2026年剧本杀运营公司员工信息更新管理制度

2026年剧本杀运营公司员工信息更新管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司员工信息更新管理工作，确保员工信息的及时性、准确性与完整性，保障员工合法权益，支撑公司人力资源管理、薪酬核算、绩效考核、合规管理等工作的有序开展，防范因员工信息滞后或错误引发的管理风险与法律纠纷，结合剧本杀行业人员流动特点及运营管理实际需求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有员工信息更新的全流程管理工作，涵盖员工基础信息、岗位信息、薪酬福利信息、资质信息、劳动关系信息等各类信息的新增、变更、注销等更新场景；适用于公司所有部门及全体员工，包括全职员工、兼职员工、实习员工及门店驻场人员；适用于人力资源部门、行政部门、财务部门及各业务部门的相关管理人员，各相关方需严格遵照本制度执行。第三条核心定义（一）员工信息。指公司为开展管理工作所收集、记录的与员工相关的各类信息，包括基础身份信息、岗位履职信息、薪酬福利信息、资质技能信息、劳动关系信息、紧急联系人信息等。（二）信息更新。指员工信息发生变化时，通过规范流程完成信息的补充、修改、删除或归档的管理行为，包括主动申报更新与被动核查更新两种形式。（三）员工信息档案。指公司建立的存储员工全生命周期信息的资料集合，包括电子档案与纸质档案，是员工信息管理的核心载体，也是公司开展各项管理工作的重要依据。（四）主动申报更新。指员工知晓个人信息发生变化后，主动向公司相关部门提交信息更新申请及佐证材料的更新方式。（五）被动核查更新。指人力资源部门或相关管理部门在日常管理、定期核查中发现员工信息存在错误或滞后，主动组织核实并完成更新的方式。第四条基本原则（一）合法合规原则。严格遵守《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，规范员工信息的收集、更新、存储与使用流程，保障员工个人信息安全与隐私权，严禁违规收集、滥用或泄露员工信息。（二）及时准确原则。员工信息发生变化后，需在规定时限内完成更新，确保信息真实反映员工当前实际情况，避免因信息滞后或错误影响管理工作开展。（三）谁主管谁负责原则。明确各部门及员工在信息更新工作中的责任，员工对个人申报信息的真实性负责，各部门负责人对本部门员工信息更新的及时性、完整性负责，人力资源部门对全公司员工信息更新工作统筹监督。（四）规范统一原则。采用公司统一的信息更新流程、申报表单及档案管理标准，确保各部门、各岗位的信息更新工作规范有序，信息格式统一可追溯。（五）安全保密原则。建立严格的员工信息安全保密机制，规范信息访问权限，落实存储安全防护措施，严防员工信息丢失、损毁或泄露。第二章组织架构与职责第五条组织架构公司建立“人力资源部门牵头统筹、各业务部门协同配合、行政部门保障支撑、财务部门联动落实、管理层监督审批”的员工信息更新管理机制，形成分工明确、协同高效、管控到位的管理体系。第六条各部门及人员职责（一）人力资源部门。作为员工信息更新管理的牵头部门，主要职责包括：1.负责本制度的制定、修订及解释，统筹员工信息更新全流程管理工作；2.制定统一的员工信息更新流程、申报表单、信息分类标准及档案管理规范；3.负责员工信息的审核、录入、更新及档案的建立与维护；4.组织开展员工信息定期核查工作，及时发现并纠正信息错误或滞后问题；5.监督各部门员工信息更新工作的落实情况，协调解决更新过程中的跨部门问题；6.负责员工信息安全保密管理，规范信息访问权限；7.组织开展员工信息更新相关培训，提升员工及管理人员的规范操作意识。（二）各业务部门（含各门店、运营部门、剧本采购部门等）。主要职责包括：1.督促本部门员工及时申报个人信息变化，审核员工提交的信息更新申请及佐证材料；2.及时向人力资源部门反馈本部门员工的岗位变动、离职、绩效考核结果等需更新的信息；3.