安生生产档案归档制度

PAGE安生生产档案归档制度一、总则（一）目的为加强公司安全生产管理，规范安全生产档案归档工作，确保安全生产档案的完整性、准确性和系统性，为公司安全生产决策、管理和监督提供可靠依据，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各生产经营单位及所属各类工程项目在安全生产活动中形成的各类文件材料的归档管理。（三）基本原则1.真实性原则：归档的安全生产档案应如实反映安全生产活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集安全生产活动中产生的各类文件材料，保证档案资料的完整性，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案内容应准确无误，数据、文字表述等应符合规范要求，避免出现错误或歧义。4.系统性原则：按照一定的分类标准和逻辑顺序对档案进行整理归档，使其具有系统性，便于查找和利用。5.及时性原则：安全生产档案应及时形成、及时整理归档，确保档案的时效性。二、归档范围（一）安全生产法律法规及标准规范1.国家、地方及行业有关安全生产的法律法规、规章、规范性文件。2.安全生产相关的国家标准、行业标准、地方标准及企业内部标准。（二）安全生产管理文件1.公司安全生产方针、目标、规划、计划、总结、报告等。2.安全生产责任制、安全生产管理制度、操作规程等。3.安全生产会议记录、纪要、决议等。4.安全生产检查、隐患排查治理、风险评估、应急预案演练等活动的文件材料。5.安全生产培训教育记录、资料，包括培训计划、教材、考核记录等。6.安全生产投入相关文件，如费用预算、使用记录、效益分析等。7.安全生产事故报告、调查处理文件，包括事故报告、现场勘查记录、事故原因分析、处理决定等。8.安全生产奖惩文件，包括表彰奖励决定、处罚通知等。（三）安全生产技术文件1.建设项目安全设施设计审查、竣工验收文件。2.安全设备、设施的选型、采购、安装、调试、运行、维护、检测、检验等文件材料。3.安全技术措施方案、安全技术交底记录等。4.安全评价报告、职业卫生评价报告、安全现状评价报告等。（四）职业健康管理文件1.职业健康管理制度、操作规程。2.职业健康监护档案，包括员工职业健康体检报告、职业病诊断证明等。3.工作场所职业病危害因素检测、评价报告。4.职业病防治宣传教育资料。（五）应急管理文件1.应急预案，包括综合应急预案、专项应急预案、现场处置方案等。2.应急救援物资、设备清单及管理文件。3.应急救援队伍建设、培训、演练文件材料。4.应急救援案例分析及总结。（六）其他安全生产相关文件1.安全生产工作中形成的各类图表、照片、音像资料等。2.与安全生产相关的合同、协议、承诺书等。3.上级主管部门及政府有关部门对公司安全生产工作的检查、指导文件及公司的汇报材料等。三、归档要求（一）文件材料质量要求1.归档的文件材料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全。2.纸质文件应使用耐久性好的纸张，书写材料应符合档案保存要求。3.电子文件应采用通用格式，确保能够长期有效读取，并按照规定进行备份存储。（二）文件材料整理要求1.按照文件材料的形成规律和内在联系进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.同一类文件应按照时间顺序排列，编号连续，不得缺页、漏号。3.每份文件应进行编目，注明文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。4.对于图纸、图表等应折叠整齐，幅面统一，标题栏外露，便于查阅。（三）文件材料装订要求1.纸质文件应左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.对于较厚的文件可采用三孔一线或胶装等方式装订。3.电子文件应按照规定的存储格式和命名规则进行整理存储，建立相应的目录结构，便于检索。四、归档流程（一）文件收集1.各部门、各生产经营单位及工程项目负责人应指定专人负责安全生产文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集人员应定期对本部门或本项目的安全生产文件进行清查，发现遗漏或缺失的文件应及时补充收集。（二）文件整理1.收集到的文件材料应及时进行整理，按照本制度规定的归档范围和分类标准进行分类。2.对每份文件进行编号、编目，填写文件目录清单，注明文件的基本信息。3.对文件进行装订或整理，确保文件整齐、规范。（三）文件审核1.文件整理完成后，应由部门负责人或项目负责人对整理后的文件进行审核，检查文件的完整性、准确性和规范性。2.审核人员应重点审核文件的内容是否符合法律法规和行业标准要求，签字盖章是否齐全，逻辑关系是否清晰等。3.对于审核中发现的问题，应及时通知整理人员进行修改完善。（四）文件归档1.经审核合格的文件材料应及时移交公司档案室进行归档。2.移交时，应填写文件移交清单，注明文件名称、数量、移交日期等信息，并由双方签字确认。3.档案室接收文件后，应按照档案管理的要求进行上架存储，并建立相应的档案检索目录，便于查询和利用。五、档案保管（一）保管期限1.安全生产档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括安全生产法律法规、重要的安全生产管理制度、重大安全生产事故报告及处理文件等。3.长期保管的档案期限为10年至50年，主要包括一般安全生产事故报告及处理文件、安全生产检查记录、隐患排查治理资料等。4.短期保管的档案期限为1年至10年，主要包括安全生产培训教育记录、日常安全生产工作文件等。（二）保管条件1.档案室应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应存放在专用的档案柜架上，按照类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。3.档案室应配备必要的温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等，定期对档案进行检查和维护。（三）档案借阅1.因工作需要查阅安全生产档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经部门负责人或项目负责人批准后，到档案室办理借阅手续。2.档案室管理人员应按照借阅申请表的内容提供档案，并对借阅人员进行登记，注明借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照、摘录档案内容，如需摘录或复印部分档案内容，应经档案室管理人员同意，并注明出处。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅结束后，档案室管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。（四）档案销毁1.对于保管期限已满且无保存价值的安全生产档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应由档案室管理人员提出销毁申请，填写档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，并做好销毁记录，注明销毁时间、地点、销毁人员等信息。4.档案销毁记录应与档案销毁清单一并保存，以备查考。六、档案利用（一）利用方式1.公司内部各部门、各生产经营单位及员工可根据工作需要，通过查阅档案室的档案资料获取安全生产相关信息。2.档案室应积极为公司安全生产决策、管理、监督等工作提供档案资料支持，根据需要编写档案利用情况分析报告等。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，防止信息泄露。（二）统计分析1.档案室应建立安全生产档案利用统计台账，对档案的查阅、借阅、复印等利用情况进行详细记录。2.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用频率、利用目的等，为档案管理工作的改进提供依据。3.根据档案利用统计分析结果，及时调整档案管理策略，优化档案资源配置，提高档案的利用效率。七、监督与考核（一）监督检查1.公司应定期对各部门、各生产经营单位的安全生产档案归档工作进行监督检查，确保档案归档工作符合本制度要求。2.监督检查内容包括档案归档范围的执行情况、文件材料的质量、整理归档的规范性、档案保管的安全性等。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门或单位限期整改。（二）考核评价1.将安全生产档案归档工作纳入公司安全生产绩效考核体系，对