公章使用保密协议(公司员工保密管理制度)

公章使用保密协议(公司员工保密管理制度)一、总则为了加强公司公章使用过程中的保密管理，防止因公章使用不当导致公司机密信息泄露、造成公司利益受损，根据国家相关法律法规以及公司实际情况，特制定本保密管理制度。本制度适用于公司全体员工，在公章使用过程中涉及的各个环节和相关操作，均需严格遵守本制度的规定。二、公章管理部门及职责（一）管理部门公司公章由行政部门统一管理。行政部门应设立专门的公章保管岗位，明确保管人员的职责和权限，确保公章的安全存放和规范使用。（二）主要职责1.保管公章保管人员需将公章存放在专门的保险柜中，保险柜钥匙和密码由保管人员分别掌握，确保公章的物理安全。定期检查保险柜的运行状况和公章的存放情况，如发现异常应及时报告并采取相应措施。2.审核用章申请对公司各部门提交的用章申请进行严格审核，检查申请内容是否完整、合理，是否符合公司的相关规定和业务需求。对于不符合要求的申请，应及时与申请部门沟通，要求其补充或修改相关材料。3.登记用章记录建立详细的公章使用登记台账，对每一次用章情况进行记录，包括用章日期、用章部门、用章事由、文件名称、文件份数、批准人等信息。登记记录应准确、清晰，便于日后查询和追溯。4.监督用章过程在公章使用过程中，保管人员应全程监督，确保公章使用符合规定的程序和要求。严禁在空白文件或未经审核的文件上加盖公章，防止公章被滥用。5.定期盘点和报告定期对公章的使用情况进行盘点，检查登记记录与实际用章情况是否一致。每月向公司管理层提交公章使用情况报告，包括用章数量、用章事由分类、存在的问题及改进建议等内容。三、公章使用范围及审批流程（一）使用范围1.公司对外文件包括但不限于合同、协议、公函、介绍信、证明文件、财务报表等，这些文件代表公司的正式意见和承诺，需要加盖公章以确认其法律效力。2.公司内部文件如内部管理制度、通知、通报等，加盖公章可以增强文件的权威性和严肃性。3.其他需要加盖公章的情况根据公司实际业务需要，经公司管理层批准的其他文件或事项。（二）审批流程1.申请公司各部门需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、文件名称、文件份数、用章范围等信息，并经部门负责人签字确认。对于重要文件或涉及重大事项的用章申请，还需提供相关的审批文件或决策依据。2.审核《公章使用申请表》提交至行政部门后，保管人员应在[规定时间]内对申请内容进行审核。审核内容包括申请是否符合公司规定、文件内容是否完整准确、签字审批是否齐全等。如审核发现问题，应及时与申请部门沟通，要求其进行修改或补充。3.批准对于一般用章申请，由行政部门负责人批准；对于重要文件或涉及重大事项的用章申请，需报公司总经理批准。批准人应根据公司的利益和规定，对用章申请进行审慎决策。4.用章经批准后，申请部门持《公章使用申请表》到行政部门办理用章手续。保管人员在核对申请表与实际用章文件一致后，在规定的位置加盖公章，并在登记台账上进行记录。用章过程中，保管人员应确保公章清晰、完整，避免出现模糊或重叠的情况。四、公章使用过程中的保密要求（一）信息保密1.知悉范围控制在公章使用过程中，涉及的文件内容和相关信息属于公司机密信息，只有参与用章流程的人员在必要范围内知悉。严禁将文件内容泄露给无关人员，防止公司机密信息外泄。2.文件保管申请部门在取得加盖公章的文件后，应妥善保管，按照公司的文件管理规定进行存档和使用。对于涉及敏感信息的文件，应采取加密存储、限制访问等措施，确保信息安全。3.电子文件保密如果用章文件为电子文件，在传输和存储过程中应采用加密技术，防止文件被窃取或篡改。严禁在未加密的公共网络上传输涉及公司机密的电子文件。（二）用章过程保密1.现场监督公章保管人员在用章过程中应始终在场，确保用章过程的安全性和规范性。严禁将公章交给申请部门自行使用，防止公章被盗用或滥用。2.用章环境用章应在相对独立、安全的场所进行，避免无关人员进入。在用章过程中，应注意遮挡文件内容，防止他人窥视文件信息。3.废弃文件处理对于用章过程中产生的废弃文件、草稿等，应及时进行销毁处理。销毁方式应采用粉碎、焚烧等不可恢复的方式，确保文件内容不会泄露。五、特殊情况处理（一）紧急用章1.适用情况当公司发生紧急情况，如突发事件处理、重要业务洽谈需要立即用章等，且无法按照正常审批流程办理时，可以申请紧急用章。2.处理流程申请部门应先向公司总经理或行政部门负责人电话或口头请示，说明紧急情况和用章需求。经同意后，可先使用公章，但事后应在[规定时间]内补齐《公章使用申请表》和相关审批手续。3.监督和记录在紧急用章过程中，行政部门应尽量安排人员进行监督，并在事后对用章情况进行详细核实和记录，确保用章的合规性和必要性。（二）外出用章1.适用情况因业务需要，公章需带出公司使用时，如参加重要会议、签订合同等，可以申请外出用章。2.审批流程申请部门应填写《公章外出使用申请表》，详细说明外出用章的事由、时间、地点、预计用章次数等信息，并经部门负责人、行政部门负责人和公司总经理批准。3.保管和使用要求外出用章时，应由行政部门指定专人负责携带和保管公章。携带人员应确保公章的安全，不得将公章随意放置或交给他人保管。在外出用章过程中，应严格按照审批的内容和范围使用公章，并及时向行政部门报告用章情况。使用完毕后，应立即将公章带回公司，并办理归还手续。六、员工的保密责任和义务（一）遵守制度规定公司全体员工应认真学习和遵守本保密管理制度的各项规定，严格按照制度要求使用公章和处理相关文件信息。如有违反制度的行为，将按照公司的相关规定进行处理。（二）保守机密信息员工在接触和使用公司公章及相关文件信息过程中，应严格保守机密信息，不得向任何外部人员或无关内部人员泄露。如因工作需要与外部单位或个人沟通相关信息，应事先获得公司的批准，并采取必要的保密措施。（三）及时报告异常情况员工如发现公章使用过程中存在异常情况，如公章丢失、被盗用、文件信息泄露等，应立即向行政部门报告。行政部门在接到报告后，应及时采取相应措施进行处理，并向上级领导汇报情况。（四）配合保密检查员工应积极配合公司组织的保密检查工作，提供必要的信息和资料。对于检查中发现的问题，应及时进行整改，确保公司公章使用的安全性和保密性。七、监督与检查（一）定期检查行政部门应定期对公章的使用情况进行检查，检查内容包括公章的保管情况、用章审批流程的执行情况、登记记录的完整性和准确性等。检查周期为每季度一次，检查结果应形成书面报告，报公司管理层。（二）不定期抽查公司管理层可以不定期对公章使用情况进行抽查，以确保制度的有效执行。抽查可以采取现场检查、查阅记录、询问相关人员等方式进行。（三）问题整改对于检查和抽查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知，要求相关部门和人员限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。八、违规处理（一）轻微违规对于违反本制度规定，但情节较轻，未造成公司实际损失的行为，如未按规定填写用章申请表、用章记录不完整等，给予当事人警告处分，并责令其立即改正。（二）一般违规对于违反本制度规定，给公司造成一定损失或不良影响的行为，如擅自扩大用章范围、在空白文件上加盖公章等，给予当事人记过处分，并扣除一定的绩效奖金。同时，要求当事人承担相