2026年剧本杀运营公司行政档案借阅管理制度

2026年剧本杀运营公司行政档案借阅管理制度第一章总则第一条为规范公司行政档案借阅管理工作，保障行政档案的完整、安全与有效利用，提高档案资源共享效率，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规及行业监管要求，结合剧本杀运营公司行政档案管理实际情况，制定本制度。第二条本制度所称行政档案，是指公司在经营管理过程中形成的，具有保存价值的各类行政类文件材料，包括但不限于文书档案（公司章程、规章制度、会议纪要、请示批复、通知公告等）、合同档案（合作协议、租赁合同、服务合同等）、人事档案（员工基本信息、劳动合同、考核记录等，涉密人事档案借阅另行规定）、财务档案（财务报表、凭证、审计报告等，涉密财务档案借阅另行规定）、项目档案（门店开业资料、活动策划执行档案等）及其他具有保存价值的行政类资料。本制度所称档案借阅，是指公司内部员工或经批准的外部单位/人员，因工作需要查阅、复制、借用公司行政档案的行为。本制度适用于公司各部门、各门店及全体员工，所有涉及行政档案借阅的申请、审核、使用、归还等相关工作，均需遵守本制度规定。外部单位/人员借阅档案的，参照本制度相关规定执行。第三条行政档案借阅管理遵循“合法合规、安全保密、规范高效、按需借阅”的原则，在保障档案安全完整的前提下，优化借阅流程，提升档案利用效率，确保档案资源服务于公司经营管理工作。第四条公司建立“行政部门统筹牵头+各部门协同配合+审计部门监督核查”的行政档案借阅管理体系，明确各部门及岗位的管理职责，确保档案借阅全流程闭环可控。第五条公司保障行政档案借阅管理工作所需资源，包括档案存储设施、安全防护设备、档案管理软件、人员培训等相关费用，纳入年度行政预算，确保足额落实；同时建立健全档案借阅管理台账，完整记录借阅人信息、档案信息、借阅时间、归还时间、审核意见等全流程信息，台账保存期限不少于3年，确保全程可追溯。第二章管理职责第六条行政部门是公司行政档案借阅管理的归口管理部门，主要职责：（一）牵头组织本制度的具体实施，制定完善档案分类整理标准、借阅审核细则、档案安全管理规范及相关管理表单；（二）负责公司行政档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、存储、保管等工作，确保档案分类清晰、存储安全、检索便捷；（三）负责统筹档案借阅的审核、登记、跟踪、回收等全流程管理工作，严格把控借阅权限，核实借阅需求的合理性；（四）负责档案借阅过程中的安全管理，定期开展档案存储环境检查、档案完整性核查，及时发现并处置档案安全隐患；（五）负责档案借阅管理台账的建立与维护，定期汇总借阅数据，形成档案利用分析报告，报公司管理层备案；（六）负责组织开展行政档案借阅相关培训，提升各部门人员的档案管理意识、安全保密意识及规范借阅能力；（七）负责按规定开展到期档案的鉴定、销毁工作，确保档案销毁流程合规、全程可追溯。第七条各部门主要职责：（一）配合行政部门开展本部门相关行政档案的收集、整理、移交工作，确保档案材料真实、完整、及时归档；（二）负责本部门人员档案借阅的内部初审，核实借阅需求的真实性、必要性，引导本部门人员规范借阅档案；（三）督促本部门借阅人员按时归还档案，及时提醒逾期未还人员办理归还或续借手续；（四）教育本部门人员遵守档案借阅管理规定及安全保密要求，避免出现档案涂改、损毁、泄露等违规行为。第八条员工主要职责：（一）严格遵守本制度及档案借阅相关规范，按需申请借阅档案，如实说明借阅用途；（二）借阅档案后妥善保管，不得涂改、勾画、撕毁、替换档案内容，不得将借阅档案转借他人或带离规定使用范围；（三）按照规定期限归还档案，如需续借需提前申请并获得批准；（四）发现档案存在缺失、损毁、泄露等问题时，立即停止使用并及时向行政部门及所在部门负责人报告；（五）离职时需主动清理本人借阅的档案，确保全部归还行政部门后，方可办理离职手续。