大型建设项目档案验收管理办法

大型建设项目档案验收管理办法为规范大型建设项目档案验收工作，确保项目档案完整、准确、系统、安全，充分发挥档案在项目后续运营、维护及管理中的支撑作用，依据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》等法律法规及行业规范，结合大型建设项目管理实际，制定本办法。一、总则（一）目的与依据本办法旨在通过明确档案验收的标准、程序及要求，强化大型建设项目档案全过程管理，保障项目档案资源的有效归集与利用。制定依据包括《中华人民共和国档案法》《重大建设项目档案验收办法》《建设项目档案管理规范》（DA/T28）等法律法规、行政规章及技术标准。（二）适用范围本办法适用于大型建设项目（含新建、扩建、改建的工业、交通、能源、水利、市政等领域项目，总投资或建设规模达到行业大型标准的项目）的档案验收管理。境外投资、援外建设等特殊项目的档案验收，可结合项目特点参照本办法执行。（三）管理原则遵循“统一领导、分级负责、谁建设谁管理、谁形成谁归档”的原则，建设单位对项目档案管理负总责，各参建单位（设计、施工、监理、设备供应商等）按职责分工做好档案的形成、收集、整理工作，确保档案与项目建设同步推进、同步验收。二、验收范围与依据（一）验收范围项目档案验收涵盖项目建设全过程形成的各类档案，包括但不限于：工程技术档案：项目前期文件（立项批复、可行性研究报告、勘察设计文件等）、施工文件（施工记录、隐蔽工程验收、质量检验报告等）、竣工文件（竣工图、竣工验收报告、工程决算等）；设备档案：设备采购合同、技术说明书、安装调试记录、运行维护手册等；管理性档案：项目管理文件（招投标文件、监理日志、会议纪要、合同协议等）、财务档案（投资预算、资金拨付、审计报告等）；特殊载体档案：照片、录像、录音、电子文件（含数据库、软件系统、数字化成果等）。（二）验收依据1.国家及地方档案管理、建设工程管理的法律法规（如《档案法》《建设工程质量管理条例》）；2.项目审批文件（立项批复、初步设计批复、竣工验收批复等）；3.档案行业标准（如《建设项目档案管理规范》（DA/T28）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T____））；4.项目建设合同、技术协议中关于档案管理的约定。三、验收条件与内容（一）验收条件项目档案验收应在项目竣工（或试运行）后、正式竣工验收前完成，且满足以下条件：1.项目建设任务完成，主要设施设备已通过专项验收或试运行考核；2.项目档案收集齐全，各参建单位已完成档案的整理、编目，档案分类符合行业规范；3.建设单位已编制《项目档案专项验收报告》，内容包括项目概况、档案管理体系、档案收集整理情况、自查结论等；4.档案保管条件达标，档案库房（或专用存储空间）的温湿度、防火、防潮、防盗等措施符合《档案馆建筑设计规范》要求，电子档案的存储环境满足长期保存需求。（二）验收内容验收组对项目档案的完整性、准确性、系统性、安全性进行全面核查：完整性：核查档案是否覆盖项目全周期（前期、建设、竣工、试运行），各阶段文件是否齐全（如立项文件、施工记录、竣工图是否完整），特殊载体档案是否同步归档；准确性：审查档案内容是否真实反映项目实际情况（如竣工图与实际工程是否一致，数据记录是否准确），文件签署、盖章是否规范，电子档案的元数据是否完整；系统性：检查档案分类是否科学（如按项目阶段、专业、载体类型分类），组卷是否合理（卷内文件排列有序、编目清晰），检索工具（目录、数据库）是否便于查询；安全性：查验档案保管设施（库房、柜架、温湿度调控设备）是否符合要求，档案数字化备份是否完成，电子档案的防篡改、防丢失措施是否到位（如异地备份、加密存储）。四、验收组织与程序（一）验收组织1.组织单位：由项目主管部门（如行业主管部门、投资主管部门）或建设单位牵头组织验收，必要时可委托第三方档案机构实施；2.验收组构成：验收组由5-7人组成，成员包括档案管理专家、项目管理专家、参建单位代表（设计、施工、监理），其中档案专家不少于2人；3.职责分工：验收组负责审查档案资料、现场查验、形成验收意见，建设单位及参建单位配合提供档案及相关说明。（二）验收程序1.申请验收：建设单位在项目满足验收条件后，向验收组织单位提交《档案验收申请表》，并附《项目档案专项验收报告》、档案目录（纸质及电子版本）、档案保管条件说明等材料；2.受理与审核：验收组织单位在收到申请后10个工作日内完成材料审核，符合要求的，确定验收时间及组成员；不符合的，书面反馈需补充完善的内容；3.现场验收：验收组听取建设单位关于项目档案管理及自查情况的汇报；实地查看档案库房（或存储环境）、档案实体（随机抽查纸质档案、电子档案的完整性、准确性）；核查档案管理系统（如电子档案管理平台的功能、数据完整性）；就关键问题质询相关单位，形成《现场验收记录》；4.意见反馈：验收组结合汇报、查验情况，形成《档案验收意见》，明确验收结论（合格、限期整改、不合格）及整改要求（如需）。五、验收结论与整改（一）验收结论验收结论分为三类：合格：档案完整、准确、系统，保管条件达标，满足项目后续管理需求；限期整改：档案存在少量问题（如部分文件缺失、编目不规范），但不影响整体利用，建设单位需在2-3个月内完成整改并申请复查；不合格：档案缺失严重、整理混乱或保管条件不达标，需全面整改后重新申请验收。（二）整改与复查1.整改要求：建设单位针对验收意见中的问题，制定整改方案，明确责任人和整改期限，整改完成后形成《整改报告》；2.复查程序：验收组织单位收到《整改报告》后，组织原验收组或委托第三方对整改情况进行复查，复查合格的出具验收意见，不合格的继续整改或终止验收（特殊情况需重新申请）。六、档案管理要求（一）全过程管理1.前期管理：建设单位在项目立项阶段制定《档案管理方案》，明确档案管理目标、职责分工、归档范围及要求，同步纳入项目管理体系；2.过程管控：各参建单位指定专人负责档案工作，随工程进度收集文件（如施工单位及时整理隐蔽工程记录，监理单位同步审核文件签署），建设单位定期开展档案检查（每季度不少于1次）；3.竣工归档：项目竣工后3个月内，各参建单位向建设单位移交档案，建设单位完成汇总、审核后，编制竣工档案总目录。（二）保管与利用1.保管要求：档案库房应配备防盗、防火、防潮、防光、防磁、防虫等设施，电子档案采用“双套制”（纸质+电子）保管，定期（每年）进行数据备份；2.利用服务：建设单位建立档案利用制度，明确借阅流程、权限（如内部查阅需审批，外部查阅需主管部门同意），逐步推进档案数字化，通过管理系统提供在线查询服务；3.安全管理：定期（每半年）开展档案安全检查，排查库房隐患、检测电子档案存储介质（如硬盘、光盘）的有效性，建立档案损毁、丢失应急预案。（三）人员与培训1.建设单位配备专职档案管理人员（或委托专业机构），参建单位指定兼职档案员，人员需具备档案管理或相关专业知识；2.建设单位每年组织档案业务培训（不少于1次），内容包括档案法规、整理规范、数字化技术等，参建单位同步开展内部培训。七、附则1.本办法由[发文单位]负责解释，自发布之日起施行；2.本办法未尽事宜，按国家及地方现行法律法规、行业标准执行；3.术语定义：大型建设项目：指符合国家或行业“大型工程”规模