企业财务管理信息化平台操作手册

企业财务管理信息化平台操作手册本手册旨在规范企业财务管理信息化平台的使用流程，帮助财务人员高效完成日常核算、资金管理、报表编制等工作，保证财务数据准确、合规、及时。手册适用于企业财务部门全体人员，建议在使用前仔细阅读，并结合实际业务场景灵活应用。目录一、基础信息管理二、凭证管理三、账簿查询与输出四、财务报表编制五、资金管理六、固定资产管理七、系统维护与安全一、基础信息管理适用场景企业基础信息初始化、会计科目体系搭建、人员权限配置等场景，如新公司成立、会计准则变更、财务岗位调整时，需通过本模块完成基础数据设置。操作步骤登录系统输入用户账号、密码及验证码，选择对应账套（如“2024年度主账套”），“登录”。进入基础信息管理模块在系统主界面导航栏“基础设置”，选择“基础信息管理”，进入子功能列表。企业信息维护“企业信息维护”，填写企业名称、统一社会信用代码、开户银行、银行账号、法定代表人等基本信息，营业执照扫描件（可选），“保存”。会计科目设置“会计科目管理”，进入科目列表界面。新增科目：“新增”，输入科目编码（如“1001”代表“库存现金”）、科目名称、科目类型（资产/负债/所有者权益/成本/损益）、方向（借/贷），“保存”。修改科目：选中目标科目，“修改”，调整科目信息后保存（注意：已使用科目不可删除）。人员权限配置“用户权限管理”，选择需配置权限的用户（如“*会计”）。勾选对应角色权限（如“凭证录入权限”“账簿查询权限”），或单独勾选功能模块权限，“分配权限”。参考模板企业信息维护表项目内容示例备注企业名称*有限公司与营业执照一致统一社会信用代码91110108MA0567X18位编码开户银行中国银行*分行需填写具体支行名称银行账号6222080对公账户账号法定代表人*经理填写正确姓名操作要点企业信息变更后需及时更新，保证与工商、税务登记信息一致；会计科目设置需符合企业会计准则，一级科目编码需按财政部规范设置；权限配置遵循“最小权限原则”，避免越权操作。二、凭证管理适用场景日常经济业务发生时，如费用报销、采购付款、销售收款、工资发放等，需通过本模块完成会计凭证的录入、审核、过账等全流程管理。操作步骤进入凭证录入界面在导航栏“凭证管理”，选择“凭证录入”，进入凭证编辑页面。填写凭证基本信息凭证日期：默认系统当前日期，可修改为业务实际发生日期（如“2024-03-15”）；凭证类型：选择“记账凭证”“收款凭证”“付款凭证”或“转账凭证”；摘要：简明描述业务内容（如“报销*部门办公费用”）；附件张数：填写原始凭证数量（如“3张”，附发票、报销单等）。录入分录信息在分录列表中，“新增行”，选择科目编码（如“6602-01”管理费用-办公费），输入借方或贷方金额；填写辅助核算信息（如部门“部门”、个人“员工”），“保存分录”。保存并提交审核检查凭证信息无误后，“保存”，凭证状态显示“未审核”；“提交审核”，选择审核人（如“*经理”），提交后等待审核。审核与过账审核人登录系统，进入“凭证管理-凭证审核”，选择待审核凭证，核对凭证内容、金额、附件等，“审核通过”；审核通过后，凭证状态变为“已审核”，“过账”，系统自动明细账和总账。参考模板记账凭证录入表凭证日期凭证编号摘要科目编码科目名称借方金额贷方金额部门制单人审核人2024-03-15记-001报销*部门办公费用6602-01管理费用-办公费1,500.00*部门*会计*经理2024-03-15记-001报销*部门办公费用1002银行存款1,500.00*会计*经理操作要点凭证摘要需清晰反映业务实质，避免“费用”“支出”等模糊表述；分录借贷方金额必须相等，科目编码需为已启用的科目；审核与制单人不得为同一人，已过账凭证如需修改，需先“反过账”“反审核”后再操作。三、账簿查询与输出适用场景定期核对账务数据、查询特定科目明细、打印账簿存档等场景，如月末核对银行存款余额、查询某供应商往来明细。操作步骤进入账簿查询模块在导航栏“账簿管理”，选择“账簿查询”，进入查询条件设置界面。设置查询条件账簿类型：选择“总账”“明细账”“日记账”或“多栏账”；会计期间：选择查询起止期间（如“2024年1月-2024年3月”）；科目范围：可指定具体科目（如“1122-应收账款”），或选择“全部科目”；辅助核算：可按部门、个人、项目等维度筛选（如“*部门”）。并查看账簿“查询”，系统自动账簿数据，支持分页浏览；鼠标悬停在科目金额上，可查看该科目下所有分录详情。输出账簿“打印”，设置打印格式（如“A4纵向”“表格边框”），预览无误后打印；“导出”，选择文件格式（如“Excel”“PDF”），保存至本地电脑。参考模板明细账查询结果表（部分）日期凭证编号摘要借方金额贷方金额余额2024-03-01记-005采购*公司原材料50,000.0050,000.002024-03-10记-012支付*公司货款30,000.0020,000.00操作要点查询期间需与会计期间保持一致，避免跨期数据错误；导出的Excel表格需核对数据完整性，防止格式错乱；敏感账簿（如银行存款日记账）需严格控制打印权限，避免信息泄露。四、财务报表编制适用场景月末、季末、年末编制财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表，满足对外报送（税务、工商）及内部管理需求。操作步骤进入报表管理模块在导航栏“报表管理”，选择“财务报表”，进入报表列表界面。