非生产性采购管理制度

PAGE非生产性采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司非生产性采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资符合公司需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有非生产性物资的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、礼品、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购信息真实可靠。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购管理委员会，作为非生产性采购的决策机构。采购管理委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人组成，负责审议和决策重大采购事项，包括采购政策、采购预算、采购合同等。（二）采购执行部门公司指定[采购部门名称]为非生产性采购的执行部门，负责具体采购业务的操作和实施。采购部门应配备专业的采购人员，明确其职责和权限，确保采购工作的顺利进行。采购人员的主要职责包括：1.需求收集与分析：与各部门沟通，了解非生产性物资的需求情况，进行需求分析和预测，制定采购计划。2.供应商开发与管理：寻找、筛选、评估和管理供应商，建立供应商档案，维护良好的供应商关系。3.采购谈判与合同签订：与供应商进行采购谈判，确定采购价格、交货期、质量标准等条款，签订采购合同。4.采购订单下达与跟踪：根据采购合同下达采购订单，跟踪订单执行情况，确保物资按时、按质、按量供应。5.采购验收与付款：参与采购物资的验收工作，审核验收报告，办理采购付款手续。6.采购数据分析与报告：定期对采购数据进行分析，总结采购工作中的经验教训，向上级领导汇报采购工作情况。（三）需求部门职责各需求部门负责提出非生产性物资的需求申请，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等信息，并对需求的合理性和必要性负责。需求部门应配合采购部门进行供应商选择、采购谈判、验收等工作，及时反馈物资使用过程中的问题。三、采购流程（一）需求申请1.各需求部门根据工作需要，填写《非生产性物资需求申请表》，详细说明物资名称、规格型号、数量、需求日期、用途等信息，并经部门负责人审核签字后提交给采购部门。2.对于紧急采购需求，需求部门应提前与采购部门沟通，说明紧急情况及预计到货时间，采购部门应优先处理。（二）采购计划制定采购部门收到需求申请表后，对需求进行汇总和分析，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、预计到货时间等信息，并报采购管理委员会审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、产品质量认证、业绩情况等资料，建立供应商候选名单。3.采购部门组织相关人员对候选供应商进行实地考察或评估，了解其生产能力、质量管理、售后服务等情况。评估内容可包括生产设备、工艺流程、人员素质、质量控制体系、环保措施、价格水平、交货期、售后服务承诺等方面。4.根据考察和评估结果，对供应商进行综合评分，选择得分较高的供应商作为中标候选人。采购部门应将供应商选择过程及结果记录在案，并存档备查。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与中标候选人进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购协议。2.谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，掌握供应商的成本结构和利润空间，运用谈判技巧，为公司争取有利的采购条件。3.谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规要求，条款清晰、准确、完整，避免出现模糊或歧义性表述。4.采购合同经采购部门负责人审核后，提交公司法律顾问进行合法性审查。法律顾问应重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险，并提出修改意见。5.根据法律顾问的审查意见，对采购合同进行修改完善，确保合同合法有效。采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门应将合同副本分发给相关部门，作为执行和监督的依据。（五）采购订单下达采购部门根据采购合同，及时下达采购订单给供应商。采购订单应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点、运输方式等要求，并要求供应商签字确认。采购订单下达后，采购人员应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保订单按时、按质、按量执行。（六）采购验收1.物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。2.物资到货后，由质量检验部门按照合同约定的质量标准进行验收，并出具验收报告。验收内容包括物资的规格型号、数量、外观质量、性能指标等方面。3.对于验收合格的物资，需求部门应及时办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《采购付款申请表》，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、采购金额、付款方式、付款期限等信息，并附上采购合同、验收报告等相关凭证。2.《采购付款申请表》经采购部门负责人审核后，提交财务部门进行审核。财务部门应重点审核采购业务的真实性、合法性、合规性，以及付款金额是否与合同约定一致。3.财务部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据公司资金状况和审批权限进行审批，审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度工作计划和业务需求，结合历史采购数据，编制非生产性采购预算。采购预算应明确各项采购物资的名称、规格型号、数量、采购金额等信息，并按照采购项目进行分类汇总。2.采购预算编制过程中，采购部门应与各需求部门充分沟通，了解其下一年度的物资需求情况，确保预算的准确性和合理性。同时，采购部门还应考虑市场价格波动因素，对预算进行适当调整。3.采购预算经采购管理委员会审议通过后，报公司董事会审批。公司董事会应根据公司战略规划和财务状况，对采购预算进行综合评估，确保预算符合公司整体利益。