配合人力资源部门开展员工信息核查工作，提供相关佐证材料；4.指定专人负责本部门员工信息更新的对接工作，确保信息传递及时准确。（三）行政部门。主要职责包括：1.负责员工信息管理系统的日常维护与技术支持，保障系统稳定运行；2.负责纸质员工信息档案的存储、保管与安全防护工作；3.配合人力资源部门开展员工信息更新相关的行政保障工作，如表单印制、档案归档等。（四）财务部门。主要职责包括：1.及时接收人力资源部门推送的员工薪酬福利相关信息更新结果，调整薪酬核算数据；2.配合人力资源部门核实员工银行账户信息、社保公积金缴纳信息等与财务相关的信息；3.反馈薪酬核算过程中发现的员工信息错误问题，协助完成信息更正。（五）全体员工。主要职责包括：1.主动知晓并遵守本制度关于信息更新的要求，及时申报个人信息变化；2.确保提交的信息更新申请及佐证材料真实、准确、完整，对信息真实性承担责任；3.配合公司相关部门开展信息核查工作，提供必要的协助；4.妥善保管个人信息相关凭证，避免信息泄露。（六）公司管理层。主要职责包括：1.审批本制度、信息更新管理规范及重大员工信息更新事项；2.保障员工信息更新管理工作所需资源（人员、系统、培训等）的投入；3.监督各部门员工信息更新管理工作的推进情况，协调解决重大问题。第三章员工信息更新全流程管理第七条信息更新范围与触发条件（一）核心更新范围。以下员工信息发生变化时，必须完成更新：1.基础身份信息：姓名、身份证号、性别、出生日期、民族、户籍所在地、常住地址、联系方式（手机号、邮箱等）、紧急联系人信息及联系方式；2.岗位履职信息：所属部门、岗位名称、岗位职责、工作地点、入职时间、转正时间、岗位变动情况、离职时间、工作年限；3.薪酬福利信息：银行账户信息、社保公积金缴纳基数及缴纳地、婚姻状况、赡养抚养亲属信息（影响个税专项附加扣除的）；4.资质技能信息：学历学位、专业资格证书、技能等级证书、培训结业证书、DM资质认证等与岗位相关的资质信息；5.劳动关系信息：劳动合同签订、续签、变更、解除、终止等相关信息；6.其他重要信息：政治面貌、奖惩记录、健康状况（影响岗位履职的）等。（二）触发条件。出现以下情况时，启动员工信息更新流程：1.员工个人信息发生自然变化（如婚姻状况变更、联系方式更换、住址搬迁等）；2.员工岗位发生变动（如晋升、调岗、轮岗、外派等）；3.员工薪酬福利相关信息变化（如银行账户更换、社保公积金缴纳信息调整等）；4.员工获得新的资质证书或技能认证；5.员工发生入职、转正、离职等劳动关系变动；6.公司组织信息核查时发现信息错误或滞后；7.其他需要更新员工信息的情形。第八条信息更新申报流程（一）主动申报流程。1.申请提交。员工知晓个人信息发生变化后，需在3个工作日内填写《员工信息更新申请表》，并附上相关佐证材料（如身份证复印件、户口本复印件、资质证书复印件、婚姻证明、银行账户信息证明等），提交至所在部门负责人审核。2.部门审核。部门负责人需在1个工作日内完成审核，核查申请信息与佐证材料的一致性、真实性，审核通过后签署审核意见，将申请表及佐证材料提交至人力资源部门；审核未通过的，退回员工补充完善，说明退回原因。3.人力资源审核。人力资源部门收到申请材料后，需在2个工作日内完成二次审核，重点核查材料的完整性、合规性及信息的准确性，必要时与员工或相关部门核实。审核通过的，启动信息更新；审核未通过的，退回部门并说明理由，由部门通知员工补充修正。4.信息录入与反馈。人力资源部门完成审核后，在1个工作日内将更新信息录入员工信息管理系统，完善相关档案，并将更新结果通过邮件或书面形式反馈给员工及所在部门。（二）被动核查更新流程。1.信息核查。人力资源部门每季度组织一次全公司员工信息核查工作，通过比对员工信息管理系统数据、纸质档案、社保公积金缴纳记录、薪酬核算数据等，排查信息错误或滞后问题；各部门在日常管理中发现员工信息问题的，需及时向人力资源部门反馈。2.核实确认。