生产车间合同管理制度

PAGE生产车间合同管理制度一、总则（一）目的为加强生产车间合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产车间与外部单位签订的各类合同，包括但不限于原材料采购合同、设备采购合同、加工承揽合同、劳务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得显失公平，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理职责（一）合同管理部门及职责1.法务部门负责合同文本的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规要求进行把关。参与重大合同的谈判，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，协助有关部门进行诉讼或仲裁。2.生产车间负责合同的起草、谈判、签订、履行、变更、终止等具体工作。对合同相对方的主体资格和履约能力进行调查和评估。建立合同台账，及时记录合同的签订、履行等情况。定期向公司汇报合同管理工作情况。3.财务部门负责审核合同的付款条款，确保付款方式、付款时间等符合公司财务规定。参与合同的结算工作，对合同执行情况进行财务监督。协助处理合同纠纷涉及的财务问题。（二）各部门协作要求1.各部门应密切配合，形成合同管理的合力。生产车间在合同管理过程中需要法务部门、财务部门等提供支持和协助时，应及时沟通，相关部门应积极配合。2.法务部门应定期组织合同管理培训，提高各部门人员的合同法律意识和风险防范能力。3.财务部门应及时向生产车间反馈合同执行过程中的财务问题，协助生产车间做好合同管理工作。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同起草生产车间根据业务需要，指定专人起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。合同文本应使用规范的语言文字，避免歧义。对于格式合同，应仔细审查格式条款，确保其符合法律法规要求。2.合同审核合同起草完成后，应提交生产车间负责人审核。审核内容包括合同条款是否完整、准确，权利义务是否对等，是否符合公司利益等。生产车间负责人审核通过后，将合同文本提交法务部门进行合法性审查。法务部门应重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险。法务部门审查通过后，合同文本提交财务部门进行付款条款审核。财务部门应审核付款方式、付款时间等是否符合公司财务规定。3.合同谈判根据合同审核意见，生产车间与合同相对方进行谈判。谈判过程中，应明确双方的权利义务，争取有利的合同条款。对于重大合同，应成立专门的谈判小组，由生产车间负责人、法务人员、财务人员等组成，共同参与谈判。4.合同签订谈判达成一致后，双方签订合同。合同应由双方加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。合同签订后，应及时将合同副本交送法务部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同相对方主体资格审查1.在签订合同前，应对合同相对方的主体资格进行审查。审查内容包括：营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证等证照是否真实、有效。法定代表人身份证明书、授权委托书等是否真实、有效。经营范围是否符合合同业务要求。是否存在被吊销营业执照、注销登记、列入失信被执行人名单等情况。2.对于新的合同相对方，应要求其提供相关资质证明文件，并进行实地考察，了解其经营状况、信誉情况等。3.对于长期合作的合同相对方，应定期对其主体资格进行复查，确保其主体资格始终合法有效。（三）合同条款审查1.合同条款应符合法律法规要求，明确双方的权利义务，避免出现模糊不清、歧义或显失公平的条款。2.合同标的应明确、具体，包括名称、规格、型号、数量、质量等。对于质量条款，应明确质量标准、验收方式、验收期限等。3.合同价款或报酬应明确、合理，包括金额、支付方式、支付时间等。对于价格调整条款，应明确调整的条件、方式和时间。4.合同履行期限、地点和方式应明确，确保双方能够按照约定履行合同义务。对于履行期限，应明确起始日期和截止日期；对于履行地点，应明确具体的地点；对于履行方式，应明确是一次性履行还是分期履行等。5.违约责任条款应明确、具体，包括违约情形、违约金额或计算方法等。违约责任条款应具有可操作性，能够有效约束双方的行为。6.争议解决条款应明确，包括协商解决、仲裁或诉讼等方式。对于仲裁或诉讼的选择，应根据合同实际情况和双方意愿进行确定。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.生产车间应指定专人负责合同履行跟踪，及时掌握合同履行情况。