员工离职通知范文及注意事项汇编

员工离职通知范文及注意事项汇编在企业人力资源管理中，离职通知是规范劳动关系终止、明确双方权利义务的核心文书。一份严谨合规的离职通知，既能保障企业依法履行用工责任，也能维护员工的合法权益，减少劳动纠纷风险。本文结合《劳动合同法》及实务经验，梳理离职通知的核心要素、多场景范文及关键注意事项，为企业HR及管理者提供实用参考。一、离职通知的核心要素与法律依据离职通知（含企业发出的解除/终止通知、员工提交的辞职通知）需围绕劳动关系终止的合法性、流程的清晰性、权利义务的明确性展开。根据《劳动合同法》第三十七条（员工辞职）、第三十九条（企业过错性解除）、第四十条（无过错性解除）、第四十四条（合同终止）等规定，离职通知需包含以下核心要素：1.主体信息：明确通知方（企业/员工）与被通知方（员工/企业）的身份，如员工姓名、岗位、工号，企业全称、HR部门或法定代表人信息。2.离职类型与依据：清晰说明离职性质（自愿辞职、过错性辞退、合同到期终止等），并援引法律条款或企业制度（如员工严重违反《员工手册》第X条）。3.离职生效时间：精确到日期（如“本通知自2024年X月X日起生效”），员工辞职需满足“提前30日（试用期提前3日）书面通知”的法定要求；企业解除/终止需符合“提前30日通知”或“支付代通知金”的规定（《劳动合同法》第四十条）。4.工作交接与责任：明确交接内容（如客户资料、项目文档、办公资产等）、交接期限、对接人，以及未完成交接的责任（如影响薪资结算、法律追责）。5.薪资与福利结算：说明工资、加班费、未休年假工资、经济补偿金（如适用）的结算方式与时间，社保公积金的停缴时间。6.附随义务提示：如保密协议、竞业限制协议的履行要求，禁止泄露商业秘密、客户信息等。二、多场景离职通知范文（企业端与员工端）（一）员工自愿辞职的通知（员工向企业提交）范文1：试用期员工辞职通知致XX公司人力资源部：本人[姓名]，于[入职日期]入职贵司，担任[岗位名称]（试用期）。现因[个人职业规划/家庭原因等，可简要说明，非必填]，根据《劳动合同法》第三十七条，本人拟于[离职日期，需提前3日，如“2024年X月X日”]正式离职。离职前，本人将按《员工离职交接清单》完成工作交接（包括但不限于：[列举主要交接内容，如项目文档移交、客户对接、办公物品归还等]），并配合办理离职手续。恳请公司安排专人对接，本人联系方式：[邮箱/办公电话]。申请人（签字）：[姓名]日期：[年月日]范文2：正式员工辞职通知致XX公司：本人[姓名]，工号[XXX]，现任[部门+岗位]。因[个人发展规划/家庭安排等合理原因]，现依据《劳动合同法》第三十七条，提前30日书面通知公司，拟于[离职日期，如“2024年X月X日”]解除劳动合同。离职期间，本人承诺：1.按《离职交接指引》完成工作交接，确保[项目名称]顺利过渡，移交全部客户资料、电子文档及办公资产；2.严格遵守《保密协议》，不泄露公司商业秘密、客户信息及内部制度；3.配合完成离职面谈、薪资结算等后续流程。请公司于离职前安排离职手续办理时间，本人将全力配合。通知人（签字）：[姓名]日期：[年月日]（二）企业解除/终止劳动合同的通知（企业向员工发出）1.过错性解除（员工严重违纪）范文：解除劳动合同通知书致[员工姓名]：你于[入职日期]入职我司，担任[岗位]。经调查，你存在以下严重违反公司制度的行为：1.[行为1：如“2024年X月X日，擅自离岗3小时，导致客户签约流程延误，造成直接经济损失约[X]元”]；2.[行为2：如“累计3次未按《考勤管理制度》提交请假申请，旷工达[X]日”]。