第九条审计部门主要职责：（一）负责对行政档案借阅管理工作进行监督核查，重点核查借阅流程合规性、档案安全管理情况、借阅台账完整性等；（二）定期开展档案借阅管理专项审计，发现违规问题及时提出整改意见，跟踪整改落实情况；（三）协助行政部门处置档案借阅过程中的重大违规事件，核实损失情况并提出责任追究建议。第三章借阅管理第十条借阅条件：（一）内部员工借阅档案需同时满足：1.确因工作需要，具有合理的借阅用途；2.经所在部门负责人初审同意；3.提供本人有效工作证件供行政部门核实身份。（二）外部单位/人员（如律师事务所、审计机构、合作单位等）借阅档案需同时满足：1.提供加盖单位公章的正式借阅函，明确借阅事由、借阅档案范围及使用期限；2.提供借阅人员有效身份证件；3.经公司行政部门负责人及分管领导审批同意；4.与公司签订保密协议，明确档案使用范围及保密责任。（三）以下情况不得借阅档案：1.借阅用途不明确或与工作无关的；2.曾存在档案借阅逾期未还、涂改损毁档案等违规行为，未整改完毕的；3.外部单位/人员未按规定提供相关材料或未签订保密协议的；4.档案本身处于整理、修复或鉴定阶段，暂不具备借阅条件的。第十一条借阅流程：（一）申请：借阅人填写《行政档案借阅申请表》，详细填写借阅人信息、借阅档案名称及编号、借阅用途、借阅期限等内容，内部员工需经所在部门负责人签字初审；外部单位/人员需附加盖公章的借阅函及保密协议。（二）审核：行政部门收到申请后，对申请材料的完整性、借阅需求的合理性进行审核；普通行政档案（如一般文书档案）经行政部门负责人审批同意即可；重要行政档案（如合同档案、财务档案、人事档案等）需经行政部门负责人及公司分管领导审批同意；外部单位/人员借阅任何档案均需经公司分管领导审批同意。（三）登记：审核通过后，行政部门档案管理人员核对借阅档案信息，在《行政档案借阅登记台账》中详细记录借阅人信息、档案信息、借阅时间、借阅期限、审批意见等内容，由借阅人签字确认。（四）领取：档案管理人员按登记内容向借阅人移交档案，双方共同核对档案份数、页码及完整性，确认无误后，借阅人领取档案。第十二条借阅期限与续借：（一）借阅期限：普通行政档案借阅期限最长不超过15个工作日；重要行政档案借阅期限最长不超过7个工作日；因特殊工作需要延长借阅期限的，需提前3个工作日申请续借。（二）续借流程：借阅人填写《行政档案续借申请表》，说明续借理由及续借期限，经所在部门负责人初审、行政部门审核同意后，方可办理续借手续；续借次数最多不超过1次，续借期限不得超过原借阅期限，重要行政档案原则上不允许续借。（三）逾期处理：借阅人未按规定期限归还档案且未办理续借手续的，行政部门应在逾期当日通过电话、邮件等方式提醒借阅人；逾期超过3个工作日仍未归还的，行政部门向借阅人所在部门负责人通报，由部门负责人督促归还；逾期超过7个工作日仍未归还的，按本制度第五章相关规定追究责任。第十三条借阅使用规范：（一）借阅档案仅限用于申请载明的工作用途，不得用于其他目的；如需将档案内容用于对外发布、合作交流等，需另行办理审批手续，经公司分管领导同意后方可使用。（二）借阅档案应在公司指定场所（如办公室、会议室）使用，确因工作需要携带档案外出的，需在借阅申请中说明外出事由及地点，经行政部门负责人审批同意，且需在规定时间内返回并归还档案。（三）如需复制借阅档案内容，需向行政部门提交《行政档案复制申请表》，说明复制用途及份数，经行政部门负责人审批同意后，由档案管理人员统一复制，复制件需加盖行政部门档案证明章；严禁借阅人自行复制、扫描、拍摄档案内容。（四）借阅档案过程中，如发现档案存在缺失、损毁、错页等问题，应立即停止使用，不得自行修补或调整，及时向行政部门报告，由档案管理人员核实处理。第四章档案保管与归还第十四条归还流程：（一）借阅人在借阅期限届满前，将借阅档案送至行政部门，填写《行政档案归还登记表》，说明档案使用情况。（二）档案管理人员核对档案份数、页码、完整性及是否存在涂改、损毁等情况，确认无误后，在归还登记表中签字确认，完成归还手续。（三）如档案存在缺失、损毁等问题，档案管理人员应立即暂停归还流程，记录问题详情，向行政部门负责人报告，同时通知借阅人所在部门负责人，核实责任后按本制度相关规定处理。