人力资源部门发现信息问题后，需在2个工作日内联系员工或所在部门核实情况，要求相关方提供佐证材料。3.信息更正。经核实确认信息需要更新的，人力资源部门在1个工作日内完成信息修正，更新系统数据及档案，并将更正结果反馈给员工及所在部门。4.问题记录。对核查中发现的信息问题及处理情况，人力资源部门需详细记录，形成《员工信息核查整改台账》。（三）特殊场景处理。1.员工离职信息更新。员工办理离职手续时，所在部门需在离职当日将员工离职信息提交人力资源部门，人力资源部门在1个工作日内完成离职信息更新，包括离职时间、离职原因、工作交接情况等，并归档相关离职材料。2.批量信息更新。因公司组织架构调整、薪酬体系改革等原因需要批量更新员工信息的，由相关牵头部门（如运营部门、财务部门）出具批量更新说明及相关依据，提交人力资源部门审核，经管理层审批后，由人力资源部门统一完成信息更新，并将结果反馈给各相关部门及员工。3.紧急信息更新。涉及员工薪酬发放、社保公积金缴纳、紧急联络等关键信息发生变化的，员工需立即申报，各部门及人力资源部门需开通绿色通道，优先完成审核与更新，确保相关工作不受影响。第九条信息更新规范要求（一）表单填写规范。《员工信息更新申请表》需使用公司统一模板，填写内容真实、准确、清晰，不得涂改、伪造；填写语言为规范书面语，关键信息（如身份证号、银行账号）需反复核对，确保无误。（二）佐证材料规范。员工提交的佐证材料需为原件复印件或官方出具的有效证明，复印件需注明“此复印件与原件一致”并由员工签字确认；佐证材料需清晰可辨，信息完整，无遮挡、模糊等情况。（三）时限要求。各环节审核与信息更新工作需严格遵守本制度规定的时限要求，确因特殊情况无法按时完成的，需提前向相关领导报备，说明原因并明确完成时限，最长不得超过规定时限的1倍。（四）信息一致性要求。更新后的员工信息需确保系统数据、纸质档案、相关业务记录（如薪酬核算、社保缴纳）的一致性，人力资源部门需建立信息同步机制，及时将更新信息推送至财务、行政等相关部门。第四章员工信息档案管理第十条档案建立与完善人力资源部门为每位员工建立全生命周期电子与纸质双重档案，档案内容涵盖员工入职、在职、离职全流程的各类信息材料，包括入职登记表、身份证复印件、学历学位证书复印件、资质证书复印件、劳动合同、薪酬调整记录、岗位变动记录、绩效考核记录、奖惩记录、离职材料等。员工信息更新后，人力资源部门需及时将相关更新材料归档至对应档案，确保档案信息的完整性与时效性。第十一条档案存储与保管（一）存储方式。1.电子档案：存储于公司指定的加密员工信息管理系统，建立分级文件夹，按“部门-岗位-员工姓名”的逻辑分类存储，定期进行数据备份，确保数据安全可追溯。2.纸质档案：存储于指定档案柜中，档案柜需加锁保管，放置在安全、干燥、防潮、防火、防盗的区域，落实防虫、防鼠等防护措施；纸质档案需按“年度-部门”的逻辑分类摆放，标注清晰，便于查阅。（二）保管责任。行政部门指定专人负责纸质档案的日常保管，人力资源部门指定专人负责电子档案的管理；档案管理人员需定期检查档案保管情况，每月检查一次纸质档案，每季度检查一次电子档案，及时处理档案受潮、霉变、破损或数据丢失等问题。（三）保管期限。1.在职员工信息档案：长期保管，随员工在职状态持续更新完善。2.离职员工信息档案：保管期限为5年，自员工离职之日起计算；涉及劳动纠纷、法律诉讼的离职员工档案，保管期限延长至纠纷或诉讼处理完毕后5年；保管期限届满后，按规定流程销毁。第十二条档案查阅与使用规范（一）查阅权限。1.公司内部员工因工作需要查阅员工信息档案的，需按以下权限审批：（1）查阅本部门员工一般信息档案（如基础身份信息、岗位信息）：经所在部门负责人审批后，向档案管理部门申请；（2）查阅跨部门员工信息档案或核心敏感信息档案（如薪酬信息、奖惩记录）：经所在部门负责人、人力资源部门负责人审批后，向档案管理部门申请；（3）人力资源部门、行政部门、财务部门因工作需要查阅档案的，可按职责权限直接查阅，但需记录查阅情况；（4）管理层查阅员工信息档案的，可直接查阅，由档案管理部门做好记录。