上述行为已违反《员工手册》第[X]条“严重违纪行为”的规定，且不符合《劳动合同法》第三十九条第（二）项“严重违反用人单位规章制度”的解除条件。经公司管理层研究决定，自2024年X月X日起，解除与你的劳动合同。请你于[通知送达3日内]到人力资源部办理离职交接：1.交接工作：与[对接人姓名]完成[项目/客户/文档]移交；2.归还资产：办公电脑、工牌、门禁卡、保密文件等；3.薪资结算：工资结算至[离职日期]，因你严重违纪，公司依法不支付经济补偿金。如对本决定有异议，可在收到通知后5日内向工会或劳动争议调解委员会申请调解，或依法申请劳动仲裁。XX公司（盖章）日期：2024年X月X日2.无过错性解除（客观情况变化/医疗期满）范文：解除劳动合同通知书（客观情况变化）致[员工姓名]：你于[入职日期]入职我司，担任[岗位]，劳动合同期限为[起始日-终止日]。因公司业务调整（依据：[股东会决议/战略调整文件编号]），你所在的[部门/岗位]被撤销，属于《劳动合同法》第四十条第（三）项“劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行”的情形。公司已与你协商变更劳动合同（如调岗至[新岗位]），但未能达成一致。经公司研究决定，自2024年X月X日起（提前30日通知），解除与你的劳动合同。相关权益说明：1.经济补偿金：按你在我司工作年限（每满1年支付1个月工资，不足半年按0.5个月计算），共计[X]个月工资，将随最后一期工资发放；2.代通知金：因提前30日通知，无需支付代通知金（若未提前30日，需支付1个月工资）；3.工作交接：请于[离职日期前]与[对接人]完成工作移交，交接清单见附件。请你于[离职日期]前到人力资源部办理离职手续，如有疑问可联系[HR姓名]（电话：[座机]）。XX公司（盖章）日期：2024年X月X日3.劳动合同到期终止通知范文：终止劳动合同通知书致[员工姓名]：你与我司签订的劳动合同（编号：[XXX]）将于[到期日期]届满。经公司综合评估，决定不再与你续签劳动合同，依据《劳动合同法》第四十四条第（一）项，劳动合同自到期日自动终止。请你于[到期日期前5日]办理以下事项：1.工作交接：与[部门负责人]确认工作交接清单，完成项目、文档、资产移交；2.离职手续：到人力资源部领取《离职手续办理指南》，办理社保停缴、薪资结算等；3.经济补偿金：因公司不续签，将按你工作年限支付经济补偿金（每满1年支付1个月工资），金额为[X]元，于[支付日期]发放。如你希望续签，请于[到期日期前10日]书面提出，公司将重新评估。XX公司（盖章）日期：2024年X月X日（三）协商一致解除劳动合同通知范文：协商解除劳动合同协议书（企业与员工双方确认）甲方（企业）：XX公司乙方（员工）：[姓名]甲乙双方于[入职日期]签订劳动合同，现经协商一致，就解除劳动合同相关事宜约定如下：1.解除日期：2024年X月X日；2.经济补偿：甲方支付乙方经济补偿金[X]元（按工作年限计算），于[支付日期]一次性支付至乙方指定账户（开户行：[XXX]，账号：[XXX]）；3.工作交接：乙方于[解除日期前]完成工作交接，移交全部工作资料、办公资产，经甲方验收合格；4.附随义务：乙方承诺遵守《保密协议》，不泄露甲方商业秘密；甲方承诺为乙方出具离职证明，办理社保公积金停缴手续；5.无争议约定：双方确认，本协议签订后，就劳动关系存续期间的权利义务无其他争议，不再向对方主张任何赔偿或补偿。本协议一式两份，甲乙双方各执一份，自双方签字（盖章）之日起生效。