非生产性物料领用制度

PAGE非生产性物料领用制度一、总则（一）目的为了规范公司非生产性物料的领用行为，加强非生产性物料的管理，确保物料的合理使用，提高公司资源利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工领用非生产性物料的相关活动。（三）定义1.非生产性物料：指除直接用于产品生产的原材料、零部件等之外的，用于公司日常办公、运营、维护等方面的各类物品，如办公用品、劳保用品、维修工具、清洁用品等。（四）基本原则1.按需领用原则：各部门及员工应根据实际工作需要，合理申请领用非生产性物料，避免浪费。2.定额管理原则：对部分常用非生产性物料实行定额管理，控制领用数量和频率。3.审批规范原则：严格执行领用审批流程，确保领用行为合规、合理。4.责任明晰原则：明确各部门及相关人员在非生产性物料领用、使用、保管等环节的责任。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定和完善非生产性物料领用制度，并监督执行。2.汇总各部门的非生产性物料需求计划，统一采购或调配。3.建立非生产性物料库存台账，定期盘点，确保账物相符。4.对非生产性物料的领用情况进行统计分析，为成本控制和决策提供依据。（二）各部门1.负责本部门非生产性物料需求的预测和申报，确保需求合理、准确。2.指定专人负责本部门非生产性物料的领用、保管和使用，监督员工正确使用物料，避免浪费和损坏。3.配合行政部门做好非生产性物料的盘点工作，及时反馈物料使用过程中的问题和建议。（三）财务部门1.负责审核非生产性物料采购费用的报销，确保费用支出合规。2.对非生产性物料的成本进行核算和分析，为公司成本控制提供财务支持。三、非生产性物料分类及管理（一）办公用品1.定义：包括办公文具（如笔、纸、笔记本、文件夹等）、办公设备耗材（如打印机墨盒、硒鼓、复印机碳粉等）、办公家具（如桌椅、文件柜等）及其他办公相关用品。2.管理规定行政部门根据各部门办公用品的使用情况和需求预测，定期制定办公用品采购计划。办公用品实行定额管理，各部门根据员工人数和工作性质，确定每月办公用品的领用定额。员工领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人审批后，到行政部门领取。对于价值较高的办公设备耗材，如打印机墨盒、硒鼓等，行政部门可根据实际使用情况，采取以旧换新的方式进行管理。（二）劳保用品1.定义：为保障员工在工作过程中的安全和健康而发放的各类防护用品，如安全帽、安全鞋、工作服、手套、护目镜等。2.管理规定行政部门根据国家相关劳动保护法规和公司实际工作环境，确定劳保用品的发放标准和种类。员工入职时，由行政部门根据其工作岗位发放相应的劳保用品。劳保用品应定期发放，员工因工作需要额外领取劳保用品时，需填写《劳保用品领用申请表》，经部门负责人审核，报行政部门批准后领取。员工应正确使用劳保用品，如有损坏或丢失，应及时向部门负责人报告，并按规定进行赔偿。（三）维修工具及设备1.定义：用于公司设备维修、保养及日常工作的各类工具和设备，如电动工具、手动工具、检测仪器等。2.管理规定行政部门负责建立维修工具及设备台账，详细记录工具和设备的名称、型号、数量、领用部门、领用时间等信息。维修工具及设备实行专人专管制度，领用人员应妥善保管，不得转借他人。因工作需要借用维修工具及设备时，需填写《维修工具及设备借用申请表》，经部门负责人批准后，到行政部门办理借用手续。借用期限不得超过规定时间，借用期间应妥善使用，如有损坏或丢失，借用人员应照价赔偿。行政部门定期对维修工具及设备进行检查和维护，确保其正常使用。对于损坏无法修复的工具和设备，应及时办理报废手续，并更新台账。（四）清洁用品1.定义：用于公司办公区域、生产车间等场所清洁的各类用品，如清洁剂、消毒剂、扫帚、拖把、抹布等。2.管理规定：行政部门根据公司清洁工作的实际需求，定期采购清洁用品。清洁用品由专人负责保管，存放于指定地点，确保安全、卫生。各部门如需领用清洁用品，应填写《清洁用品领用申请表》，经部门负责人审批后，到行政部门领取。