选择报表类型“新建报表”，选择“资产负债表”“利润表”或“现金流量表”，“确定”。设置报表参数报表期间：选择报表覆盖期间（如“2024年3月”或“2024年1-3月”）；币种：默认“人民币”，如有外币业务需选择对应币种；单位：选择“元”“千元”或“万元”，保证与报表格式一致。与审核报表“报表”，系统自动从账套中取数，报表底稿；检查报表项目是否完整，勾稽关系是否正确（如资产负债表“资产=负债+所有者权益”）；核对无误后，“审核报表”，系统自动校验数据平衡性。输出报表“打印”，设置页边距、页眉页脚（如企业名称、报表期间），预览后打印；“报送”，选择报送对象（如“税务局”“工商局”），填写报送说明，提交电子报表。参考模板资产负债表（部分）资产项目期末金额年初金额负债和所有者权益项目期末金额年初金额流动资产：流动负债：货币资金120,000.00100,000.00短期借款50,000.0080,000.00应收账款80,000.0060,000.00应付账款30,000.0040,000.00非流动资产：所有者权益：固定资产500,000.00480,000.00实收资本600,000.00600,000.00操作要点报表前需保证当期所有凭证已审核过账，避免漏记；现金流量表需采用直接法或间接法编制，保证与利润表数据衔接；月度报表需在次月5日前完成，年度报表需在次年4月前完成。五、资金管理适用场景银行账户管理、资金收付操作、银行对账等场景，如企业新增银行账户、支付供应商货款、核对银行流水。操作步骤银行账户维护在导航栏“资金管理”，选择“银行账户管理”，“新增”；填写账户名称（如“中国银行*支行基本户”）、账号、开户行、账户性质（基本户/一般户），“保存”。资金收付录入收款录入：选择“资金收款”，填写收款日期、金额、对方单位（如“*客户”）、摘要（如“收到销售货款”），关联凭证编号，“保存”；付款录入：选择“资金付款”，填写付款日期、金额、收款方（如“*供应商”）、摘要（如“支付采购货款”），付款凭证（如银行回单），“保存”。银行对账“银行对账”，选择银行账户及对账期间（如“2024年3月”）；导入银行流水：“导入流水”，选择银行提供的Excel或TXT格式文件，系统自动匹配；手工勾对：对已匹配的流水打“√”，未匹配的需检查原因（如未达账项），“确认对账”。参考模板银行对账表（部分）日期摘要企业账金额银行账金额是否勾对备注2024-03-05收到*客户货款100,000.00100,000.00√已匹配2024-03-10支付*供应商货款50,000.0050,000.00√已匹配2024-03-15银行手续费100.00100.00√已匹配操作要点银行账户信息变更后需及时更新，避免影响资金收付；资金支付需经审批流程（如“*经理”审批），大额支付需双人复核；银行对账需每月进行，保证企业账与银行账一致，未达账项需编制调节表。六、固定资产管理适用场景固定资产新增、折旧计提、处置、盘点等场景，如购买办公设备、计提月度折旧、报废固定资产。操作步骤固定资产卡片录入在导航栏“固定资产管理”，选择“资产卡片管理”，“新增卡片”；填写资产名称（如“联想电脑”）、类别（“电子设备”）、原值（5,000.00）、预计净残值率（5%）、折旧年限（3年）、使用部门（“*部门”），“保存”。折旧计提“折旧计提”，选择计提期间（如“2024年3月”）；系统自动计算本月折旧额（直线法：5,000×(1-5%)÷36≈131.94元），折旧凭证；核对折旧凭证无误后，“过账”。资产处置选择需处置的资产卡片，“处置”，填写处置原因（“设备老化”）、处置日期（“2024-03-20”）；系统自动处置凭证（借：固定资产清理，贷：固定资产），“保存并审核”。资产盘点“资产盘点”，选择盘点部门（“*部门”）和盘点期间，盘点清单；实地盘点后，在系统中录入实盘数量，与系统数量对比，盘点报告（如盘亏1台电脑，需填写原因并审批）。参考模板固定资产卡片表资产编号资产名称类别原值（元）预计净残值率折旧年限使用部门入账日期GD-001联想电脑电子设备5,000.005%3年*部门2023-06-01操作要点固定资产卡片信息需与实物一致，原值包含购买价款及相关税费；折旧方法一经确定不得随意变更，如需变更需经财务负责人审批；资产盘点需每年至少一次，保证账实相符，盘盈盘亏需及时处理。七、系统维护与安全适用场景用户账号管理、数据备份、年度结账等场景，如新员工入职、数据安全防护、年末结转账套。操作步骤用户账号管理在导航栏“系统管理”，选择“用户管理”，“新增”；填写用户名（如“*助理”）、姓名、所属部门，选择初始角色（“财务助理”），“保存”；删除离职用户账号：选中用户，“禁用”，账号将无法登录，历史数据保留。数据备份与恢复备份数据：“数据备份”，选择备份类型（“全部数据”或“凭证数据”），设置备份路径，“开始备份”；恢复数据：“数据恢复”，选择备份文件，“恢复”，系统提示“恢复成功”后重启。年度结账年末检查：保证所有凭证已审核过账，报表已，无未处理事项；执行结账：“年度结账”，选择结账年度（“2024年”），阅读结账须知，“开始结账”；结账完成后，系统自动下年度新账套，旧账套进入“已结账”状态，不可修改。操作要点用户密码需定期修改（至少每3个月一次），避免使用简单密码；数据备份需每月进行，备份文件需存储在安全位置（如移动硬盘、