企业服务类采购制度

企业服务类采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，以及集团母公司关于全面加强风险防控、规范采购行为的相关规定制定。同时，为适应企业内部精细化管理的需求，有效防控采购过程中的专项风险，提升采购决策的科学性与合规性，特制定本制度。本制度旨在通过明确管理职责、规范业务流程、强化风险防控，确保企业服务类采购活动的合法性、公平性与效率性，促进企业资产保值增值。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司所有涉及服务类采购的业务场景，包括但不限于咨询、维修、培训、物流、信息技术服务等，均须严格遵守本制度规定。服务类采购活动的主导方、执行方及参与方均应在本制度的约束范围内履行相应职责，确保采购行为的合规性。第三条本制度中下列术语含义：（一）“XX专项管理”指企业围绕服务类采购活动，从需求提出、供应商选择、合同签订、履约验收到绩效评价的全流程风险管控体系，强调制度约束与动态调整相结合的管理模式。（二）“XX风险”指在服务类采购过程中可能出现的合规风险、操作风险、财务风险及声誉风险等，包括但不限于供应商资质造假、价格串通、合同违约、履约质量不达标等情形。（三）“XX合规”指服务类采购活动严格遵循国家法律法规、行业准则及企业内部制度要求，确保采购行为的合法性、公平性及透明性。第四条专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：确保所有服务类采购活动纳入制度管理范畴，不留监管空白。（二）“责任到人”原则：明确各层级、各岗位的专项管理职责，建立责任追溯机制。（三）“风险导向”原则：重点防控高风险环节，实施差异化管控措施。（四）“持续改进”原则：定期评估专项管理效果，优化制度体系与执行流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司服务类采购专项管理工作负总责，对采购行为的合规性、效率性及风险防控效果承担最终领导责任。分管领导作为直接责任人，负责组织制定专项管理制度，监督制度执行，并对重大采购决策进行审批。第六条公司设立服务类采购专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、内审部及各主要业务部门负责人。领导小组负责统筹协调全公司的专项管理工作，制定重大采购项目的决策审批标准，监督制度执行情况，并对专项管理中的重大问题进行决策。领导小组下设办公室，挂靠于采购管理部门，负责日常事务性工作。第七条采购管理部门作为专项管理的牵头部门，主要职责包括：（一）制定和完善服务类采购管理制度，明确业务流程与操作规范。（二）组织供应商尽职调查，建立合格供应商名录，并定期更新。（三）监督采购活动的合规性，对违规行为提出处理建议。（四）开展专项管理培训，提升员工合规意识。（五）协调跨部门采购需求，确保采购资源的高效利用。第八条法务部门作为专责部门，主要职责包括：（一）审核采购合同的合法性，确保条款符合法律法规及公司制度要求。（二）参与重大采购项目的法律风险评估，提供合规性意见。（三）处理采购过程中的法律纠纷，维护公司合法权益。第九条财务部门作为专责部门，主要职责包括：（一）审核采购预算的合理性，监督采购资金的合规使用。（二）参与采购付款环节的合规审查，确保资金支付符合合同约定及财务制度。（三）核算采购成本，分析采购效益，为采购决策提供财务支持。第十条各业务部门及下属单位作为专项管理的执行主体，主要职责包括：（一）提出服务类采购需求，明确服务内容、标准及预算。（二）配合采购管理部门开展供应商筛选，提供业务需求的技术参数。（三）参与采购项目的验收，确保服务成果符合合同约定。（四）定期总结采购经验，优化采购方案，降低采购成本。第十一条基层执行岗位员工应严格遵守专项管理制度，履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，确保自身操作符合制度要求。（二）及时上报采购过程中的异常情况，包括但不限于供应商异常行为、合同条款争议等。（三）参与培训，掌握合规操作技能，提升风险识别能力。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商尽职调查管理。所有服务类采购项目应通过公开渠道或合格供应商名录筛选潜在供应商，并对其资质、业绩、信誉及财务状况进行综合评估。重点审查供应商的营业执照、行业许可证、类似项目经验及客户评价，确保其具备履行合同的能力。禁止与存在关联关系的供应商开展采购合作，除非通过合法程序排除利益冲突。第十三条招标采购流程管理。