2026年剧本杀运营公司通讯录信息更新管理制度

2026年剧本杀运营公司通讯录信息更新管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司通讯录信息的管理工作，确保通讯录信息的准确性、完整性、时效性与安全性，保障公司内部各部门及对外合作单位之间的沟通顺畅，提高运营管理效率，防范因信息滞后或错误导致的工作失误、沟通障碍等问题，结合本公司剧本杀运营业务的实际情况，特制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，以及公司内部行政管理、人力资源管理等相关规定制定。第三条适用范围本制度适用于公司全体在职员工、试用期员工、劳务派遣人员，各职能部门、业务门店及对外合作单位（含剧本发行方、道具供应商、营销合作机构等）相关联络人员的通讯录信息采集、更新、审核、发布、保管及使用等全流程管理工作。公司各部门、各业务单元及全体相关人员均需严格遵守本制度规定。第四条核心原则（一）真实准确原则。所有纳入通讯录的信息必须真实、客观，符合实际情况，严禁虚构、篡改信息。（二）及时更新原则。通讯录信息发生变动时，相关责任主体需在规定时限内完成信息上报与更新操作，确保信息同步。（三）安全保密原则。严格保护通讯录中的个人信息和公司商业信息，严禁泄露、外传，防范信息安全风险。（四）统一管理原则。通讯录信息由指定部门归口管理，确保管理标准统一、流程规范、权责清晰。第二章管理职责分工第五条归口管理部门职责公司行政部为通讯录信息管理的归口部门，主要履行以下职责：（一）统筹规划通讯录信息管理工作，制定并修订相关管理制度及操作规范；（二）负责通讯录信息的汇总、审核、整理、录入、更新、发布及归档工作；（三）建立通讯录信息管理台账，记录信息变动轨迹，确保可追溯；（四）负责通讯录管理系统（或信息载体）的日常维护、权限分配及技术支持；（五）监督检查各部门及相关人员通讯录信息更新工作的执行情况，及时发现并纠正问题；（六）受理通讯录信息相关的咨询、变更申请及异议处理；（七）负责通讯录信息的安全保密管理，防范信息泄露风险。第六条各业务及职能部门职责公司各门店运营部、市场推广部、剧本采购部、人力资源部、财务部等各业务及职能部门，主要履行以下职责：（一）指定专人作为本部门通讯录信息管理员，负责统筹本部门及相关合作单位联络人员信息的采集、初步审核与上报工作；（二）及时收集本部门人员信息变动情况（如入职、离职、调岗、联系方式变更等），并按规定时限上报至行政部；（三）负责核实本部门对接的合作单位联络人员信息的真实性与有效性，信息变动时及时同步至行政部；（四）组织本部门人员学习并遵守本制度，确保相关人员知晓信息更新的流程与要求；（五）配合行政部开展通讯录信息核查、更新及监督检查工作。第七条员工及合作单位联络人员职责（一）公司员工需主动提供本人真实、准确的通讯录信息（含姓名、所属部门/门店、岗位、办公电话、个人移动电话、紧急联系人及联系方式等），信息发生变动时，需在1个工作日内主动向本部门信息管理员报备；（二）合作单位联络人员需配合提供真实、有效的联络信息，信息变动时，需通过官方对接渠道及时告知本公司对应业务部门，再由业务部门同步至行政部；（三）严格遵守公司信息保密规定，不得擅自将通讯录信息泄露给无关第三方，不得用于与工作无关的用途。第八条人力资源部协同职责人力资源部需在员工入职、离职、调岗等人事变动发生后，1个工作日内将相关变动信息（含变动人员姓名、部门、岗位、变动时间等）同步至行政部及对应部门，确保通讯录信息与人事变动信息同步更新。第三章通讯录信息更新流程第九条信息采集与初始录入流程（一）新员工入职时，由人力资源部引导填写《员工通讯录信息登记表》，经本人签字确认信息真实后，由人力资源部统一收集，1个工作日内提交至行政部；（二）行政部收到《员工通讯录信息登记表》后，2个工作日内完成信息审核，审核通过后录入公司通讯录管理系统（或制作纸质通讯录），完成初始信息建档；（三）新合作单位建立合作关系时，由对应业务部门对接收集合作单位联络人员信息，填写《合作单位联络人员信息登记表》，经业务部门负责人审核确认后，3个工作日内提交至行政部；（四）行政部收到《合作单位联络人员信息登记表》后，2个工作日内完成信息审核，审核通过后录入通讯录管理系统，建立合作单位联络信息档案。第十条常规信息更新流程（一）员工信息变动（如联系方式变更、调岗等）时，需先向本部门信息管理员提交《通讯录信息变更申请表》，说明变更事项及变更前后的信息；（二）部门信息管理员收到申请后，1个工作日内完成信息真实性初审，初审通过后签字确认，提交至行政部；（三）行政部收到申请后，2个工作日内完成复审，复审通过后更新通讯录管理系统中的对应信息，并留存《通讯录信息变更申请表》归档；（四）合作单位联络人员信息变动时，由对应业务部门核实变动信息后，填写《合作单位联络信息变更申请表》，经部门负责人审核确认后，2个工作日内提交至行政部；（五）行政部收到合作单位信息变更申请后，2个工作日内完成审核，审核通过后更新通讯录信息，并将变更情况同步至对应业务部门。