2.外部单位（如司法机关、监管部门）因公务需要查阅员工信息档案的，需提供合法证明文件，经管理层审批后，由档案管理部门指定人员陪同查阅，严禁外部人员私自查阅。（二）查阅流程。1.查阅人填写《员工信息档案查阅申请表》，注明查阅事由、档案编号、查阅期限、查阅人信息等，按权限完成审批。2.档案管理部门核对审批文件后，提供相应档案供查阅，纸质档案需在指定场所查阅，严禁带出档案保管区域；电子档案需在指定设备上查阅，严禁复制、下载。3.查阅人需爱护档案，严禁涂改、勾画、撕毁档案，严禁泄露查阅的敏感信息。4.查阅完成后，查阅人需在《档案查阅登记台账》上签字确认，档案管理部门收回档案并核对完好。（三）档案使用。员工信息档案仅可用于公司人力资源管理、薪酬核算、绩效考核、合规检查、员工培训等工作，严禁用于其他商业用途；使用档案过程中需严格保护员工隐私，不得泄露员工敏感信息。第十三条信息安全与保密管理（一）安全防护。1.电子员工信息需存储于加密服务器，设置分级访问权限，不同岗位人员仅可访问职责范围内的信息；定期进行病毒查杀与数据备份，防止数据丢失、泄露或被篡改。2.纸质员工信息档案需存储于带锁档案柜，钥匙由档案管理员专人保管，严禁随意放置；档案保管区域需安装监控设备，落实防盗、防火、防潮等安全措施。3.员工信息相关的表单、佐证材料等需妥善保管，使用完毕后及时归档，不得随意丢弃或遗落。（二）保密要求。1.所有参与员工信息管理的人员需签订《信息保密承诺书》，明确保密责任与义务。2.严禁员工私自查阅、复制、传播、泄露他人信息；严禁将员工信息用于与工作无关的事项；严禁向外部单位或个人出售、提供员工信息。3.员工信息管理系统账号、密码需专人保管，严禁转借他人使用，定期更换密码；离职人员需及时注销系统账号及相关访问权限。4.涉及员工敏感信息（如身份证号、银行账号、健康状况等）的材料，需进行脱敏处理，纸质材料可隐去关键信息，电子材料可采用加密存储。（三）责任追究。因信息安全管理不当导致员工信息泄露、丢失或被滥用的，追究相关部门负责人及直接责任人责任；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。第五章监督检查与奖惩第十四条监督检查机制（一）日常监督。1.人力资源部门每月对各部门员工信息更新工作进行抽查，重点核查信息更新的及时性、准确性、完整性，核查结果纳入部门月度考核；2.行政部门每月对员工信息档案的存储、保管情况进行检查，确保档案安全规范；3.各部门负责人定期对本部门员工信息更新工作进行自查，及时发现并纠正问题。（二）专项检查。人力资源部门每半年组织一次员工信息更新管理专项检查，联合行政部门、财务部门开展，重点核查以下内容：1.员工信息更新流程的合规性，是否存在未按规定时限更新、漏更新、虚假更新等情况；2.员工信息档案管理的规范性，是否存在档案缺失、存储不当、查阅违规等问题；3.信息安全保密制度的落实情况，是否存在信息泄露风险；4.各部门职责履行情况，是否存在推诿、敷衍等问题。专项检查完成后，形成《员工信息更新管理专项检查报告》，上报管理层，明确存在的问题、整改建议及责任人员。（三）问题整改。对监督检查中发现的问题，人力资源部门下达《整改通知书》，明确整改责任部门、整改内容及整改时限；相关部门需按时完成整改，提交整改报告及相关证明材料；人力资源部门跟踪整改落实情况，确保问题整改到位；对无法立即整改的重大问题，需制定阶段性整改计划，报管理层审批后推进。第十五条奖惩措施（一）奖励。对在员工信息更新管理工作中表现突出的部门及个人，给予表彰和物质奖励：1.信息管理先进部门：季度内员工信息更新及时率100%、准确率100%，无违规问题的部门，奖励部门经费XX元；2.优秀信息管理员：严格遵守制度要求，档案管理规范有序，及时发现并上报信息问题的档案管理人员或人力资源专员，奖励XX元；3.合规申报员工：主动及时申