审核、批准、发放、回收和销毁等工作。定期对生产文件资料进行整理、归档和保管，确保文件资料的完整性和可查阅性。2.各生产车间负责本车间生产文件资料的使用、保管和维护，确保文件资料的正确使用和完好无损。及时反馈生产文件资料在使用过程中存在的问题，并配合生产管理部门进行修订和完善。3.质量控制部门负责对生产文件资料中与质量相关的内容进行审核，确保文件资料符合质量标准和法规要求。参与生产文件资料的评审和修订工作，提供质量方面的专业意见和建议。4.其他相关部门根据各自职责，配合做好生产文件资料的管理工作，如提供相关数据、信息等。（四）基本原则1.合法性原则：生产文件资料必须符合国家法律法规、行业标准以及公司内部的规章制度。2.准确性原则：文件资料的内容应准确无误，数据真实可靠，避免模糊不清或歧义性的表述。3.规范性原则：文件资料的格式、编号、字体、排版等应符合统一的规范要求，便于识别和管理。4.完整性原则：涵盖生产活动的各个环节，包括从原材料采购到产品交付的全过程，确保文件资料不缺失。5.可追溯性原则：能够清晰地反映生产过程中的各项活动和决策依据，便于对生产过程进行追溯和查询。二、文件资料的分类与编号（一）分类1.生产工艺文件：包括工艺流程、工艺参数、操作规程等，指导生产过程的具体操作。2.质量文件：如质量标准、检验规范、质量控制计划等，确保产品质量符合要求。3.设备文件：设备维护手册、操作规程、设备档案等，保障设备的正常运行。4.生产记录：生产过程中的各项记录，如生产日报表、检验记录、设备运行记录等，为生产管理和质量追溯提供依据。5.图纸：产品图纸、工艺图纸等，直观反映产品和工艺的设计要求。（二）编号1.编号规则应具有唯一性和系统性，便于文件资料的识别和管理。2.生产工艺文件编号：采用[工艺类别代码][年份][流水号]的形式，例如：GY2023001，其中GY表示工艺文件，2023表示年份，001表示流水号。3.质量文件编号：采用[质量类别代码][年份][流水号]，如ZL2023002，ZL为质量文件代码。4.设备文件编号：[设备类别代码][设备编号][年份][流水号]，例如：SB0012023003，SB为设备文件代码。5.生产记录编号：[记录类别代码][年份][月份][流水号]，如JC202305004，JC为生产记录代码。6.图纸编号：[图纸类别代码][产品型号或项目编号][版本号]，例如：TZ001A01，TZ为图纸代码。三、文件资料的编制与审核（一）编制要求1.内容应详细、具体，具有可操作性，能够准确指导生产活动。2.语言表达应清晰、简洁，避免使用生僻词汇和复杂句子结构。3.引用的数据和标准应准确无误，并注明出处。4.涉及多个部门或环节的文件资料，应明确各部门的职责和工作接口。（二）审核流程1.初稿完成后，编制部门应进行内部审核，确保文件资料的准确性和完整性。2.将审核后的文件资料提交相关部门进行会签，会签部门应认真审核文件资料中与本部门相关的内容，并提出意见和建议。3.生产管理部门对会签后的文件资料进行汇总整理，组织相关专家和管理人员进行评审，评审通过后报公司领导批准。四、文件资料的发放与回收（一）发放1.生产文件资料由生产管理部门统一发放，发放时应填写《文件资料发放登记表》，注明文件名称、编号、发放部门、领取人及发放日期等信息。2.领取人应在登记表上签字确认，确保文件资料的安全接收。3.对于重要的生产文件资料，应采取受控发放的方式，如设置专门的文件发放窗口，限制文件的领取范围和数量。（二）回收1.文件资料使用完毕后，使用部门应及时将文件资料归还生产管理部门，填写《文件资料回收登记表》。2.生产管理部门对回收的文件资料进行检查，如发现文件资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并进行处理。3.对于不再使用或已过期的文件资料，生产管理部门应按照规定进行回收和销毁。五、文件资料的保管与维护（一）保管要求1.生产文件资料应存放在专门的文件柜或档案室中，确保存放环境干燥、通风、安全，防止文件资料受潮、发霉、损坏或丢失。2.文件资料应分类存放，标识清晰，便于查找和取用。3.对于电子文件资料，应进行备份存储，并建立相应的电子文档管理系统，确保电子文件的安全性和可查阅性。（二）维护1.文件资料保管人员应定期对文件资料进行检查和整理，发现问题及时报告并进行处理。2.对于文件资料的破损、褪色等情况，应及时进行修复或更换。3.根据文件资料的使用频率和重要性，定期对文件资料进行盘点，确保文件资料的数量和完整性。六、文件资料的修订与废止（一）修订1.当生产工艺、质量标准、设备等发生变化时，相关部门应及时提出文件资料的修订需求。2.修订申请应填写《文件资料修订申请表》，说明修订的原因、内容和要求等。3.生产管理部门组织相关人员对修订申请进行审核，审核通过后按照文件资料的编制与审核流程进行修订。4.修订后的文件资料应及时发放给相关部门，并收回旧版文件资料，确保文件资料的一致性和有效性。（二）废止1.对于已不再适用或已被新文件资料替代的旧版文件资料，生产管理部门应及时进行废止处理。2.废止的文件资料应进行标识，并单独存放，防止误用作废文件资料。3.定期对废止的文件资料进行清理和销毁，销毁时应填写《文件资料销毁登记表》，注明销毁的文件名称、编号、数量等信息，并由相关人员签字确认。七、文件资料的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅生产文件资料时，应填写《文件资料查阅申请表》，注明查阅的文件名称、编号、查阅目的等信息。2.经所在部门负责人批准后，到生产管理部门指定地点查阅文件资料。查阅时应在规定的时间内归还，不得擅自复印、拍照或带出指定地点。3.对于涉及公司机密的文件资料，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露文件资料的内容。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅生产文件资料的，应填写《文件资料借阅申请表》，详细说明借阅的原因、期限和归还时间等。2.经生产管理部门负责人和公司分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的文件资料，不得转借他人，不得在文件资料上涂改、损坏或丢失。归还时，生产管理部门应对文件资料进行检查，如发现问题，应追究借阅人员的责任。八、文件资料的保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、生产工艺、客户信息等重要内容的生产文件资料。2.公司内部规定的其他需要保密的文件资料。（二）保密措施1.对保密文件资料进行标识，明确保密级别和保密期限。2.限制保密文件资料的接触范围，仅允许经过授权的人员查阅和使用。3.加强对保密文件资