行政部门定期统计清洁用品的领用情况，根据使用量和库存情况，合理调整采购计划。四、领用流程（一）需求申报1.各部门应根据工作需要，提前预测非生产性物料的需求，并填写《非生产性物料需求计划表》，详细列出物料名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。2.《非生产性物料需求计划表》经部门负责人审核签字后，于每月[具体日期]前报送至行政部门。（二）计划汇总与审批1.行政部门收到各部门的《非生产性物料需求计划表》后，进行汇总整理，并结合库存情况进行审核。2.对于需求合理、库存充足的物料，行政部门直接批准领用；对于需求超出库存或不合理的需求，行政部门与相关部门沟通协调，调整需求计划。3.经审批后的《非生产性物料需求计划表》作为采购或调配物料的依据。（三）采购与调配1.行政部门根据审批后的需求计划，及时进行非生产性物料的采购或调配。对于常用物料，行政部门根据库存情况和采购周期，定期进行采购，确保库存充足。对于特殊规格或紧急需求的物料，行政部门及时联系供应商进行采购，或在公司内部进行调配。2.采购的非生产性物料到货后，行政部门负责组织验收，确保物料的质量、规格、数量等符合要求。验收合格后，办理入库手续，并更新库存台账。（四）领用申请与审批1.员工需要领用非生产性物料时，应填写《非生产性物料领用申请表》，注明物料名称、规格、型号、数量、领用原因等信息。2.《非生产性物料领用申请表》经部门负责人审批签字后，交行政部门审核。3.行政部门根据库存情况和审批权限进行审核，对于符合领用规定的申请，予以批准；对于不符合规定的申请，向申请人说明原因，不予批准。（五）领用发放1.申请人持经批准的《非生产性物料领用申请表》到行政部门仓库领取物料。2.仓库管理人员根据申请表发放物料，并在申请表上签字确认，同时更新库存台账。3.对于价值较高或限量领用的物料，仓库管理人员应在发放时做好记录，注明领用人员、领用时间、领用数量等信息。五、库存管理（一）库存盘点1.行政部门定期对非生产性物料进行库存盘点，盘点周期为[具体时间间隔]。2.盘点前，仓库管理人员应整理好库存物资，确保账物相符。盘点过程中，应如实记录盘点结果，填写《非生产性物料盘点表》。3.盘点结束后，仓库管理人员将盘点表与库存台账进行核对，如有差异，应及时查明原因，并填写《非生产性物料盘盈盘亏报告表》，报行政部门负责人审批。4.根据审批结果，行政部门对库存进行调整，确保账物一致。（二）库存预警1.行政部门根据非生产性物料的库存周转率、采购周期等因素，设定库存预警指标。2.当库存数量低于预警下限或高于预警上限时，仓库管理人员应及时向行政部门发出预警信息。3.行政部门收到预警信息后，应及时分析原因，并采取相应措施，如采购、调配、调整需求计划等，确保库存合理。（三）库存报废与处理1.对于损坏、过期、闲置等无法使用的非生产性物料，仓库管理人员应填写《非生产性物料报废申请表》，详细说明报废原因、物料名称、规格、型号、数量等信息。2.《非生产性物料报废申请表》经部门负责人审核，报行政部门负责人批准后，进行报废处理。3.报废的非生产性物料应集中存放，定期进行清理。对于有回收价值的物料，可进行回收处理；对于无回收价值的物料，可按照环保要求进行妥善处置。六、监督与检查（一）内部审计1.公司财务部门定期对非生产性物料的采购、领用、库存等情况进行审计，检查费用支出的合理性、合规性，以及物料管理的规范性。2.审计人员应查阅相关凭证、记录和报表，实地盘点库存物资，与相关人员进行沟通访谈，确保审计工作的全面、深入。3.对于审计中发现的问题，财务部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）行政检查1.行政部门不定期对各部门非生产性物料的领用、使用和保管情况进行检查。2.检查内容包括：领用手续是否齐全、物料使用是否合理、是否存在浪费或损坏现象、保管是否妥善等。3.对于检查中发现的问题，行政部门应及时向相关部门发出整改通知，要求限期整改。整改完成后，行政部门进行复查，确保问题得到彻底解决。（三）违规处理1.对于违反非生产性物料领用制度的部门和个人，公司将视情节轻重给予相