服务类采购项目应遵循公开、公平、公正的原则，根据采购金额及复杂程度选择招标或非招标方式。招标项目应通过合规平台发布招标公告，明确采购需求、评审标准及时间安排。非招标项目应采用询价、竞争性谈判等方式，并履行相应审批程序。所有采购决策不得基于个人偏好或利益输送，确保评审过程的透明性。第十四条合同签订与履行管理。采购合同应明确服务内容、服务标准、交付时间、付款方式、违约责任等关键条款，并由法务部门进行合法性审核。合同签订后，双方应签署电子或纸质版本，并归档保存。采购管理部门应跟踪合同履行情况，确保供应商按约定提供服务，对违约行为及时采取补救措施。第十五条履约验收管理。服务类采购项目的验收应由业务部门主导，采购管理部门、财务部门及第三方机构（如适用）共同参与。验收标准应基于合同约定及行业规范，验收结果应形成书面记录，作为付款及绩效评价的依据。禁止为顺利付款而降低验收标准，确保服务成果的质量。第十六条付款管理。采购付款应严格基于合同约定及验收结果，财务部门应审核付款申请的合规性，确保资金支付符合预算及财务制度。对存在违约风险的供应商，应采取分期付款或担保等控制措施，降低资金风险。第十七条供应商绩效评价。采购管理部门应建立供应商绩效评价体系，根据服务质量、履约及时性、价格合理性及配合度等指标对供应商进行年度评价。评价结果应作为供应商管理的重要参考，对表现优异的供应商给予优先合作机会，对不合格的供应商予以淘汰。第十八条异常情况处置。采购过程中如发现供应商资质造假、泄露公司信息、服务严重不达标等异常情况，应立即暂停合作，并向领导小组报告。领导小组应迅速组织调查，根据调查结果采取更换供应商、解除合同等措施，并追究相关责任人的责任。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。采购管理部门应每年对专项管理制度进行评估，根据国家法律法规、行业政策及公司业务变化及时修订。重大修订应经领导小组审议通过，并发布更新通知，确保制度与实际需求保持一致。第二十条风险识别预警机制。公司应建立季度性专项风险排查制度，采购管理部门牵头，联合法务部门、财务部门及业务部门开展风险识别。风险排查应重点关注供应商集中度、价格异常波动、合同纠纷等高发问题，并按风险等级进行分级评估。风险预警信息应及时发布至相关部门，并采取预防措施降低风险发生概率。第二十一条合规审查机制。所有服务类采购项目必须经过合规审查后方可实施，审查内容包括需求合理性、供应商资质、招标流程、合同条款等。审查结果应形成书面记录，作为项目存档及绩效考核的依据。未经合规审查的采购项目不得启动，确保采购行为的合法性。第二十二条风险应对机制。对一般风险，由采购管理部门牵头，相关部门协同处置；对重大风险，由领导小组启动应急响应，成立专项工作组，采取暂停采购、更换供应商、法律诉讼等措施。风险处置过程中，各部门应加强沟通协作，确保责任落实到位。第二十三条责任追究机制。对违反本制度的行为，应根据情节轻重采取以下处罚措施：（一）轻微违规，给予警告或通报批评。（二）一般违规，对责任人进行绩效扣减或行政处分。（三）重大违规，对责任人进行纪律处分，并追究相关领导的责任。处罚结果应与绩效考核、评优评先挂钩，形成正向激励与约束。第二十四条评估改进机制。公司应每年对专项管理体系的有效性进行评估，重点考察风险防控效果、制度执行情况及员工合规意识。评估结果应形成报告，提交领导小组审议，并作为制度优化的重要依据。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。公司主要负责人应定期听取专项管理工作汇报，协调解决重大问题。分管领导应每月召开专题会议，研究采购管理中的重点难点问题。各部门负责人应将专项管理纳入部门工作计划，确保制度要求落地执行。第二十六条考核激励机制。公司应将专项合规情况纳入部门及个人的年度绩效考核，考核指标包括采购效率、风险防控效果、供应商评价等。对表现突出的部门和个人，给予物质奖励或晋升机会；对违反制度的行为，扣减绩效并取消评优资格。第二十七条培训宣传机制。公司应分层级开展专项管理培训，管理层重点培训合规履职要求，业务部门负责人重点培训采购流程管理，基层员工重点培训操作规范。培训内容应结合实际案例，增强培训效果。每年至少开展两次全员合规知识测试，确保员工掌握制度要求。第二十八条信息化支撑。公司应开发服务类采购管理信息系统，实现供应商管理、招标采购、合同履约、付款管理等功能模块的自动化运行。系统应具备风险实时监控、预警提醒及数据统计分析功能，提升采购管理的智能化水平。第二十九条文化建设。公司应通过内部刊物、宣传栏等渠道，发布专项合规手册，普及合规知识。每年开展合规承诺签名活动，引导员工签署合规承诺书，营造“人人讲合规”的良好氛围。第三十条报告制度。采购管理部门应每月向领导小组提交专项