甲方（盖章）：XX公司法定代表人或授权代表（签字）：[姓名]日期：2024年X月X日乙方（签字）：[姓名]日期：2024年X月X日三、离职通知的关键注意事项（一）法律合规性：避免“违法解除”风险1.解除/终止理由合法充分：过错性解除（第三十九条）需有“严重违纪”“严重失职”等事实依据，且制度需经民主程序制定、公示（如《员工手册》经职工代表大会讨论通过并签收）；无过错性解除（第四十条）需证明“客观情况重大变化”（如并购、部门撤销），且履行“协商变更-提前通知/代通知金-支付补偿金”流程；合同到期不续签需提前通知（部分地区如北京、上海无强制提前天数，但需保障员工知情权）。2.经济补偿/赔偿的准确计算：员工自愿辞职（第三十七条）：企业无需支付补偿金；企业过错性解除（第三十九条）：无需支付补偿金；无过错性解除、合同到期不续签（企业方原因）、协商解除（企业提出）：需按“N（工作年限）”支付补偿金；违法解除：员工可要求“2N”赔偿金（《劳动合同法》第八十七条）。（二）流程规范性：保障交接与手续完备1.通知送达的有效性：企业通知员工：优先当面送达并签收，若员工拒签，可通过EMS邮寄（注明“解除劳动合同通知书”）、短信/邮件（保留送达记录）；员工通知企业：需书面提交（邮件+纸质版），保留发送记录（如邮件已读回执、快递签收单）。2.工作交接的可追溯性：制定《离职交接清单》，明确交接项（文档、资产、客户、未结事项等）、标准、截止日期；交接完成后，由双方签字确认，避免后续纠纷（如“未交接导致损失”的责任认定）。3.离职证明与档案转移：企业需在离职后15日内出具离职证明（《劳动合同法》第五十条），内容需客观（如“劳动合同于X年X月X日解除/终止”），避免恶意诋毁；员工档案、社保公积金需按规定转移，逾期未办可能面临行政处罚（《劳动合同法》第八十四条）。（三）沟通与人文关怀：降低离职负面影响1.离职面谈的必要性：了解员工离职真实原因（如薪酬、管理、发展等），收集改进建议；对核心员工可尝试挽留（如调整岗位、薪酬），若无法挽留，需体面送别，维护企业雇主品牌。2.内部/外部沟通的一致性：内部通知（如OA公告、邮件）需简洁客观，避免泄露员工隐私或负面评价；对外（如客户、合作伙伴）沟通需统一口径（如“该员工因个人发展离职，后续对接人是XXX”），保障业务连续性。（四）文书管理与存档：防范法律风险1.通知的存档要求：企业需留存离职通知、交接清单、送达记录、制度文件等，保存期限至少2年（《劳动保障监察条例》第二十条）；员工需留存辞职通知的发送凭证、企业回复等，以备维权使用。2.文书措辞的严谨性：避免模糊表述（如“因个人原因”未明确是否自愿，可能引发“被迫离职”争议）；涉及金额、日期、行为描述需精确，避免歧义（如“严重违纪”需列举具体事实、时间、后果）。四、实务案例：常见纠纷与应对建议案例1：员工主张“被迫离职”，企业通知被认定违法某员工因公司拖欠工资，以“个人原因”提交辞职，后仲裁主张“被迫离职”要求经济补偿。因辞职通知未提及拖欠工资，企业以“自愿辞职”抗辩失败。应对建议：员工辞职时，若因企业过错（拖欠工资、未缴社保等），需在通知中明确理由（如“因公司拖欠2024年X月工资，依据《劳动合同法》第三十八条，现通知解除劳动合同”）；企业收到此类通知，需核查自身是否存在过错，避免违法解除。案例2：离职通知未明确生效时间，引发交接争议企业向员工发送辞退通知，未注明离职日期，员工认为“30日后生效”，企业认为“通知送达即生效”，导致交接延误。应对建议：离职通知需明确生效时间（如“本通知自送达之日起生效，离职日期为202