食品生产档案管理制度

PAGE食品生产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司食品生产档案管理，确保食品生产过程的可追溯性，保障食品安全，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有食品生产环节涉及的档案管理工作，包括但不限于原材料采购、生产加工、质量检验、包装储存等环节所产生的各类文件、记录和资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映食品生产过程中的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖食品生产全过程的各类档案资料，不得遗漏重要信息，保证档案的完整性。3.规范性原则：档案的格式、填写、存储等应符合相关法律法规和公司内部规定的要求，做到规范统一。4.可追溯性原则：通过档案能够清晰追溯食品生产过程中的各个环节，包括原材料来源、生产操作、质量控制等信息。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善食品生产档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.组织档案管理人员的培训，提高其业务水平和责任意识。3.定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。4.负责档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、存储、查阅和销毁等工作。（二）各部门职责1.采购部门：负责收集、整理和归档原材料采购相关的档案资料，包括供应商资质证明、采购合同、进货发票、检验报告等，确保原材料采购信息的完整和可追溯。2.生产部门：负责记录食品生产过程中的各项操作信息，如生产计划、工艺流程、设备运行记录、人员操作记录等，按照规定及时将档案资料移交档案管理部门。3.质量检验部门：负责整理和保存食品质量检验相关的档案，包括检验计划、检验报告、不合格品处理记录等，为产品质量追溯提供依据。4.包装储存部门：负责档案资料的收集和整理，涉及包装材料采购、产品储存条件记录、出入库记录等，保证档案信息与实际情况相符。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责，确保档案的安全和完整。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作，保证档案资料的规范性和系统性。3.按照规定的存储方式和期限妥善保管档案，定期对档案进行清查和盘点，防止档案丢失、损坏或泄密。4.为档案查阅人员提供必要的服务，做好查阅登记和手续办理工作，确保档案查阅的合规性。5.根据档案管理制度的要求，及时对到期档案进行鉴定和销毁处理，并做好相关记录。三、档案分类与编号（一）档案分类1.原材料档案：包括原材料供应商档案、采购合同、进货检验报告、原材料出入库记录等。2.生产过程档案：涵盖生产计划、工艺流程文件、生产设备运行记录、人员操作记录、生产环境监测记录等。3.质量控制档案：主要有质量检验计划、检验报告、不合格品处理记录、产品质量追溯记录等。4.包装与储存档案：涉及包装材料采购记录、包装过程记录、产品储存条件记录、出入库记录等。5.人员档案：包含员工健康证明、培训记录、考核记录等与食品生产人员相关的档案。6.文件与记录档案：公司内部制定的与食品生产相关的文件、通知、记录表格等。（二）编号规则档案编号采用统一的编码体系，以便于识别和管理。编号格式为：[年份][部门代码][档案类别代码][流水号]。1.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。2.部门代码：根据公司内部部门设置，用两位字母表示相关部门，如“CG”表示采购部门，“SC”表示生产部门等。3.档案类别代码：按照档案分类，用两位字母表示不同的档案类别，如“YL”表示原材料档案，“SCGC”表示生产过程档案等。4.流水号：为每一份档案赋予唯一的顺序号，用四位数字表示，从“0001”开始依次递增。例如，采购部门2024年的第一份原材料供应商档案编号为：2024CGYL0001。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照规定的时间和要求及时收集本部门产生的档案资料。2.档案资料应真实、完整、清晰，不得随意涂改、伪造或缺失重要信息。3.对于电子档案，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）整理方法1.档案管理人员收到各部门移交的档案资料后，按照档案分类进行初步筛选和整理。2.对每份档案资料进行核对，检查其内容是否完整、准确，编号是否规范。3.去除重复、无效或不符合要求的档案资料，对缺失的部分及时与相关部门沟通补充。4.将整理好的档案资料按照编号顺序进行排列，确保档案的系统性和连贯性。五、档案归档与存储（一）归档流程1.档案管理人员在完成档案整理后，按照档案类别和编号顺序进行归档。2.将归档的档案资料装入档案盒或文件夹，并在盒面或文件夹上标明档案类别、编号范围、年度等信息。3.建立档案目录清单，详细记录每份档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查询和管理。（二）存储方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案架应按照档案类别和编号顺序进行排列，便于查找和取用。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，设置不同的文件夹分别存放各类档案，并建立相应的索引目录。对电子档案应进行加密处理，防止数据泄露。同时，定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。（三）保管期限1.原材料档案：自产品保质期结束后保存[X]年。2.生产过程档案：保存[X]年。3.质量控制档案：长期保存。4.包装与储存档案：自产品出库后保存[X]年。5.人员档案：员工离职后保存[X]年。6.文件与记录档案：根据文件性质和重要程度确定保管期限，一般为[X]年至长期保存不等。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应根据申请表提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守查阅规定，不得擅自涂改、复印或带出档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅申请表上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，必须经档案管理部门负责人批准，并填写《档案借阅申请表》。申请表应详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等内容。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换页张。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应的责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如无问题，在借阅申请表上注明归还情况并签字。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司商业秘密、产品配方、生产工艺等重要档案信息予以保密。2.未经公司授权，任何人不得擅自对外披露档案内容。查阅和借阅档案的人员应严格遵守保密规定，不得将档案信息泄露给无关人员。3.对档案库房应设置门禁系统，并安装监控设备，确保档案存储环境的安全。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和防盗设备，定期进行检查和维护，确保其正常运行。2.对电子档案的存储设备应进行定期维护和检查，防止因设备故障导致数据丢失。同时，制定数据恢复计划，以应对可能出现的数据丢失情况。3.档案管理人员应定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并采取相应的措施进行处理。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对到期档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表和专业人员组成。2.根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行逐一审查，确定哪些档案已失去保存价值，可以进行销毁。3.档案鉴定小组应形成鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》，注明档案名称、编号、鉴定日期、鉴定意见等内容，并由鉴定小组成员签字确认。（二）销毁程序1.经鉴定可以销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出档案的名称、编号、数量等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核后，报公司主管领导批准。3.档案销毁应采用适当的方式