食品生产文件管理制度

PAGE食品生产文件管理制度一、总则（一）目的为加强公司食品生产文件管理，确保文件的有效性、完整性和可追溯性，规范食品生产过程，保障食品安全，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司食品生产过程中涉及的各类文件，包括但不限于生产操作规程、质量标准、检验规范、记录表格、管理制度等。（三）职责分工1.文件管理部门负责文件的统一归口管理，包括文件的起草、审核、批准、发放、回收、归档、保管等工作。2.各部门负责本部门相关文件的编写、修订、执行和保管，并及时向文件管理部门提交文件的更新需求。3.质量部门负责对文件的执行情况进行监督检查，确保文件的有效实施，并对文件的适用性提出评估意见。（四）文件管理原则1.合法性原则文件内容必须符合国家法律法规和行业标准的要求，确保食品生产活动合法合规。2.准确性原则文件应准确反映食品生产过程和质量控制要求，避免模糊不清或歧义性表述。3.完整性原则文件应涵盖食品生产的各个环节，包括原材料采购、生产加工、包装储存、检验检测等，确保生产过程的全面管理。4.可追溯性原则文件应具备可追溯性，能够清晰记录食品生产过程中的各项信息，以便在需要时进行查询和追溯。5.动态管理原则根据法律法规、行业标准的更新以及公司生产经营的变化，及时对文件进行修订和完善，确保文件的有效性。二、文件的分类与编号（一）文件分类1.管理文件包括公司的各项管理制度、岗位职责、工作流程等，用于规范公司内部管理活动。2.技术文件涵盖生产操作规程、质量标准、检验规范、工艺流程图等，指导食品生产过程的具体操作和质量控制。3.记录文件如生产记录、检验记录、设备维护记录、人员培训记录等，用于记录食品生产过程中的各项活动和数据。（二）文件编号1.编号规则文件编号采用统一格式，由部门代码、文件类别代码、年份代码、流水号组成。例如：[部门代码][文件类别代码][年份代码][流水号]2.部门代码按照公司各部门的名称缩写确定，如生产部为“SC”，质量部为“ZL”，采购部为“CG”等。3.文件类别代码管理文件用“GL”表示，技术文件用“JS”表示，记录文件用“JL”表示。4.年份代码采用公元纪年的后两位数字表示，如2023年表示为“23”。5.流水号按照文件发布的先后顺序依次编排，从001开始。三、文件的起草与修订（一）起草要求1.内容准确起草人员应深入了解食品生产过程和相关要求，确保文件内容准确反映实际操作和管理需求。2.格式规范按照公司统一的文件格式要求进行起草，包括字体、字号、排版等，确保文件的规范性和一致性。3.引用标准文件中引用的法律法规、行业标准等应准确无误，并注明标准名称和版本号。（二）起草流程1.需求提出各部门根据工作需要，提出文件起草需求，填写《文件起草申请表》，详细说明文件的名称、目的、适用范围、主要内容等。2.审批《文件起草申请表》经部门负责人审核后，提交至文件管理部门。文件管理部门对申请进行评估，确定是否需要起草文件。如需起草，指定起草人员，并安排相关培训。3.起草起草人员按照要求进行文件起草工作，完成后提交至文件管理部门。（三）修订要求1.定期评审文件管理部门定期组织对现有文件进行评审，根据法律法规、行业标准的变化以及公司生产经营的实际情况，确定是否需要修订文件。2.及时修订当文件内容出现以下情况时，应及时进行修订：法律法规、行业标准发生变化；公司生产工艺、设备、原材料等发生重大变更；文件执行过程中发现存在问题或缺陷；其他需要修订文件的情况。3.修订流程修订流程与起草流程基本一致，由相关部门提出修订申请，经审批后由指定人员进行修订，修订完成后提交至文件管理部门审核。四、文件的审核与批准（一）审核1.部门审核文件起草完成后，首先由起草部门负责人进行审核，确保文件内容符合本部门的工作实际和要求，审核通过后提交至文件管理部门。2.归口审核文件管理部门对文件进行归口审核，重点审核文件的格式、编号、内容完整性、与其他文件的协调性等，审核通过后提交至相关领导审批。（二）批准1.一般文件批准一般性文件由公司分管领导批准发布。