企业员工油卡管理制度细则

企业员工油卡管理制度细则一、目的为规范企业员工油卡的使用与管理，有效控制车辆运营成本，保障公司公务车辆用油管理工作的规范化、制度化，提升资源使用效率，特制定本细则。二、适用范围本细则适用于公司所有配备公务用车（含公务用车、业务专用车辆等）及需使用油卡开展公务活动的员工。外包车辆、临时租赁车辆的用油管理可参照本细则，结合合作协议另行约定。三、管理职责（一）行政部（或后勤管理部门）统筹油卡的申领、登记、充值、发放、回收及日常台账管理，确保油卡全生命周期可追溯；定期核查油卡使用记录与车辆行驶里程的匹配性，排查异常使用情况并及时处置；协调处理油卡丢失、损坏、盗刷等突发问题，对接加油站及发行方跟进解决方案。（二）财务部审核油卡充值、消费的费用凭证，确保支出合规、票据完整，按财务制度进行账务处理；定期与行政部核对油卡账户余额、消费明细，分析油卡使用成本并提供数据支持；参与油卡管理流程的合规性审计，监督资金安全。（三）用车部门（含直属团队、业务单元）指定专人负责本部门油卡的领取、保管及使用登记，确保油卡仅限本部门公务车辆使用；督促驾驶员按规范使用油卡，及时反馈油卡使用中的异常情况；配合行政部、财务部开展油卡使用检查与成本分析，落实整改要求。四、油卡管理流程（一）油卡申领新购车辆或新增公务用车需求时，用车部门填写《油卡申领申请表》，经部门负责人签字、行政部审核后，由行政部统一向油卡发行方（如中石油、中石化等）提交申领。申领时需登记车辆信息（车牌号、车型）、使用人信息（驾驶员姓名、联系方式），原则上实行“一车一卡”绑定管理。（二）油卡充值行政部每月末汇总各油卡剩余余额（通过线上平台或加油站查询），结合下月用车计划编制《油卡充值计划表》，经财务部审核、分管领导审批后执行充值。单次充值金额以满足车辆下月正常公务出行需求为限（特殊业务需求需超额充值的，需提交书面申请说明事由，经部门负责人及行政部共同审批）。充值完成后，行政部需在《油卡管理台账》中更新账户余额，同步通知用车部门领取充值后的油卡。（三）油卡发放与回收发放：油卡发放时，行政部需与领用人员（或驾驶员）签订《油卡领用确认单》，明确油卡卡号、初始余额、绑定车辆/人员信息及领用时间，确保责任到人。回收：员工离职、车辆报废/调拨或油卡停用时，领用部门需在3个工作日内将油卡交还行政部。行政部核对余额后办理回收手续，注销或冻结该油卡的使用权限，余额全额转入公司油卡主账户（或按财务要求清算）。五、油卡使用规范（一）使用范围油卡仅限公司公务车辆（含经审批的临时公务用车）因公出行时使用，用于支付车辆燃油费用，禁止用于购买润滑油、洗车、便利店商品等非燃油类消费。（二）加油要求驾驶员应优先选择公司合作的加油站加油；特殊情况（如偏远地区无合作加油站）需在外加油的，需保留加油票据及行驶轨迹证明（如导航记录、出差审批单），事后2个工作日内提交行政部备案。加油时需核对油卡绑定的车辆信息，确保“车卡一致”；加油后需索取正规发票（发票抬头为公司全称），并在发票背面注明加油日期、车辆信息、行驶里程（加油前/后），交至用车部门统一保管。（三）禁止行为严禁将油卡转借他人（含公司内部非公务车辆、外部人员）使用，或利用油卡为私人车辆加油；严禁通过套取加油积分、兑换非燃油商品等方式谋取个人利益；严禁伪造加油票据、虚报行驶里程套取油费，或故意浪费燃油（如空转车辆、私用车辆等）。（四）异常处理油卡丢失或被盗刷时，驾驶员需在1小时内通知行政部，并向油卡发行方申请挂失（保留挂失凭证），行政部协助查询消费记录，对涉嫌盗刷的情况报警处理；油卡损坏（如芯片故障、卡片变形）无法使用时，驾驶员需提交损坏油卡至行政部，由行政部办理换卡手续，换卡期间的加油费用可通过临时油卡或现金垫付（事后凭票据报销）；发现油卡余额异常（如非本人操作的大额消费、余额骤减）时，需立即停止使用并反馈行政部，配合核查消费明细及加油站监控记录。六、监督与考核（一）日常检查行政部每月抽查30%的油卡使用记录（通过加油站系统、油卡管理平台导出数据），核对加油时间、地点、金额与车辆行驶记录（如GPS轨迹、出差审批单）的一致性；财务部每季度开展油卡费用专项审计，重点核查充值审批、发票合规性、余额对账情况，形成审计报告提交管理层。（二）违规处罚对违规使用油卡的行为，视情节轻重给予以下处罚：首次违规（如私用加油、虚报里程）：给予书面警告，责令退回违规所得，扣减当事人当月绩效分5分；二次违规或情节严重（如盗刷油卡、伪造票据）：给予记过处分，扣发季度奖金，调离驾驶岗位或解除劳动合同；涉及违法犯罪的，移交司法机关处理。部门负责人对本部门油卡管理不善、出现多次违规的，连带扣减部门绩效分10分，并责令限期整改。（三）节约奖励对年度内油卡使用成本低于预算目标、且无违规记录的部门或个人，公司给予以下奖励：部门：按节约金额的10%作为部门活动经费（最高不超过5000元）；个人（驾驶员）：给予一次性奖金2000元，或在年度评优中优先考虑。七、附则1.本细则自2024年X月X日起施行，原有油卡管理制度与本细则冲突的，以本细则为准；2.本细则由行政部负责解释，如需修订，需经总经理办公