第十五条档案核查与保管：（一）行政部门档案管理人员应在档案归还后3个工作日内，对档案进行再次核查整理，确认档案完整后，按原归档位置存放，确保档案检索有序。（二）档案存储环境需符合安全要求，配备防火、防盗、防潮、防虫、防磁等设施，定期检查存储环境温湿度，及时处理安全隐患；电子档案需存储在加密服务器中，设置访问权限，定期备份数据。（三）行政部门应定期对库存档案进行清查盘点，每季度至少开展一次，核对档案数量、完整性，更新档案管理台账，对发现的问题及时整改。第十六条档案修复与销毁：（一）档案出现轻微损毁（如纸张褶皱、字迹模糊等）的，由档案管理人员及时进行修复，修复过程需做好记录；档案损毁严重无法修复的，由行政部门组织鉴定，明确是否需要重新收集或永久保存，鉴定结果报公司管理层备案。（二）符合销毁条件的行政档案（如超过保存期限、无保存价值的档案），由行政部门提出销毁申请，填写《行政档案销毁申请表》，经审计部门核查、公司管理层审批同意后，组织专人负责销毁；销毁过程需做好记录，留存销毁清单，相关人员签字确认，确保档案销毁全程可追溯。第五章监督管理第十七条公司建立多维度行政档案借阅监督管理机制，确保制度执行合规、档案安全可控：（一）日常监督：行政部门每日对档案借阅登记台账、档案存储环境、档案归还情况进行自查，重点核查借阅流程合规性、档案完整性，形成日常监督记录；（二）定期检查：行政部门每月组织一次档案借阅管理专项检查，对各部门借阅制度执行情况、逾期未还档案清理情况、档案安全管理情况等进行全面核查，形成专项检查报告，明确整改要求及期限；（三）不定期抽查：审计部门每季度开展一次档案借阅管理不定期抽查，重点核查借阅审批流程完整性、档案复制使用合规性、借阅费用使用情况等，确保制度执行的严格性；（四）年度考核：将行政档案借阅管理工作纳入各部门年度绩效考核体系，对制度执行规范、未出现违规问题的部门及个人给予表彰，对管理混乱、违规问题较多的部门及个人进行考核扣分。第十八条监督检查过程中发现的问题，行政部门需下达《行政档案管理整改通知书》，明确整改责任部门、整改内容、整改标准及整改期限；责任部门需按时完成整改，整改完成后向行政部门提交整改报告，行政部门对整改效果进行复核验收。对存在重大档案安全隐患或逾期未完成整改的部门，公司可暂停该部门档案借阅权限，直至整改合格；情节严重的，追究相关部门负责人及直接责任人的责任。第六章责任追究第十九条对违反本制度规定，存在以下行为之一的部门或个人，公司视情节轻重给予批评教育、绩效考核扣分、取消评优资格、罚款等处理；造成公司档案损毁、丢失或信息泄露，引发经济损失或品牌声誉损害的，依法追究相关责任人的赔偿责任；构成违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）未经审批擅自借阅、复制、摘抄行政档案的；（二）借阅档案后涂改、勾画、撕毁、替换档案内容，或擅自转借他人、带离规定使用范围的；（三）未按规定期限归还档案，经提醒、督促后仍拒不归还的；（四）擅自复制、扫描、拍摄档案内容，或泄露档案信息的；（五）借阅档案过程中发现问题未及时报告，导致档案损失扩大的；（六）未按规定履行档案借阅审核职责，导致违规借阅的；（七）档案管理人员未按规定登记借阅台账、核查档案完整性，导致档案丢失、损毁的；（八）擅自销毁行政档案，或未按规定流程销毁档案的；（九）拒绝配合监督检查、整改工作，或对发现的问题弄虚作假、隐瞒不报的；（十）其他违反本制度及公司相关档案管理规定的行为。第二十条对因违规行为给公司造成经济损失的，公司有权向相关责任人追偿；给公司品牌声誉造成不良影响的，公司有权采取消除影响、恢复名誉等措施，相关费用由责任人承担。第二十一条对严格遵守本制度、在档案借阅管理工作中表现突出的部门及个人，公司给予表彰奖励，包括但不限于通报表扬、绩效考核加分、发放奖金等；对及时发现重大档案安全隐患并有效处置，避免公司损失的，给予专项奖励。第七章附则第二十二条本制度由公司行政部门负责解释和修订。第二十三条本制度未尽事宜，按照《中华人民共和国档案法》等国家相关法律