办公生产耗材管理制度

PAGE办公生产耗材管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公生产耗材的管理，规范耗材的采购、使用、库存等环节，降低公司运营成本，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工在办公生产过程中对各类耗材的使用与管理。（三）基本原则1.节约原则：倡导全体员工树立节约意识，合理使用耗材，避免浪费。2.规范原则：严格按照规定的流程进行耗材的采购、审批、领用、库存管理等操作，确保各项工作规范有序。3.效益原则：在保证工作正常开展的前提下，通过科学管理，降低耗材成本，提高公司经济效益。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定办公生产耗材管理制度，并监督制度的执行情况。2.汇总各部门的耗材需求计划，结合库存情况，制定年度、季度和月度采购计划。3.负责办公生产耗材的采购工作，选择合格的供应商，签订采购合同。4.建立耗材库存管理台账，定期进行盘点，确保账实相符。5.对各部门的耗材使用情况进行统计分析，提出改进建议。（二）财务部门1.负责审核办公生产耗材采购费用的报销凭证，确保费用支出合理合规。2.对办公生产耗材的成本进行核算和分析，为公司成本控制提供数据支持。（三）使用部门1.负责本部门办公生产耗材需求的预测和申报，确保耗材的合理使用。2.指定专人负责本部门耗材的领用、保管和使用，并做好相关记录。3.配合行政部门做好耗材的盘点工作，及时反馈耗材使用过程中出现的问题。三、采购管理（一）采购计划1.各部门应根据工作实际需求，每月[具体日期]前向行政部门提交次月的耗材需求计划。需求计划应详细列出耗材的名称、规格、型号、数量等信息。2.行政部门收到各部门的需求计划后，结合库存情况进行汇总分析，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应遵循“合理储备、保证供应、避免积压”的原则。3.对于临时性或紧急性的耗材需求，使用部门应填写《临时耗材采购申请表》，经部门负责人审批后提交行政部门。行政部门应根据实际情况及时安排采购。（二）供应商选择1.行政部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商的基本情况、经营范围、联系方式、产品质量、价格水平、售后服务等内容。2.对拟合作的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。评估合格的供应商纳入合格供应商名录。3.优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商进行合作。定期对供应商进行考核，对于考核不合格的供应商，应及时终止合作。（三）采购流程1.行政部门根据采购计划或临时采购申请表，选择合适的供应商进行询价。询价时应向供应商提供详细的采购需求信息，要求供应商在规定时间内报价。2.收到供应商的报价后，行政部门应进行比较分析，选择报价合理、产品质量可靠的供应商进行谈判。谈判内容包括价格、交货期、质量标准、售后服务等方面。3.谈判达成一致后，行政部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购的耗材名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。4.采购合同签订后，行政部门应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。对于采购过程中出现的问题，应及时与供应商沟通协商解决。四、库存管理（一）入库管理1.采购的办公生产耗材到货后，行政部门仓库管理人员应及时进行验收。验收内容包括耗材的名称、规格、型号、数量、质量等方面。2.验收合格的耗材应及时办理入库手续，填写《耗材入库单》。《耗材入库单》应包括耗材的名称、规格、型号、数量、供应商名称、入库日期等信息。3.仓库管理人员应根据《耗材入库单》及时更新库存台账，确保库存信息准确无误。（二）存储管理1.办公生产耗材应存放在专门的仓库内，仓库应保持通风、干燥、整洁，避免耗材受潮、发霉、变质等情况。2.不同种类、规格、型号的耗材应分类存放，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。3.对易燃易爆、有毒有害等危险耗材，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。（三）出库管理1.使用部门领用办公生产耗材时，应填写《耗材领用单》。《耗材领用单》应包括耗材的名称、规格、型号、数量、领用部门、领用人、领用日期等信息。2.《耗材领用单》经部门负责人审批后，交仓库管理人员办理出库手续。仓库管理人员应根据《耗材领用单》及时发货，并在库存台账上记录出库情况。3.对于贵重或限量使用的耗材，领用人员应在《耗材领用单》上注明用途，并经部门负责人和行政部门负责人审批后领用。（四）盘点管理1.行政部门仓库管理人员应定期对办公生产耗材进行盘点，盘点周期为[具体周期]。盘点内容包括耗材的数量、质量、存放位置等方面。2.盘点结束后，仓库管理人员应填写《耗材盘点表》，详细记录盘点情况。如发现账实不符，应及时查明原因，并填写《耗材盘盈盘亏报告表》，报行政部门负责人审批。3.根据审批结果，仓库管理人员应及时调整库存台账，确保账实相符。对于盘盈或盘亏的耗材，应按照相关规定进行处理。五、使用管理（一）培训与教育1.行政部门应定期组织员工进行办公生产耗材节约使用的培训与教育，提高员工的节约意识和操作技能。2.培训内容应包括耗材的正确使用方法、节约技巧、报废处理等方面。培训方式可采用集中培训、现场演示、发放宣传资料等多种形式。（二）使用规范1.员工应按照操作规程正确使用办公生产耗材，避免因操作不当造成浪费或损坏。2.对于可双面使用的纸张、文件等，应尽量双面使用；对于电子文档，应尽量减少打印次数，优先采用电子存档方式。3.打印机、复印机等设备应定期进行维护保养，确保设备正常运行，减少因设备故障导致的耗材浪费。4.员工在使用完办公生产耗材后，应将剩余耗材妥善保管，不得随意丢弃。（三）监督与检查1.行政部门应定期对各部门的办公生产耗材使用情况进行监督检查，检查内容包括耗材的领用记录、使用情况、节约措施落实情况等方面。2.对于发现的浪费行为，应及时进行制止和纠正，并对相关责任人进行批评教育。对于浪费严重的部门或个人，应按照公司相关规定进行处罚。六、报废管理（一）报废标准1.办公生产耗材出现以下情况之一的，可申请报废：超过使用期限且无法正常使用的；因质量问题或损坏无法修复的；因技术更新换代被淘汰的；其他符合报废条件的。2.各部门应定期对本部门的办公生产耗材进行清理，将达到报废标准的耗材填写《耗材报废申请表》，报行政部门审核。（二）报废流程1.《耗材报废申请表》经部门负责人审批后，交行政部门审核。行政部门应组织相关人员对申请报废的耗材进行鉴定，确认是否符合报废标准。2.经审核同意报废的耗材，行政部门应安排专人进行回收处理。回收处理方式可采用集中销毁、出售给废品回收公司等方式。3.对于出售给废品回收公司的报废耗材，行政部门应与废品回收公司签订回收协议，明确回收价格、回收时间、环保要求等条款。回收过程中应做好记录，确保报废耗材得到妥善处理。（三）报废处理记录1.行政部门应建立办公生产耗材报废处理台账，详细记录报废耗材的名称、规格、型号、数量、报废原因、