（二）预算执行与控制1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购业务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应建立采购预算执行监控机制，定期对采购预算执行情况进行分析和通报。对于超预算采购的项目，财务部门有权拒绝付款，并要求采购部门说明原因。3.采购部门应加强对采购预算执行情况的跟踪和管理，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。如发现预算执行偏差较大，应及时调整采购计划和策略，确保采购预算的顺利执行。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应根据公司业务发展需要，制定供应商开发计划，积极寻找潜在供应商。供应商开发渠道包括网络搜索、行业展会、供应商推荐、客户推荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选时，采购部门应收集其基本信息，包括公司名称、地址、联系方式、经营范围、营业执照、资质证书等，并对其进行初步评估。评估内容可包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。3.对于初步筛选合格的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产车间、仓库、质量管理体系、环保措施等方面。通过实地考察，了解供应商的实际情况，评估其是否具备与公司合作的条件。4.根据实地考察结果，对供应商进行综合评分，选择得分较高的供应商作为合作对象。采购部门应与新开发的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，建立长期稳定的合作关系。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。2.采购部门应建立供应商评估指标体系，明确各项评估指标的权重和评分标准。评估指标体系应具有科学性、合理性和可操作性，能够客观反映供应商的综合表现。3.采购部门通过收集供应商的相关数据，如交货记录、质量检验报告、客户反馈等，对供应商进行量化评估。同时，采购部门还应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其实际情况，对供应商进行定性评估。4.根据评估结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，采购部门应给予奖励和更多的合作机会；对于表现较差的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，采购部门应考虑终止合作关系。（三）供应商激励与约束1.采购部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的奖励，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。通过激励机制，提高供应商的积极性和主动性，促进其不断提高产品质量和服务水平。2.采购部门应建立供应商约束机制，对违反合同约定或合作协议的供应商进行处罚。处罚措施包括扣除货款、暂停合作、终止合作关系等。通过约束机制，规范供应商的行为，确保其严格履行合同义务。3.采购部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期召开供应商会议，及时了解供应商的需求和意见，共同解决合作过程中存在的问题。同时，采购部门还应向供应商传达公司的采购政策和要求，确保供应商能够按照公司的标准提供产品和服务。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购业务进行风险识别和评估。风险识别内容包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等方面。2.采购部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，确定风险等级。风险评估方法可采用定性评估和定量评估相结合的方式，如风险矩阵法、层次分析法等。3.采购部门应针对不同等级的采购风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险采购项目，应采取重点监控和严格控制的措施；对于低风险采购项目，可适当简化管理流程，降低管理成本。（二）风险应对措施1.市场风险应对：采购部门应密切关注市场动态，及时了解市场价格波动情况，通过与多家供应商谈判、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格风险。2.质量风险应对：采购部门应加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，定期对采购物资进行质量检验。同时，采购部门还应建立质量投诉处理机制，及时处理质量问题，确保采购物资符合质量要求。3.供应商风险应对：采购部门应加强对供应商的管理和评估，建立供应商档案，定期对供应商进行考核。同时，采购部门还应与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。4.合同风险应对：采购部门应加强对采购合同的管理，严格审核合同条款，确保合同合法有效。同时，采购部门还应建立合同执行跟踪机制，及时了解合同执行情况，发现问题及时解决，降低合同风险。5.付款风险应对：采购部门应加强对采购付款的管理，严格按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。同时，采购部门还应建立付款审批制度，确保付款金额准确无误。对于存在付款风险的供应商，采购部门应采取相应的防范措施，如要求供应商提供担保、增加预付款比例等。七、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对非生产性采购业务进行审计监督，检查采购活动是否符合本制度规定，采购流程是否规范，采购合同是否合法有效，采购资金使用是否合理等。2.内部审计部门在审计过程中，可通过查阅采购文件、合同、发票、验收报告等资料，实地考察供应商和采购物资，与采购人员、需求部门人员、财务人员等进行沟通交流等方式，获取审计证据。3.内部审计部门根据审计结果，出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。采购部门应根据审计报告的要求，及时进行整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。（二）外部审计1.公司应定期聘请外部审计机构对非生产性采购业务进行审计，接受政府有关部门的监督检查。外部审计机构应具备相应的资质和专业能力，能够独立、客观、公正地开展审计工作。2.外部审计机构在审计过程中，应按照国家法律法规和审计准则的要求，对采购活动的真实性、合法性、合规性进行全面审计。审计内容包括采购政策执行情况、采购流程合规性、采购合同管理、