家具生产跟单管理制度

PAGE家具生产跟单管理制度一、总则（一）目的为了加强家具生产跟单管理，确保生产订单按时、按质、按量完成，提高客户满意度，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有家具生产跟单相关工作，包括从订单接收、生产安排、进度跟踪到产品交付的全过程。（三）职责分工1.跟单员负责与客户沟通订单需求，准确记录订单信息，确保订单内容清晰、准确。依据订单要求，协调生产部门安排生产计划，跟踪生产进度，及时解决生产过程中的问题。与采购部门协作，确保原材料及时供应，保证生产顺利进行。负责产品质量检验的跟进，确保产品符合订单质量标准。协调物流部门安排产品交付，及时处理交付过程中的问题。定期向客户反馈订单执行情况，处理客户的疑问和投诉。2.生产部门根据跟单员下达的生产计划，组织安排生产任务，确保生产设备正常运行，人员配备合理。按照订单要求和生产工艺标准，组织员工进行生产操作，保证产品质量。及时向跟单员反馈生产过程中的问题，如设备故障、人员短缺等，积极配合解决问题，确保生产进度不受影响。3.采购部门根据生产计划和订单需求，及时采购所需原材料和零部件，确保原材料的质量和供应及时性。与供应商保持良好沟通，协调解决采购过程中的问题，如交货延迟、质量问题等。定期向跟单员通报原材料采购进度，确保生产部门能够及时获取原材料进行生产。4.质量检验部门制定产品质量检验标准和流程，对生产过程中的半成品和成品进行质量检验。及时发现质量问题，分析原因并提出改进措施，确保产品质量符合订单要求。向跟单员和生产部门反馈质量检验结果，协助解决质量问题。5.物流部门根据跟单员的安排，负责产品的包装、运输和交付工作。确保产品在运输过程中的安全，按时将产品交付给客户。及时向跟单员反馈产品交付情况，处理交付过程中的异常情况。二、订单接收与评审（一）订单接收1.市场部门接到客户订单后，应立即将订单信息传递给跟单员。订单信息应包括但不限于产品规格、数量、交货日期、质量要求、包装要求等。2.跟单员收到订单后，应仔细核对订单信息，确保信息准确无误。如发现订单信息不完整或有疑问时，应及时与市场部门或客户沟通确认。（二）订单评审1.跟单员组织相关部门（生产、采购、质量检验等）对订单进行评审。评审内容包括订单的技术要求、生产能力、原材料供应、质量标准、交货期等方面。2.各部门应根据自身职责对订单进行评估，并提出意见和建议。如生产部门评估生产能力是否满足订单需求，采购部门评估原材料供应是否及时，质量检验部门评估产品质量标准是否可行等。3.对于评审通过的订单，跟单员应填写订单评审表，经相关部门负责人签字确认后，作为订单执行的依据。4.对于评审未通过的订单，跟单员应及时与市场部门沟通，协调客户调整订单要求或采取其他解决方案。如无法解决，应将情况上报公司管理层，由管理层做出决策。三、生产计划安排（一）制定生产计划1.跟单员根据订单评审结果，结合公司生产能力和库存情况，制定详细的生产计划。生产计划应明确产品型号、规格、数量、生产批次、生产时间节点等信息。2.生产计划应提前下达给生产部门，确保生产部门有足够的时间进行生产准备工作。生产部门应根据生产计划合理安排人员、设备和原材料，确保生产任务按时完成。（二）生产准备1.生产部门接到生产计划后，应组织相关人员进行生产准备工作。包括设备调试、模具准备、原材料检验、人员培训等。2.采购部门根据生产计划，及时采购所需原材料和零部件。原材料和零部件应符合订单质量要求，并确保按时到货。3.质量检验部门在生产准备阶段，应对原材料和零部件进行检验，确保投入生产的物料质量合格。如发现质量问题，应及时通知采购部门处理。四、生产进度跟踪（一）建立进度跟踪机制1.跟单员负责建立生产进度跟踪台账，详细记录订单生产进度。跟踪台账应包括订单号、产品型号、生产批次、计划生产时间、实际生产时间、完成数量、未完成数量、存在问题等信息。2.跟单员应定期（至少每周一次）到生产现场检查生产进度，了解生产过程中的实际情况。如发现生产进度滞后或存在问题，应及时与生产部门沟通协调解决。（二）生产进度汇报1.生产部门应每日向跟单员汇报生产进度，包括当日完成数量、未完成数量、存在问题等。如遇重大问题或突发事件，应及时向跟单员报告。2.跟单员根据生产部门的汇报情况，及时更新生产进度跟踪台账，并向相关部门反馈生产进度信息。对于生产进度滞后的订单，应组织相关部门进行分析，查找原因，制定解决方案，确保生产进度能够按时赶上。五、质量控制与检验（一）质量标准制定1.质量检验部门根据订单要求和行业标准，制定产品质量检验标准和检验流程。质量检验标准应明确产品的各项质量指标、检验方法和判定规则。2.质量检验标准应在生产前向生产部门和相关人员进行交底，确保员工了解产品质量要求，按照标准进行生产操作。（二）过程质量控制1.