生产材料零散采购制度

PAGE生产材料零散采购制度一、总则（一）目的为规范公司生产材料零散采购行为，确保采购活动合法合规、高效有序，满足公司生产经营需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因生产需要进行的零散材料采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.经济性原则：在满足生产需求的前提下，充分考虑成本效益，选择性价比最优的材料和供应商。3.及时性原则：及时采购所需材料，避免因材料短缺影响生产进度。4.透明性原则：采购过程应公开、透明，接受公司内部监督。二、采购流程（一）需求提出1.各部门根据生产计划和实际需求，填写《生产材料零散采购申请表》，详细注明材料名称、规格型号、数量、需求时间等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到申请表后，对采购需求进行初步评估，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司规定的审批权限进行审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批；采购金额较大的，需提交公司分管领导或总经理审批。（三）供应商选择1.采购部门根据审批后的采购需求，通过多种渠道寻找合适的供应商。可参考以往合作经验、供应商推荐、市场调研等方式确定潜在供应商名单。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、生产资质、产品质量、信誉等方面的审核。3.选择至少三家供应商进行询价，要求供应商提供详细的报价单，包括材料价格、交货期、售后服务等内容。4.采购部门对供应商的报价进行比较分析，综合考虑价格、质量、交货期等因素，选择最优供应商。（四）采购合同签订1.确定供应商后，采购部门与供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括材料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门应将合同副本存档备案。（五）采购执行1.采购部门根据合同约定，向供应商下达采购订单，明确采购材料的具体要求和交货时间。2.供应商按照订单要求组织生产和发货，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保按时到货。3.材料到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。（六）验收付款1.材料到货后，由质量检验部门按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通协商解决。2.采购部门根据验收报告和合同约定，办理付款手续。付款方式应符合公司财务制度规定，确保资金安全。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度生产计划和历史采购数据，编制生产材料零散采购预算。预算应明确采购项目、金额、时间等内容。2.采购预算经公司财务部门审核后，提交公司管理层审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.如因生产需求变化等原因需要调整采购预算的，应按照公司规定的预算调整程序进行审批。（三）预算监督1.公司财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期对采购支出进行分析和评估。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购预算执行情况，确保预算执行的透明度和可控性。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，包括合法经营资质、良好的信誉、稳定的生产能力、优质的产品质量等。2.供应商申请准入时，应提交相关证明材料，采购部门对其进行审核评估。符合准入标准的，纳入公司供应商名录。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.采购部门根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与淘汰1.对优秀供应商给予一定的激励措施，如优先合作、增加采购份额、给予价格优惠等。2.对不合格供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，予以淘汰，不再与其合作。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应识别生产材料零散采购过程中可能存在的风险，包括市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.对识别出的风险进行分析评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对1.针对不同的风险，制定相应的应对措施。如通过签订长期合同、套期保值等方式应对市场价格波动风险；加强供应商管理，要求供应商提供履约保证金等方式应对供应商违约风险；严格质量验收标准，加强对供应商的质量监督管理等方式应对质量风险；加强法律法规学习，确保采购行为合法合规等方式应对法律风险。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查评估，及时调整优化应对策略。六、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应收集与生产材料零散采购相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、产品质量信息等。2.建立采购信息数据库，对收集到的信息进行分类整理、存储和维护。（二）采购信息共享1.采购信息数据库应实现内部共享，各部门可根据权限查询相关信息。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购信息，为公司决策提供参考依据。七、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对生产材料零散采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应积极配合内部审计工作，及时提供相关资料和信息。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，确保采购活动符