2.重要文件批准涉及食品安全关键环节、重大质量问题、公司战略决策等重要文件，需经公司总经理批准发布。五、文件的发放与回收（一）发放1.发放范围确定文件管理部门根据文件的适用范围，确定文件的发放部门和人员名单。2.发放方式文件发放采用纸质版和电子版相结合的方式。纸质版文件由文件管理部门统一打印、盖章后发放至各部门；电子版文件通过公司内部网络共享平台发送至相关人员邮箱。3.发放记录文件管理部门建立《文件发放登记表》，详细记录文件的发放日期、发放部门、发放人员、文件名称及编号等信息，确保文件发放的可追溯性。（二）回收1.回收原因当文件进行修订、作废或不再适用时，文件管理部门应及时通知相关部门和人员回收文件。2.回收方式纸质版文件由文件管理部门统一回收，电子版文件由相关人员自行删除或按照文件管理部门要求进行处理。3.回收记录文件管理部门建立《文件回收登记表》，记录文件的回收日期、回收部门、回收人员、文件名称及编号等信息。六、文件的归档与保管（一）归档要求1.及时归档文件管理部门应在文件发布或修订完成后，及时将文件进行归档，确保文件的完整性和可追溯性。2.分类归档按照文件的分类，将纸质版和电子版文件分别进行归档。纸质版文件应按照类别和编号顺序装订成册，存放于文件柜中；电子版文件应按照类别和年份建立文件夹，存储于公司指定的服务器或存储设备中。3.标识清晰归档文件应在文件封面或文件夹上标注文件名称、编号、类别、归档日期等信息，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管涉及食品安全法律法规、公司重要决策、长期有效的管理制度等文件，应永久保管。2.定期保管其他文件根据其重要性和使用频率，确定保管期限，一般为310年。保管期限届满后，经文件管理部门评估，确无保留价值的文件，可按照规定进行销毁。（三）保管环境1.纸质文件保管环境纸质文件应存放在干燥、通风、防火、防潮的文件柜中，避免文件受潮、发霉、损坏。2.电子文件保管环境电子文件应存储于安全可靠的服务器或存储设备中，定期进行备份，防止数据丢失。同时，应设置访问权限，确保文件的安全性和保密性。七、文件的查阅与借阅（一）查阅1.查阅范围公司内部人员因工作需要，可查阅与其工作相关的文件。2.查阅流程查阅人员填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等，经部门负责人批准后，到文件管理部门查阅文件。查阅过程中，查阅人员应遵守文件管理规定，不得擅自复印、拍照、涂改文件内容。3.查阅记录文件管理部门建立《文件查阅登记表》，记录查阅日期、查阅人员、查阅文件名称及编号、查阅目的等信息。（二）借阅1.借阅范围因特殊原因需要借阅文件的，应经文件管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅范围一般限于公司内部人员，外部单位或个人如需借阅，应按照公司相关规定办理审批手续。2.借阅流程借阅人员填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅期限、借阅用途等，经部门负责人和文件管理部门负责人批准后，到文件管理部门办理借阅手续。借阅人员应妥善保管借阅的文件，不得转借他人，不得在文件上进行任何形式的标记或损坏。借阅期限届满后，应及时归还文件。3.借阅记录文件管理部门建立《文件借阅登记表》，记录借阅日期、借阅人员、借阅文件名称及编号、借阅期限、归还日期等信息。八、文件的销毁（一）销毁条件1.文件保管期限届满，且确无保留价值；2.文件所涉及的事项已完成，且不再需要使用该文件；3.文件因法律法规、行业标准的变化或公司内部管理要求的调整，已被新的文件替代，且原文件不再适用。（二）销毁流程1.申请文件管理部门定期对到期或不再适用的文件进行清理，填写《文件销毁申请表》，注明文件的名称、编号、类别、数量、销毁原因等信息，提交至部门负责人审核。2.审批《文件销毁申请表》经部门负责人审核后，提交至公司分管领导审批。3.销毁实施经批准后，