生产部门在生产过程中，应严格按照质量检验标准和生产工艺要求进行操作，确保产品质量。质量检验部门应加强对生产过程的巡检，及时发现质量问题并督促整改。2.对于关键工序和特殊过程，质量检验部门应进行重点监控，增加检验频次，确保产品质量稳定可靠。3.生产部门应建立质量记录制度，对生产过程中的各项质量数据进行记录，如原材料检验记录、工序检验记录、成品检验记录等。质量记录应真实、准确、完整，保存期限应符合相关法律法规要求。（三）成品质量检验1.产品生产完成后，生产部门应进行自检，确保产品符合质量要求。自检合格后，填写产品检验申请单，提交给质量检验部门进行成品检验。2.质量检验部门按照质量检验标准对成品进行全面检验，检验合格后方可放行。如发现产品存在质量问题，应开具不合格品通知单，通知生产部门进行返工或返修。3.生产部门对不合格品进行返工或返修后，应重新提交质量检验部门进行检验，直至产品质量合格为止。六、原材料与零部件管理（一）采购管理1.供应商选择采购部门应建立合格供应商名录，对供应商进行评估和选择。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格等方面。定期对供应商进行考核，对于不符合要求的供应商，应及时进行调整或淘汰。2.采购合同签订采购部门与供应商签订采购合同，明确采购产品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购合同应符合相关法律法规要求，确保双方权益得到保障。3.采购进度跟踪采购部门应跟踪采购进度，及时掌握原材料和零部件的到货情况。如发现交货延迟，应及时与供应商沟通协调，采取措施确保按时到货。（二）库存管理1.入库管理原材料和零部件到货后，仓库管理人员应按照采购合同和送货单进行验收。验收内容包括产品规格、数量、质量等方面。验收合格后，办理入库手续，填写入库单，将原材料和零部件存入仓库指定区域。2.库存盘点仓库管理人员应定期（至少每月一次）对库存进行盘点，确保账实相符。如发现库存差异，应及时查找原因并进行处理。3.库存控制根据生产计划和订单需求，合理控制原材料和零部件的库存水平。避免库存积压或缺货现象的发生。对于长期积压的库存，应及时与相关部门沟通，采取措施进行处理，如降价销售、报废等。七、物流与交付管理（一）包装管理1.根据产品特点和客户要求，制定合理的包装方案。包装应确保产品在运输过程中的安全，防止产品受损。2.包装材料应符合环保要求和质量标准，避免使用对环境有害的材料。3.在产品包装过程中，应严格按照包装规范进行操作，确保包装质量。（二）运输管理1.物流部门根据订单交货期和客户要求，选择合适的运输方式和物流公司。运输方式应确保产品能够按时、安全送达客户手中。2.在产品运输前，请物流公司对产品进行妥善包装和固定，防止在运输过程中发生碰撞、损坏等情况。3.物流部门应跟踪产品运输进度，及时掌握产品的运输状态。如发现运输异常情况，应及时与物流公司沟通协调，采取措施解决问题。（三）交付管理1.产品运输到达客户指定地点后，物流部门应及时通知客户办理收货手续。客户收货时，应按照合同要求对产品进行验收。2.如客户在验收过程中发现产品存在质量问题或其他异常情况，物流部门应及时通知跟单员和生产部门，共同协商解决问题。3.产品交付后，物流部门应及时将交付情况反馈给跟单员，跟单员应将交付信息记录在订单跟踪台账中。八、沟通与协调（一）内部沟通1.建立定期的生产协调会议制度，由跟单员组织，生产、采购、质量检验、物流等部门参加。会议主要内容包括汇报订单执行情况、解决生产过程中存在的问题、协调各部门工作等。2.在日常工作中，各部门之间应保持密切沟通，及时传递信息。如遇问题需要协调解决，应通过内部沟通渠道进行沟通，避免出现信息不畅或误解的情况。3.跟单员应作为内部沟通的桥梁，及时收集各部门的信息，协调各部门之间的工作，确保订单执行过程的顺畅。（二）外部沟通1.跟单员负责与客户保持密切沟通，及时了解客户需求和意见。定期向客户反馈订单执行情况，处理客户的疑问和投诉。2.与供应商保持良好的沟通关系，及时协调解决采购过程中的问题。如交货延迟、质量问题等，确保原材料和零部件的及时供应和质量稳定。3.与物流公司保持沟通，跟踪产品运输进度，及时处理运输过程中的异常情况。确保产品能够按时、安全送达客户手中。九、文件与记录管理（一）文件管理1.建立家具生产跟单相关文件管理制度，明确文件的分类、编号、审批、发放、归档等流程。2.跟单过程中涉及的文件包括订单合同、生产计划、质量检验标准、采购合同、送货单、入库单、检验报告等。应确保文件的完整性、准确性和规范性。3.文件应妥善保管，便于查阅和使用。对于重要文件，应进行备份，防止文件丢失或损坏。（二）记录管理1.各部门应按照本制度要求，建立相应的记录台账，如实记录跟单过程中的各项信息。记录应及时、准确、完整，