第十一条紧急信息更新流程（一）发生以下紧急情况时，启动紧急信息更新流程：1.员工离职导致联系方式失效，需立即删除或标注离职状态；2.员工调岗至关键业务岗位，需立即更新岗位及联络信息；3.合作单位联络人员变更影响重要业务推进，需紧急更新；4.其他可能影响公司正常运营的信息变动情况。（二）紧急信息变动时，相关部门信息管理员或业务对接人可通过电话、企业微信等即时沟通方式先向行政部紧急报备，同时在24小时内补齐《通讯录信息变更申请表》等书面材料；（三）行政部收到紧急报备后，需在4小时内完成信息核实与更新，并及时将更新结果反馈给相关部门，确保信息同步。第十二条定期集中更新流程（一）行政部每季度末（每年3月、6月、9月、12月的最后一周）组织开展一次通讯录信息集中核查与更新工作；（二）行政部向各部门下发《通讯录信息集中核查通知》及当前部门人员信息清单，各部门信息管理员需在3个工作日内组织本部门人员核对信息，对有误或变动的信息进行收集汇总，填写《季度通讯录信息更新汇总表》提交至行政部；（三）行政部收到各部门汇总表后，5个工作日内完成信息审核与集中更新，更新完成后将最新版通讯录通过公司内部办公系统发布至各部门；（四）行政部对集中更新情况进行记录，形成《季度通讯录信息更新工作报告》，归档留存。第四章通讯录信息维护与管理第十三条信息载体管理（一）公司通讯录主要以电子形式（通讯录管理系统、企业微信通讯录、Excel表格等）存在，同时留存纸质版备份，纸质版通讯录由行政部指定专人保管；（二）电子通讯录需设置访问权限，根据员工岗位层级及工作需求分配不同查看、使用权限，严禁无关人员访问；（三）行政部需定期对电子通讯录进行备份，每月至少备份一次，备份文件存储在公司指定的安全存储设备中，确保信息不丢失；（四）纸质版通讯录需存放于保密文件柜中，借阅需履行登记手续，借阅人需在指定时间内归还，严禁带出公司或擅自复印。第十四条信息保密管理（一）行政部及各部门信息管理员需严格遵守信息保密规定，妥善保管通讯录信息及相关登记表格、汇总文件，不得擅自向第三方泄露；（二）员工不得将公司通讯录信息用于工作以外的用途，不得转发给无关人员，离职时需交还所有纸质版通讯录，删除个人设备中存储的电子通讯录信息，并签订《信息保密承诺书》；（三）若发生通讯录信息泄露事件，相关部门及人员需立即向行政部及公司管理层报告，行政部需及时开展调查，采取补救措施，追究相关责任人责任，并按规定向相关部门报备（如需）。第十五条信息有效性核查（一）行政部每半年需对合作单位联络人员信息进行一次全面核查，通过对应业务部门与合作单位对接核实信息有效性，对失效信息进行标注或删除，对变动信息及时更新；（二）人力资源部每年配合行政部开展一次员工通讯录信息与人事档案信息的核对工作，确保两者信息一致，对不一致的信息及时核实更正。第十六条旧版信息归档管理行政部需对通讯录信息更新过程中的旧版信息、变更申请表、汇总表等相关文件进行归档管理，归档期限为3年，超过归档期限的文件需按公司档案管理规定进行销毁，销毁前需履行审批手续，确保信息安全。第五章监督考核与责任追究第十七条监督检查机制（一）行政部每月对各部门通讯录信息更新工作的执行情况进行抽查，抽查比例不低于各部门人员总数的30%，重点检查信息更新的及时性、准确性，抽查结果形成《通讯录信息管理抽查报告》；（二）每季度将抽查结果与集中更新工作情况相结合，对各部门通讯录信息管理工作进行综合评估，评估结果纳入部门季度绩效考核；（三）公司管理层可定期或不定期对通讯录信息管理工作进行监督检查，行政部需配合提供相关资料。第十八条考核奖惩规定（一）对严格遵守本制度，及时、准确完成通讯录信息采集、上报、更新工作，且未发生信息泄露问题的部门及个人，公司将在季度或年度绩效考核中给予适当加分，或评选为“信息管理先进部门/个人”并给予表彰奖励；（二）对违反本制度规定的部门及个人，按以下情形进行处理：1.员工未及时报备信息变动，或提供虚假信息的，给予口头警告，逾期未整改的，给予书面警告并扣除相应绩效分数；2.部门信息管理员未按规定审核、上报信息，导致信息更新滞后或错误的，扣除部门对应绩效分数，情节严重的，追究部门负责人责任；3.擅自泄露通讯录信息，或用于与工作无关用途的，给予书面警告、扣除绩效分数，造成公司损失或不良影响的，依法追究相关责任人的经济责任或法律责任；4.行政部未按规定完成信息审核、更新、维护工作，导致信息错误、丢失或泄露的，追究相关工作人员及部门负责人责任。第十九条责任追究流程（一）行政部在监督检查中发现违规问题，或收到信息管理相关的投诉、举报后，需在3个工作日内开展调查核实，收集相关证据；（二）调查核实完成后，形成《违规问题调查报告》，提出处理建议，上报公司管理层审批；（三）管理层审批通过后，由行政部下发处理决定，相关部门及个人需在规定期限内执行处理决定，并将执行情况反馈至行政部；（四）行政部对责任追究情况进行记录归档，作为绩效考核、岗位调整的参考依据。第六章附则第二十条制度解释权本制度由公司行政部负责解释。第二十一条制度修订本制度根据公司业务发展需求、法律法规更新及实际执行情况适时修订，修订流程如下：1.