跟踪内容包括合同相对方的履行进度、质量情况、付款情况等。2.合同履行跟踪人员应定期向生产车间负责人汇报合同履行情况，对于出现的问题应及时提出解决方案。3.生产车间负责人应定期组织召开合同履行协调会，协调解决合同履行过程中出现的问题，确保合同顺利履行。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如需要变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更前，生产车间应将变更事项提交法务部门进行合法性审查，提交财务部门进行付款条款审核。审核通过后，方可签订变更协议。3.合同变更后，应及时将变更协议副本交送法务部门、财务部门等相关部门备案，并对合同台账进行更新。（三）合同付款管理1.财务部门应按照合同约定的付款方式、付款时间等进行付款审核。对于不符合合同约定的付款申请，应及时提出意见并反馈给生产车间。2.生产车间应根据合同履行情况，及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括合同编号、付款金额、付款理由等内容，并附相关证明材料。3.财务部门审核通过后，按照公司财务规定办理付款手续。付款后，应及时将付款凭证交送生产车间，以便进行合同台账登记。五、合同终止管理（一）合同终止条件1.合同履行完毕，双方的权利义务已经全部实现，合同自然终止。2.合同约定的终止条件成就，如约定的履行期限届满、约定的解除条件出现等，合同终止。3.双方协商一致，提前解除合同。4.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行，双方协商解除合同。5.一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。（二）合同终止流程1.合同终止前，生产车间应通知合同相对方，并与对方协商办理合同终止手续。2.合同终止手续包括清理合同款项、交付相关资料、办理验收手续等。生产车间应按照合同约定和公司规定，及时办理相关手续。3.合同终止后，生产车间应将合同终止情况及时通知法务部门、财务部门等相关部门，并对合同台账进行注销。（三）合同终止后的资料归档1.合同终止后，生产车间应将合同文本、变更协议、履行记录、付款凭证等相关资料进行整理归档。2.合同资料归档应按照公司档案管理规定进行，确保资料的完整性和安全性。3.合同资料归档后，应建立相应的检索目录，便于查询和使用。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格按照合同签订流程和合同条款履行合同义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.在合同履行过程中，加强与合同相对方的沟通与协调，及时解决出现的问题，避免矛盾激化。3.定期对合同履行情况进行检查和评估，发现问题及时整改，防止问题扩大化。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，生产车间应及时收集相关证据材料，包括合同文本、履行记录、往来函件、付款凭证等。2.生产车间应组织相关人员对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。纠纷处理方案应明确处理目标、处理措施、责任人员等。3.根据纠纷处理方案，生产车间可先与合同相对方进行协商解决。协商过程中，应保持冷静、理智，尊重对方意见，寻求双方都能接受的解决方案。4.如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，选择仲裁或诉讼解决纠纷。选择仲裁的，应按照仲裁程序办理；选择诉讼的，应及时向有管辖权的人民法院提起诉讼。5.在纠纷处理过程中，法务部门应提供法律支持和协助，财务部门应提供财务方面的证据和意见。（三）纠纷处理结果跟踪1.合同纠纷处理完毕后，生产车间应及时跟踪处理结果的执行情况。如对方未按照处理结果履行义务，应及时采取措施，确保公司合法权益得到实现。2.生产车间应将合同纠纷处理情况及时向公司汇报，并对纠纷产生的原因、处理过程、处理结果等进行总结分析，提出改进措施和建议，避免类似纠纷再次发生。七、合同台账管理（一）台账建立1.生产车间应建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行详细记录。2.合同台账应包括合同编号、合同名称、合同相对方、签订日期、履行期限、标的、价款或报酬、付款情况、履行情况、变更情况、终止情况等内容。3.合同台账应采用电子表格或专门的合同管理软件进行记录，确保记录的准确性和及时性。（二）台账更新1.合同签订后，应及时将合同相关信息录入合同台账。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、付款、履行进度等情况，应及时更新合同台账。3.合同终