生产采购制度及流程

PAGE生产采购制度及流程一、总则（一）目的为规范公司生产采购活动，确保生产所需物资及时、准确、高质量供应，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与生产采购相关的部门及人员，包括但不限于采购部门、生产部门、质量部门、财务部门等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物资质量和满足生产需求的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。3.质量原则：严格把控采购物资的质量，确保所采购的物资符合生产要求和质量标准，避免因质量问题影响生产进度和产品质量。4.诚信原则：在采购活动中，与供应商建立诚信合作关系，遵守合同约定，维护公司良好形象。二、采购计划管理（一）需求预测1.生产部门应根据公司年度生产计划、销售订单及市场需求预测，定期向采购部门提供物资需求预测信息。需求预测应包括物资名称、规格型号、数量、需求时间等详细内容。2.采购部门应会同生产部门、销售部门等相关部门，对需求预测信息进行综合分析和评估，确保需求预测的准确性和合理性。（二）采购计划制定1.采购部门根据需求预测结果，结合库存状况，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、采购预算等内容。2.采购计划应按照月度、季度、年度进行编制，并根据实际情况进行动态调整。在编制采购计划时，应充分考虑物资的采购周期、运输时间、生产进度等因素，确保采购物资能够及时供应，满足生产需求。（三）采购计划审批1.采购计划编制完成后，应提交相关部门进行审批。审批流程如下：采购部门负责人审核采购计划的合理性、准确性及完整性，并签署审核意见。生产部门负责人对采购计划中涉及生产需求的部分进行审核，确保采购物资能够满足生产要求，并签署审核意见。财务部门负责人对采购计划的预算进行审核，确保采购费用在预算范围内，并签署审核意见。公司分管领导对采购计划进行最终审批，审批通过后，采购计划方可生效执行。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料。2.根据采购物资的需求特点和质量要求，制定供应商选择标准。选择标准应包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、价格水平、售后服务等方面。3.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从供应商信息库中选择合格的供应商。在选择供应商时，应严格按照供应商选择标准进行评审，确保选择的供应商能够满足公司生产采购需求。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面。2.评估方式可采用实地考察、问卷调查、数据分析、供应商自评等多种方式相结合。采购部门应根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，应给予一定的奖励和优惠政策，如优先采购、增加订单量等；对于不合格供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰，如暂停合作、减少订单量、终止合作等。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量情况、交货期等信息，协调解决合作过程中出现的问题。2.建立供应商投诉处理机制，对于供应商提出的投诉和建议，应及时进行调查和处理，并将处理结果反馈给供应商。3.加强与供应商的合作与交流，共同开展技术研发、质量改进、成本控制等活动，实现互利共赢，建立长期稳定的合作关系。四、采购流程（一）采购申请1.生产部门、仓库管理部门等相关部门根据生产需求、库存状况等情况，填写采购申请表。采购申请表应包括物资名称、规格型号、数量、需求时间、申请理由等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应按照采购计划审批流程进行审批。审批通过后，采购部门方可开展采购活动。2.对于紧急采购申请，采购部门应在确保物资质量和满足生产需求的前提下，简化审批流程，尽快完成采购任务。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。2.在采购过程中，采购人员应与供应商进行充分沟通和协商，确保采购物资的质量、价格、交货期等条款符合公司要求。同时，采购人员应严格按照采购流程和相关法律法规进行操作，确保采购活动合法合规。3.采购合同签订后，采购部门应及时将采购合同副本提交给生产部门、质量部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续的生产、检验、付款等工作。（四）采购验收1.物资到货后，采购部门应及时通知质量部门进行验收。质量部门应按照相关质量标准和检验规范，对采购物资进行严格检验，确保物资质量符合要求。2.验收合格的物资，质量部门应出具验收报告，并将验收报告提交给采购部门和仓库管理部门。仓库管理部门应根据验收报告办理入库手续。3.验收不合格的物资，质量部门应及时通知采购部门与供应商协商处理。处理方式包括退货、换货、补货等。在处理过程中，应明确责任，确保公司利益不受损失。（五）采购付款1.采购部门应根据采购合同约定和验收情况，及时办理采购付款手续。付款申请应包括采购合同编号、物资名称、规格型号、数量、金额、付款方式、付款时间等内容。2.付款申请经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门。财务部门应按照公司财务管理制度和相关法律法规进行审核，审核通过后办理付款手续。3.在付款过程中，财务部门应严格控制付款进度，确保公司资金安全。对于不符合付款条件的采购申请，财务部门应拒绝付款，并及时通知采购部门和相关部门进行处理。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，识别内容包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等方面。2.通过建立风险预警机制、收集市场信息、分析供应商情况、审查采购合同等方式，及时发现采购活动中存在的风险因素。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估。评估内容包括风险发生的可能性、影响程度、风险等级等方面。2.采用定性与定量相结合的方法，对采购风险进行评估。对于风险等级较高的采购项目，应制定专门的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（三）风险应对1.针对不同类型的采购风险，制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.在采购活动中，应加强对市场风险的监测和分析，及时调整采购策略，降低市场波动对采购成本和物资供应的影响；加强对供应商的管理和监督，确保供应商能够按时、按质、按量供应物资，降低供应商风险；严格审查采购合同条款，明确双方权利义务，降低合同风险；加强对付款环节的管理和控制，确保公司资金安全，降低付款风险。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部应建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作进展情况，接受公司内部审计部门的审计监督。2.审计部门应定期对采购活动进行审计，审计内容包括采购计划执行情况、采购流程合规性、采购合同签订与履行情况、采购物资质量与价格情况等方面。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.公司应积极接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，